Er zijn veel invoegtoepassingen en connectoren van derden beschikbaar voor Outlook. Wat is het verschil tussen invoegtoepassingen en connectoren, hoe gebruik je ze en zijn ze veilig te gebruiken? We hebben de antwoorden voor je.
Wat zijn invoegtoepassingen en connectoren?
Invoegtoepassingen en connectoren zijn manieren om Outlook te verbinden met toepassingen van derden. Deze applicaties omvatten de applicaties waarvan de meeste mensen hebben gehoord (zelfs als je ze niet hebt gebruikt) zoals Dropbox, Trello en Slack. Er zijn extra invoegtoepassingen en connectoren waarvan u waarschijnlijk nooit zult horen buiten bedrijfsomgevingen. Deze faciliteren meestal activiteiten zoals onkosten, CRM (klantrelatiebeheer) en videovergaderingen.
Het doel van ze is echter allemaal hetzelfde: om u vanuit Outlook op de een of andere manier met een andere toepassing te laten communiceren.
Het verschil tussen een add-in en een connector zit hem in de richting van de integratie. Met een invoegtoepassing kan Outlook iets naar een andere applicatie sturen. Een connector stelt de andere applicatie in staat iets naar Outlook te sturen.
Invoegtoepassingen zijn alleen beschikbaar voor e-mailaccounts die Exchange gebruiken, of dat nu een gratis Outlook.com/live.com/hotmail-account is of een betaald Microsoft-account voor uw eigen domein. Als u een niet-Exchange-account gebruikt, zoals Gmail of Yahoo! account, wordt de optie “Add-ins ophalen” uitgeschakeld.
Er is bijvoorbeeld een Trello-invoegtoepassing en een Trello-connector. Met de Trello-invoegtoepassing kunt u rechtstreeks vanuit een e-mail een Trello-taak maken of wijzigen. Met de Trello-connector kan Trello meldingen en herinneringen rechtstreeks naar Outlook verzenden.
Er zijn twee primaire typen invoegtoepassingen: invoegtoepassingen die knoppen gebruiken en invoegtoepassingen die delen van de e-mail markeren.
De invoegtoepassingen die knoppen gebruiken, plaatsen een knop op het lint waarop u kunt klikken wanneer u een e-mail bekijkt. Als u op deze knop klikt, wordt de invoegtoepassing geactiveerd, zoals het verzenden van de e-mail naar Trello om een ​​taak te maken, of het plaatsen van de e-mailinhoud in een Slack-kanaal. Op dit punt wordt de relevante inhoud van de e-mail naar de externe service verzonden.
Wanneer een invoegtoepassing die inhoud markeert, is geïnstalleerd, vertelt deze Outlook welk soort informatie het gebruikt, zoals locatiegegevens voor een kaartinvoegtoepassing. Wanneer u een e-mail opent, zoekt Outlook naar dat soort informatie, bijvoorbeeld een adres, en markeert deze. Wanneer u op de gemarkeerde inhoud klikt, wordt de relevante informatie (in dit geval het adres) naar de externe service gestuurd, zodat deze deze voor u op een kaart kan weergeven.
Connectoren zijn iets anders, in die zin dat het werk dat ze allemaal doen, plaatsvindt op de service van derden. Er is geen knop of inhoud die wordt gemarkeerd met een connector, alleen de mogelijkheid voor de externe service om dingen naar Outlook te verzenden zodat de gebruiker deze kan zien.
Zijn ze veilig te installeren?
Ja, als u ze installeert vanuit de Microsoft Store. Alleen de invoegtoepassingen hebben code (JavaScript) om iets te doen, en Microsoft valideert alle invoegtoepassingen voordat ze kunnen worden geüpload naar de winkel. U kunt de privacyverklaringen en voorwaarden voor elke invoegtoepassing in het toestemmingsformulier in de Microsoft Store bekijken.
Of de invoegtoepassing nu een knop gebruikt of inhoudsmarkering gebruikt, deze heeft alleen toegang tot de gegevens in het e-mailbericht waarin u werkt.
Als u Microsoft vertrouwt om de invoegtoepassing te valideren, moet u erop kunnen vertrouwen dat de invoegtoepassing niet schadelijk is. Als u geïnteresseerd bent, biedt Microsoft gedetailleerde informatie over de validatie die ze doen, wat ontwikkelaars wel en niet mogen doen en het sandbox-proces waarin alle invoegtoepassingen worden uitgevoerd.
Terwijl invoegtoepassingen iets doen met informatie in Outlook, is een connector eigenlijk gewoon een manier om een ​​externe service toestemming te geven om meldingen en waarschuwingen in Outlook weer te geven. Microsoft valideert connectoren, maar u moet echt vertrouwen op de service van derden. Als u echter een account bij die service heeft, bent u waarschijnlijk al vertrouwd met het gebruik ervan.
Zoals altijd raden we u aan om alleen invoegtoepassingen en connectoren uit de Microsoft Store te installeren.
Hoe voeg je ze toe aan Outlook?
Het proces voor het toevoegen van een invoegtoepassing of connector aan Outlook is eenvoudig, of u nu de Outlook-client of de Outlook-webapp gebruikt. Als u een invoegtoepassing of connector in de client installeert, wordt deze automatisch geïnstalleerd in de Outlook-webapp en vice versa.
De interface voor het toevoegen van een invoegtoepassing of connector is hetzelfde in de client en de webapp, het is alleen de methode om daar te komen die iets anders is.
