E-mailhandtekeningen laten ogenschijnlijk uw communiqués eruitzien alsof ze een mooi pak dragen, maar in werkelijkheid is het gewoon een extra deel van de e-mail dat we niet anders kunnen dan lezen. Niemand leest graag meer e-mails dan nodig is.
Je hebt ze misschien onderaan een inkomende e-mail zien staan, als een visitekaartje waar je niet om hebt gevraagd. Soms bevatten ze contactgegevens, soms is er ook een website-URL en logo, en soms zijn e-mailhandtekeningen langer dan de e-mail zelf, en vertellen ze je de hele reis van die persoon en hun e-mail, met een motiverende quote of bedrijfsslogan, een Hallmark-type foto, en iets anders dat gelukkig niet laadt.
Mensen met uitgebreide e-mailhandtekeningen zijn dezelfde wezens die hun naam in boeken schrijven en aan de telefoon blijven met enquêteurs. Ze zijn eigenlijk blij als ze een labelmaker cadeau krijgen. En hoewel een lange e-mailhandtekening voor een zakelijke e-mail enigszins te vergeven is, betekent een lange e-mailhandtekening op een persoonlijk e-mailadres dat de afzender waarschijnlijk gek is. Rennen!
Zijn e-mailhandtekeningen echt nodig?
E-mailhandtekeningen zijn niets nieuws. Voor hen hadden we visitekaartjes en zweterige handdrukken en die lijfeigenen die de komst van een koning zouden aankondigen. De vraag is: moet je er een hebben?
Dit hangt ervan af of de persoon die uw e-mail ontvangt al die onzin moet zien. Als je in een of andere vorm van marketing werkt en om servicegerichte redenen contact opneemt met andere bedrijven, is dat handig. Hier kan een e-mailhandtekening vrij snel helpen merkherkenning tot stand te brengen en informatie over wie u bent en wat u doet op een korte, subtiele manier overbrengen, zodat u deze niet als een deur-tot-deur in de hoofdtekst van de e-mail hoeft te forceren. – deur verkoper.
Veel mensen kijken vaak gewoon naar je laatste e-mail in plaats van een soort adresboek bij te houden, dus de handtekening fungeert als een snelle herinnering aan wat je ook doet.
Maar u kunt e-mailhandtekeningen het beste zien als ruimte die u huurt in de e-mailbox van de ontvanger. Net als de koelkast in de kantine op het werk, wilt u niet te veel onroerend goed in beslag nemen. Lange zakelijke e-mailhandtekeningen kunnen er wanhopig uitzien, en handtekeningen ter grootte van romans zijn vaak een teken – of op zijn minst gezien als een teken – dat je laag op de totempaal van het bedrijf staat. Daarom stond op het vroege visitekaartje van Mark Zuckerberg alleen: “Ik ben CEO, Bitch.”
Misschien komt dit allemaal omdat de lange e-mailhandtekening aanvoelt als iets dat je doet als je nieuw bent in je carrière en te hard probeert om bevestiging te zoeken en professioneel over te komen. Het ziet er uiteindelijk uit als een domme bumpersticker of een poster die op de muur van een slaapzaal is geplakt. Ik weet zeker dat ik er een had toen ik begon met het verzenden van e-mails waarvan ik ten onrechte dacht dat ze ertoe deden.
Maar naarmate je ouder wordt en dingen doet, realiseer je je dat het nauwelijks nodig is en grinnik je een beetje om de mensen die nog een lange hebben.
En zoals je misschien hebt gemerkt, wanneer je heen en weer e-mailt met iemand die een lange e-mailhandtekening heeft, raakt de hele keten verstopt en komt het over als een radio-dj die 20 zender-ID’s achter elkaar doet.
Genoeg met de citaten
Basiscontactgegevens zijn voldoende, en het is ideaal om helemaal weg te blijven van offertes. Geen inspirerende citaten, geen motto’s, geen mantra’s, geen slogans – ze kunnen ongelooflijk oubollig overkomen en mensen alleen maar inspireren om geen zaken meer met u te doen.
Veel mensen hebben op de een of andere manier de kracht om door hun eigen leven heen te komen zonder een motto of mantra om hen te leiden, en ze hoeven zeker niet het citaat van de afzender van Gandhi te horen of welke Bartlett-regel ze ook hebben gestolen. Als je het niet op je lichaam zou tatoeëren, zet het dan ook niet in je e-mailhandtekening.
Voel je vrij om jezelf kort aan te kondigen in een e-mailhandtekening, zoals een vader die zijn dochter naar het damestoilet begeleidt. Maar verder, blijf niet hangen en laat je werk en woorden hierboven voor zichzelf spreken.
Chason Gordon
Schrijver/redacteur bij How-To Geek
“Wees de verandering die je wilt zijn.”
“Kansen ontstaan niet, die creëer je.”
“Leef je passie.”