Wanneer u kanaal- en berichtmeldingen laat knipperen in Microsoft Teams, is het moeilijk om te weten welke prioriteit hebben. Markeer je bericht als belangrijk of urgent, zodat je teamgenoten weten dat ze er aandacht aan moeten besteden.
Directe berichten naar mensen kunnen sturen en met hen kunnen chatten in kanalen binnen Microsoft Teams is een tweesnijdend zwaard. Het is natuurlijk geweldig om contact met een persoon of een groep te kunnen opnemen wanneer dat nodig is, maar het nadeel is dat alle anderen ook contact met jou kunnen opnemen.
Dit leidt tot een veelvoorkomend probleem: bloat van meldingen. Als u meerdere chat- en kanaalmeldingen heeft, hoe weet u dan in één oogopslag welke prioriteit heeft? En hoe weten je teamgenoten wanneer een bericht van jou echt belangrijk is, of gewoon een update over je fantasy-voetbalteam?
Het antwoord op deze vragen is dat u dat niet doet. Maar Teams maakt het gemakkelijk om een bericht als Belangrijk of Urgent te markeren met een bijbehorend pictogram, zodat u de prioriteit van het bericht kunt communiceren.
Belangrijke berichten hebben een rood uitroepteken.
Dringende berichten krijgen een rode bel.
Gebruik deze opties niet te vaak, anders zullen mensen ze negeren. Immers, als alles wat u verzendt is gemarkeerd als Belangrijk of Urgent, zullen ze slechts een nieuw bericht worden. Maar als ze spaarzaam worden gebruikt, kunnen deze teamleden echt helpen bij het prioriteren van berichten.
Ter herinnering: berichten aan een kanaal kunnen worden gemarkeerd als Belangrijk, berichten in chat (directe berichten of DM’s) kunnen worden gemarkeerd als Belangrijk of Urgent.
Kanaalberichten markeren als belangrijk
Een kanaalbericht markeren als belangrijk is vrij eenvoudig. Na het openen van de Microsoft Teams-applicatie, klikt u op de optie “Formaat” onder een nieuw bericht, selecteert u het menupictogram met drie stippen aan de rechterkant en kiest u “Markeren als belangrijk” in het menu.
Als u een breedbeeldmonitor heeft, wordt de optie niet verborgen onder het pictogram met drie stippen en is deze zichtbaar op de werkbalk als een uitroepteken.
Een belangrijke!” koptekst wordt aan het bericht toegevoegd en de linkerrand wordt rood.
Typ uw bericht zoals normaal en plaats het. Het verschijnt in het kanaal met een uitroepteken aan de rechterkant.
Je teamgenoten zien een rood uitroepteken naast het kanaal, wat aangeeft dat iemand een belangrijk bericht heeft gepost.
Chatberichten markeren als belangrijk of urgent
Het markeren van een bericht als belangrijk of urgent in een chat is zelfs eenvoudiger dan in een kanaal. Klik op de optie ‘Afleveringsopties instellen’ onder een nieuw bericht en kies vervolgens ‘Standaard’, ‘Belangrijk’ of ‘Urgent’.
Een dringende!” koptekst wordt aan het bericht toegevoegd en er verschijnt een rode banner bovenaan het venster.
Typ uw bericht en verstuur het zoals gewoonlijk. Het verschijnt in de chat met een bel aan de rechterkant.
De persoon naar wie je het bericht hebt gestuurd, ziet een rode bel naast de chat om aan te geven dat je hem een dringend bericht hebt gestuurd.
Een belangrijk bericht werkt op dezelfde manier als voor een kanaalbericht dat is gemarkeerd als ‘Belangrijk’. Een urgent bericht is vergelijkbaar, maar met één belangrijk verschil: de ontvanger krijgt gedurende 20 minuten elke 2 minuten een waarschuwingsbericht totdat hij het bericht heeft gelezen.
Gebruik daarom “Urgent” met de nodige voorzichtigheid, aangezien mensen het over het algemeen niet op prijs stellen om een ”Urgent” -melding te krijgen voor iets dat niet echt tijdgevoelig is.
Als u Microsoft Teams als gast gebruikt, kunt u een bericht niet markeren als Urgent. Deze optie is alleen beschikbaar voor eigenaren en leden van een team.