Het Outlook-clientproces
Om een ​​invoegtoepassing of connector in de client te vinden, klikt u op de knop Home> Add-ins ophalen.
Het Outlook-webapp-proces
Om een ​​invoegtoepassing of connector in de webapp te vinden, klikt u op de drie puntjes rechtsboven terwijl u een e-mail bekijkt.
Scrol in het contextmenu dat wordt weergegeven naar beneden en klik op ‘Add-ins downloaden’.
Vanaf dit punt is het zoeken en installeren van een invoegtoepassing of connector hetzelfde in zowel de client als de webapp. Dus welke u ook gebruikt, het paneel Add-in en connectoren wordt geopend.
Het paneel wordt geopend op het tabblad Invoegtoepassingen. Als u in plaats daarvan een connector wilt toevoegen, klikt u op het tabblad “Connectors”.
Het proces is hetzelfde voor zowel invoegtoepassingen als connectoren, dus we gaan ons concentreren op het toevoegen van een invoegtoepassing. De invoegtoepassingen worden alfabetisch weergegeven, of u kunt het zoekvak rechtsboven gebruiken om snel de service te vinden waarnaar u op zoek bent. Terwijl u typt, vindt de zoekopdracht overeenkomende services, in dit geval Trello. Klik op de invoegtoepassing wanneer deze in de lijst verschijnt.
Klik op de knop Toevoegen en de invoegtoepassing wordt geïnstalleerd.
Sluit het paneel Add-in en connectoren met de “x” in de rechterbovenhoek. Twee Trello-knoppen worden nu weergegeven op het tabblad Home van het lint wanneer je een e-mail hebt geselecteerd.
Het installeren van een invoegtoepassing heeft verschillende effecten, afhankelijk van wat de invoegtoepassing doet. De Giphy-invoegtoepassing voegt bijvoorbeeld een Giphy-knop toe aan nieuwe e-mails waarmee u gemakkelijk gifs in een e-mail kunt invoegen. De invoegtoepassing Bing Maps markeert adressen in e-mailinhoud en laat u erop klikken om Bing Maps te openen.
We hebben de Trello-invoegtoepassing geïnstalleerd met behulp van de Outlook-client. Wanneer we de Outlook-webapp openen, is de Trello-invoegtoepassing automatisch toegevoegd.
Toegang krijgen tot uw invoegtoepassingen in de webapp door op de drie stippen te klikken en naar beneden te scrollen, kost wat moeite, dus u kunt invoegtoepassingen vastzetten om ze gemakkelijker beschikbaar te maken. Klik op Instellingen> Bekijk alle Outlook-instellingen.
Open E-mail> Acties aanpassen.
Schakel in het gedeelte ‘Berichtoppervlak’ het selectievakje in voor de invoegtoepassing die u wilt vastzetten.
Hiermee wordt een Trello-knop toegevoegd aan de pictogrammen die worden weergegeven wanneer u inkomende e-mails leest.
Als uw invoegtoepassing wordt gebruikt wanneer u in plaats daarvan een bericht opstelt, scrolt u omlaag naar de volgende sectie, genaamd “Werkbalk”, en schakelt u deze in die sectie in.
Nadat u uw invoegtoepassing heeft ingeschakeld, klikt u op Opslaan in de rechterbovenhoek en het pictogram voor de invoegtoepassing wordt zichtbaar in uw e-mail.
Hoe verwijder je ze uit Outlook?
Het verwijderen van een invoegtoepassing of connector is heel eenvoudig. Open het paneel Invoegtoepassingen en connectoren vanuit de client (Start> Invoegtoepassingen downloaden) of de webapp (drie puntjes> Invoegtoepassingen ophalen) en klik op ‘Mijn invoegtoepassingen’ (als u zich op het tabblad Connectors, deze optie bevindt zich op dezelfde plaats, maar wordt “Geconfigureerd” genoemd).
Zoek de invoegtoepassing die u wilt loskoppelen, klik op de drie puntjes en kies ‘Verwijderen’ in het menu dat wordt weergegeven.
Sluit het paneel Add-in en connectoren met de “x” in de rechterbovenhoek. De invoegtoepassing wordt onmiddellijk verwijderd, zowel in de client als in de webapp.
Zijn ze het waard om te gebruiken?
Als u een service gebruikt die een invoegtoepassing of connector biedt, kunnen deze handig zijn. Als je een bijlage rechtstreeks naar Dropbox kunt sturen, of een e-mail naar een Slack-kanaal kunt sturen, of een stukje e-mail rechtstreeks in een Trello- of Jira-taak kunt veranderen, bespaart dit veel tijd. Hoewel veel van de invoegtoepassingen worden betaald, vooral degene die zijn ontworpen voor zakelijk gebruik, zijn er veel gratis te installeren.
Naast degene die zijn ontworpen voor gebruik met een specifieke service, zijn er gratis invoegtoepassingen voor zelfstandige tools zoals Giphy en Boomerang die functionaliteit toevoegen aan Outlook. Er is geen enkele invoegtoepassing of connector voor jou zou moeten gebruik, maar veel u kon gebruik.
Zoals hierboven uitgelegd, valideert Microsoft alle invoegtoepassingen en connectoren. Bovendien maakt het bedrijf de privacydetails en algemene voorwaarden zichtbaar in de winkel, zodat u erop kunt vertrouwen dat ze veilig zijn.
Al met al is het een eenvoudig en intuïtief systeem dat functionaliteit toevoegt, meestal zonder dat het u iets kost.