Het bijhouden van een schema is een onfeilbare manier om ervoor te zorgen dat u nooit te laat bent voor een vergadering. Met Zoom kun je een eenmalig of terugkerend videogesprek plannen en naar ieders agenda laten sturen. Hier leest u hoe u een Zoom-vergadering plant.
Allereerst, ga je gang en download de Zoom-applicatie op je Windows 10-pc, Mac, iPhone, iPad of Android-smartphone. Eenmaal geïnstalleerd, open je de Zoom-app en log je in op je account.
Selecteer vervolgens op de startpagina de knop “Planning”.
Het venster Vergadering plannen verschijnt. Je hebt hier veel vergaderopties om door te nemen. Hier is wat u moet doen.
Begin met het instellen van de tijd, datum, duur en naam van de vergadering. Als dit een terugkerende vergadering is, vinkt u het vakje naast de lijst “Terugkerende vergadering” aan. Let ook op de tijdzone in de rechterbenedenhoek van dit gedeelte.
Stel vervolgens de ‘Meeting ID’ in. Vanwege beveiligingsproblemen raden we u aan uw persoonlijke vergaderings-ID alleen te gebruiken voor persoonlijke vergaderingen. Als dit een zakelijke bijeenkomst is, laat u “Automatisch genereren” geselecteerd. Zorg ervoor dat u een vergaderwachtwoord nodig heeft voor een extra beschermingslaag.
Nu voor de video- en audio-instellingen. Met deze opties kunt u de video van de host en de deelnemer in- of uitschakelen wanneer ze deelnemen aan de vergadering en de communicatiemethode (telefoon, computeraudio of beide) instellen.
Selecteer of u de uitnodiging en herinnering voor de vergadering wilt verzenden naar Outlook, Google Agenda of een ander agendaplatform.
Ten slotte zijn er een paar geavanceerde opties waaruit u kunt kiezen om uw videoconferentie veiliger te maken. Om het menu Geavanceerde opties te openen, klikt u op de pijl naast ‘Geavanceerde opties’.
Om Zoom veiliger te maken, raden we aan deze instellingen te controleren:
- Wachtkamer inschakelen
- Deelnemers dempen bij binnenkomst
- Alleen geauthenticeerde gebruikers kunnen deelnemen: Log in op Zoom
En deze instelling uitschakelen:
- Schakel deelname in voor host
VERWANT: Wat is zoombommen en hoe kunt u het stoppen?
U kunt ook beslissen of u de vergadering automatisch wilt opnemen en zelfs een alternatieve host wilt toevoegen. Een alternatieve host heeft dezelfde machtigingen voor vergaderingen als de host. Het significante verschil tussen een alternatieve host en een co-host is dat een alternatieve host een geplande vergadering kan starten waar een co-host dat niet kan.
Als u klaar bent met het aanpassen van de instellingen naar wens, selecteert u de knop “Planning” in de rechterbenedenhoek van het venster.
Uw Zoom-vergadering is nu gepland en de informatie wordt naar de door u geselecteerde agenda verzonden.
VERWANT: 8 manieren om uw volgende zoomvideogesprek te beveiligen
