Wanneer u een Microsoft Word-document maakt, moet u toegankelijkheid en inclusiviteit altijd een topprioriteit maken. Hier zijn enkele algemene regels en best practices die u moet volgen om uw document voor iedereen toegankelijker te maken, ook voor mensen met een handicap.
Inhoudsopgave
- Voeg alternatieve (alt) tekst toe aan afbeeldingen
- Voeg ondertiteling toe aan video’s
- Gebruik zinvolle hyperlinktekst
- Gebruik toegankelijke tekstformaten en kleuren
- Bouw een logische documentstructuur
- Gebruik tabelkoppen en eenvoudige structuren
- Bekijk uw document met de toegankelijkheidscontrole
Voeg alternatieve (alt) tekst toe aan afbeeldingen
Een schermlezer leest, zoals de naam al aangeeft, de tekst op een scherm hardop voor. Hoe geavanceerd schermlezers ook zijn, ze kunnen de context van een afbeelding niet begrijpen zonder de hulp van alternatieve tekst. Wanneer u alt-tekst aan een object in Word toevoegt, stelt u schermlezers in staat de beschrijving te verzamelen en voor te lezen, wat hulp biedt aan mensen met een visuele handicap.
VERWANT: Alternatieve tekst toevoegen aan een object in Microsoft Word
Weten welke objecten alt-tekst moeten bevatten, is belangrijk. Als een afbeelding strikt decoratief is (zoals paginaranden), is het veilig om alt-tekst uit te sluiten en kunt u de afbeelding als decoratief markeren in Word. Wanneer u dat doet, laten schermlezers de gebruiker weten dat het object in kwestie alleen voor esthetische doeleinden is. U kunt ook het toevoegen van alt-tekst aan tabellen overslaan, omdat schermlezers de inhoud binnen die tabellen kunnen vastleggen zonder enige extra hulp.
U zou moeten voeg alt-tekst toe aan elke visual die extra context aan uw document toevoegt. Dit omvat bijna altijd alle:
- afbeeldingen
- foto’s
- afbeeldingen
- diagrammen
- grafieken
- pictogrammen
- vormen
Het schrijven van effectieve alt-tekst kan ook wat oefening vergen. U wilt er zeker van zijn dat u de afbeelding nauwkeurig in een of twee zinnen beschrijft (hoewel een paar zorgvuldig geselecteerde woorden ook de slag kunnen slaan).
Hier zijn enkele algemene tips voor het schrijven van goede alt-tekst:
- Gebruik geen woordgroepen als ‘een afbeelding van’ of ‘een grafische weergave’.
- Voeg geen tekstuele inhoud toe die als alt-tekst rond de afbeelding wordt weergegeven.
- Schrijf de alt-tekst op dezelfde manier als elke andere beschrijvende zin.
- Als u alt-tekst voor stroomdiagrammen opneemt, betrek dan het hele proces van begin tot eind. Dit kan langer zijn dan alt-tekst voor andere afbeeldingen, maar het is noodzakelijk.
Microsoft probeert het u gemakkelijker te maken door u de mogelijkheid te geven om automatisch alt-tekst aan afbeeldingen toe te voegen, maar u moet niet op deze functie vertrouwen. Dat is hetzelfde als iemand anders vragen om uw inhoud voor u te schrijven, en u kunt niet garanderen dat de beschrijving correct is. Bezit uw inhoud.
Om alt-tekst aan objecten in Word toe te voegen, klikt u op de afbeelding om deze te selecteren en klikt u vervolgens op de optie “Alternatieve tekst” in de groep “Toegankelijkheid” van het tabblad “Afbeeldingsindeling”.
Het deelvenster “Alternatieve tekst” wordt rechts van het Word-document weergegeven. Hier kunt u uw eigen alternatieve tekst schrijven, Word een beschrijving voor u laten genereren of de afbeelding als decoratief markeren.
Afbeeldingen zijn niet de enige media die in Microsoft Word-documenten worden gebruikt; video’s kunnen ook een belangrijke rol spelen.
