Als u uw scherm deelt tijdens een videoconferentie, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er geen meldingen verschijnen. Dit kan voorkomen dat er per ongeluk vertrouwelijke informatie naar anderen wordt gelekt, of u kunt gewoon een wereld van schaamte voorkomen tijdens uw volgende Zoom-, FaceTime- of Skype-videogesprek.
Probeer de ingebouwde optie van de Video Conferencing Tool
Afhankelijk van het hulpprogramma voor videoconferenties dat u gebruikt, kunt u mogelijk een instelling inschakelen die bepaalde meldingen blokkeert. Met Zoom kunt u bijvoorbeeld systeemmeldingen blokkeren terwijl u uw scherm deelt. U vindt deze optie bij Instellingen> Scherm delen> Systeemmeldingen dempen bij het delen van bureaublad.
Het probleem is dat het niet altijd alle meldingen blokkeert – Slack DM’s en Skype-berichten behoren tot de meldingen die nog steeds worden weergegeven terwijl je je scherm deelt in Zoom.
Hoewel het onhandig kan zijn, is de meest effectieve manier om ervoor te zorgen dat er tijdens virtuele vergaderingen geen gênante of vertrouwelijke berichten worden gedeeld, door meldingen rechtstreeks in elke app die u gebruikt te dempen.
Demp uw chat-app-meldingen
Er is aantoonbaar niets erger dan wanneer u een privébericht ontvangt van een collega of vriend en dat bericht wordt gedeeld met iedereen in de videoconferentie. Een van de eerste dingen die u moet doen om dit te voorkomen, is door alle chat-apps die om persoonlijke redenen worden gebruikt, van uw werkcomputer te verwijderen.
Voor applicaties die voor je werk worden gebruikt (zoals Slack of Skype), moet je rechtstreeks naar de app zelf gaan en meldingen dempen.
In Slack klikt u bijvoorbeeld gewoon op uw profielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm en beweegt u uw cursor over Pause Notifications. Klik vervolgens op de tijdsduur dat u meldingen wilt onderbreken in de groep Niet storen.
In Skype is het proces vergelijkbaar. Klik op het statuspictogram (groene, gele of rode stip) en klik vervolgens op “Niet storen” in het menu. U ziet een bericht dat u geen meldingen over inkomende berichten ontvangt. Klik OK.”
In de meeste populaire chat-apps voor werk is de optie om meldingen te pauzeren gemakkelijk toegankelijk door op je profielafbeelding te klikken. Als dit niet het geval is, moet u mogelijk de instellingen van de app bezoeken. U kunt ook snel op internet zoeken naar “Pauzemeldingen” gevolgd door de naam van uw app. Dit geeft je waarschijnlijk de instructies die je nodig hebt.
Schakel systeemmeldingen uit
We hebben vermeld dat uw videoconferentiesoftware mogelijk systeemmeldingen kan dempen. Maar ‘sommige’ is niet hetzelfde als ‘alle’. Als u een e-mail ontvangt of als het tijd is om uw computer bij te werken, kan uw systeem u hiervan op de hoogte stellen, afhankelijk van de machtigingen die u eraan hebt gegeven. Als de videoconferentiesoftware die u gebruikt, u geen optie biedt om systeemmeldingen te dempen terwijl u uw scherm deelt, dan moet u dit handmatig doen.
Schakel Windows 10-systeemmeldingen uit
Om snel alle systeemmeldingen in Windows 10 uit te zetten, klikt u op het pictogram Meldingen rechts van de Windows-werkbalk.
Klik bovenaan het meldingenvenster dat wordt weergegeven op ‘Meldingen beheren’.
U bevindt zich nu in het deelvenster Meldingen en acties in de app Instellingen. Schuif de schuifregelaar naar links onder de instelling ‘Meldingen van apps en andere afzenders ontvangen’ in de groep Meldingen. Hierdoor worden alle meldingen uitgeschakeld.
U kunt Focus Assist ook gebruiken om specifieke apps aan een prioriteitenlijst toe te voegen en te voorkomen dat bepaalde meldingen op bepaalde momenten verschijnen.
VERWANT: Focus Assist (modus Niet storen) gebruiken op Windows 10
Schakel Mac-systeemmeldingen uit
Om systeemmeldingen op uw Mac uit te schakelen, klikt u op het Apple-pictogram in de menubalk in de rechterbovenhoek van uw scherm en selecteert u ‘Systeemvoorkeuren’.
Klik in het venster Systeemvoorkeuren op “Meldingen”.
U bevindt zich nu op het tabblad Niet storen van het meldingenvenster. Vink onder ‘Niet storen inschakelen’ het selectievakje naast de optie ‘Van
Als u deze optie inschakelt, worden systeemmeldingen niet weergegeven. Stel de tijd in waarop uw vergadering plaatsvindt.
VERWANT: Vervelende Mac-meldingen uitschakelen
Het kan vervelend zijn om meldingen te moeten dempen voordat u uw scherm deelt tijdens een vergadering, maar het is de moeite waard om te voorkomen dat afleidende en mogelijk gênante meldingen aan iedereen in de vergadering worden getoond.