Voeg ondertiteling toe aan video’s
Video’s kunnen een geweldige bron zijn, maar u moet ervoor zorgen dat de informatie in de video voor iedereen toegankelijk is. Dit betekent het toevoegen van ondertiteling voor diegenen die mogelijk moeite hebben met horen en de tekst op het scherm liever lezen.
Helaas heeft Microsoft Word geen ingebouwde functie voor het toevoegen van ondertiteling aan video’s. Dit betekent dat als je de video zelf hebt gemaakt, je dingen op de ouderwetse manier moet doen. U kunt een teksteditor (zoals Kladblok) gebruiken om de ondertitels te maken en dat bestand vervolgens opslaan met de VTT-extensie.
Als u een link naar een YouTube-video maakt of deze insluit, heeft deze (hoogstwaarschijnlijk) al ondertiteling dankzij de spraakherkenning van Google die deze tekst automatisch genereert. Dit bespaart u wat tijd, maar deze bijschriften zijn niet altijd correct. Probeer de video zelf te bekijken met behulp van de ondertiteling om te zien wat uw publiek zal zien. Als de ondertiteling niet correct is, overweeg dan om naar een andere bron te linken.
Gebruik zinvolle hyperlinktekst
Gebruikers kunnen van link naar link overslaan met een schermlezer, dus het is belangrijk dat de hyperlinktekst niet dubbelzinnig is. Met andere woorden, als de tekst alleen ‘klik hier’, ‘zie meer’ of iets dergelijks zegt, begrijpt de gebruiker de betekenis achter de link niet wanneer de schermlezer deze buiten de context voorleest.
VERWANT: Hyperlinks invoegen, verwijderen en beheren in Microsoft Word
Als u dit op een natuurlijke manier kunt doen, kunt u het beste de titel van de bestemming in de tekst gebruiken, zodat de gebruiker precies weet wat de link is.
Het toevoegen van links aan afbeeldingen is ook niet ongebruikelijk. Dit maakt het echter moeilijk voor schermlezers. Als u een link naar een afbeelding moet toevoegen, zorg er dan voor dat de alt-tekst van de afbeelding het doel en de locatie van de link beschrijft, niet de afbeelding zelf. Om deze reden moet u echter proberen om waar mogelijk links in afbeeldingen te vermijden.
Hoewel de bruikbaarheid en toegankelijkheid van links wat tijd in beslag kan nemen, is het voordeel dat het voor uw publiek oplevert de investering meer dan waard.
Gebruik toegankelijke tekstformaten en kleuren
Wanneer u een link in tekst invoegt, voegt Microsoft Word standaard een onderstreping toe. Hoewel u de onderstreping van de hyperlink kunt verwijderen, is er een goede reden om deze daar te laten staan.
Wanneer u andere indicatoren dan kleur gebruikt, maakt u het voor kleurenblinden of slechtzienden gemakkelijker om de informatie te begrijpen die u probeert over te brengen, of het nu gaat om te weten welke tekst een link bevat, of om vinkjes en kruisjes te gebruiken in plaats van groen en rood om geven aan dat er iets correct of incorrect is.
Bovendien moet u ervoor zorgen dat het contrast tussen uw tekst en de achtergrond van het document voldoende is. Als u een lichte kleur (bijv. Lichtgrijs) op een witte achtergrond gebruikt, wordt uw tekst moeilijk leesbaar.
Hier is een voorbeeld van een slecht tekst- / achtergrondcontrast:
En een goed tekst- / achtergrondcontrast:
Er zijn online apps voor kleurcontrastcontrole beschikbaar die u uitstekend laten weten of het contrast in uw document voldoende is of niet. U kunt ook gewoon de ingebouwde tool voor toegankelijkheidscontrole van Microsoft Word gebruiken.
Bouw een logische documentstructuur
Het bouwen van een logische documentstructuur betekent simpelweg het gebruik van koppen en deze correct gebruiken. Een veelgemaakte fout die mensen maken bij het ordenen van de verschillende delen van hun inhoud, is door simpelweg het formaat van de tekst te wijzigen en deze vetgedrukt te maken. Dit brengt verschillende problemen met zich mee, zoals het moeilijker maken voor schermlezers om de structuur van uw inhoud te lezen en te begrijpen, om nog maar te zwijgen van het feit dat uw document niet correct in de tabel wordt weergegeven.
Word heeft een redelijk grote bibliotheek met kopstijlen waaruit u kunt kiezen in de groep “Stijlen” van het tabblad “Start”. Als geen van hen overeenkomt met de stijl van uw document, kunt u de standaardkopstijlen wijzigen.
Maar koppen gebruiken is niet genoeg – u moet ze op de juiste manier gebruiken. Dat betekent dat de koppen in een logische volgorde moeten worden genest. Hier ziet u bijvoorbeeld hoe een goede koersstructuur eruitziet:
- Koptekst 1
- Rubriek 2
- Rubriek 3
- Rubriek 3
- Rubriek 2
- Rubriek 3
En hier is een voorbeeld van een slechte koersstructuur:
- Rubriek 3
- Koptekst 1
- Rubriek 3
- Rubriek 2
- Koptekst 1
Bovendien wilt u indien nodig ingebouwde opmaakhulpmiddelen gebruiken. Als u bijvoorbeeld een lijst wilt maken, kunt u de functie voor genummerde lijsten / lijsten met opsommingstekens gebruiken die u vindt in de groep “Alinea” van het tabblad “Home”. Dit heeft de voorkeur boven het typen van een koppelteken, het toevoegen van een spatie en het invoeren van de tekst.
Gebruik tabelkoppen en eenvoudige structuren
Soms is het gewoon niet mogelijk om eenvoudige tabellen te maken, maar als dat zo is, zou u dat wel moeten doen. Schermlezers lezen tabellen (daarom hoeft u er geen alt-tekst aan toe te voegen) en houden de locatie bij door de cellen in de tabel te tellen. Wanneer u een tabel in een tabel nestelt of gesplitste cellen gebruikt, wordt het voor de schermlezer ongelooflijk moeilijk om het overzicht bij te houden.
VERWANT: Tabellen en andere besturingselementen voor opmaak
Schermlezers vertrouwen ook op tabelkopinformatie om kolommen en rijen te identificeren. U kunt een koptekst aan uw tafel toevoegen. Klik ergens in de tabel en klik vervolgens in de groep “Opties voor tabelstijlen” van het tabblad “Tabelontwerp” op het vak naast “Header Row” om het te selecteren.
Bekijk uw document met de toegankelijkheidscontrole
De toegankelijkheidscontrole van Microsoft Word scant uw document en geeft suggesties om uw inhoud toegankelijker te maken. Dit omvat zaken als het scannen van afbeeldingen om ervoor te zorgen dat ze alt-tekst bevatten en ervoor te zorgen dat tabellen een eenvoudige structuur gebruiken.
Er zijn echter enkele beperkingen. De toegankelijkheidscontrole kan video’s niet controleren op ondertiteling en kan ook niet begrijpen of u kleur gebruikt om informatie over te brengen. Zelfs nadat u deze tool hebt gebruikt, moet u uw document een keer visueel scannen voordat u het verzendt.
Om de toegankelijkheidscontrole te gebruiken, klikt u op het tabblad “Beoordeling” en vervolgens op het pictogram boven “Toegankelijkheid controleren” in de groep “Toegankelijkheid”.
De resultaten van de inspectie verschijnen in het deelvenster “Toegankelijkheid” aan de rechterkant van het document. Hier kunt u de geretourneerde fouten en waarschuwingen bekijken.
Nadat u de toegankelijkheidscontrole hebt uitgevoerd en er geen problemen zijn opgetreden, geeft u uw document nog een laatste visuele scan en is het klaar om te worden verzonden.
Microsoft stopte niet bij Office: het bedrijf biedt ook verschillende toegankelijkheidsfuncties voor zijn Windows 10-besturingssysteem, waardoor het besturingssysteem voor iedereen toegankelijk is.