Contouren zijn handig voor het maken van zakelijke documenten, uitgebreide tutorials en zelfs boeken. Met Microsoft Word kunt u de overzichtsweergave gebruiken om uw belangrijkste punten in een gestructureerd formaat vast te leggen.
Overzichtsweergave gebruiken in Microsoft Word
Om te beginnen, schakelt u de overzichtsweergave in door naar het tabblad Weergave te gaan en “Overzicht” te selecteren in het gedeelte Weergaven van het lint.
In tegenstelling tot de afdruk- of weblay-outweergave in Word, wordt de overzichtsweergave geleverd met een eigen set hulpmiddelen op het lint. Hiermee kunt u op het tabblad Overzicht werken met uw overzichtsniveaus en alle documenten die u wilt insluiten.
Overzichtstools
Standaard begint u met niveau 1, en u weet altijd welk niveau u gebruikt door naar de vervolgkeuzelijst “Overzichtsniveau” aan de linkerkant van het lint te kijken. U kunt ook de vervolgkeuzelijst gebruiken om uw huidige niveau te wijzigen.
Aan elke kant van het kaderniveau-vak heb je pijlen. Met degene aan de rechterkant kunt u een niveau verlagen of verlagen (enkele pijl) of als hoofdtekst (dubbele pijl). Met de pijlen aan de linkerkant kunt u één niveau verhogen of bevorderen (enkele pijl) of naar het hoogste niveau (dubbele pijl).
U kunt dus de vervolgkeuzelijst Overzichtsniveau of de pijlen aan beide zijden gebruiken om naar het gewenste niveau te schakelen.
Onder de niveautools heb je een aantal items om items te herschikken. Met de pijlen omhoog en omlaag kunt u items in de gewenste richting verplaatsen. Hierdoor kunt u uw punten gemakkelijk herschikken.
Met de plus- en mintekens kunt u niveaus uitvouwen en inklappen. Voor lange contouren kan dit je helpen om niveaus in te klappen die je op dit moment niet nodig hebt, en om niveaus uit te breiden die je wel hebt.
Een ander handig hulpmiddel om op bepaalde niveaus te focussen, is de vervolgkeuzelijst “Niveau tonen”. In de lijst kunt u kiezen welke niveaus u wilt bekijken. Als u bijvoorbeeld niveau 3 kiest in de vervolgkeuzelijst, ziet u alleen niveau 1, niveau 2 en niveau 3. Dit verbergt alles van niveau 4, niveau 5, enzovoort.
De andere twee opties in het gedeelte Overzichtstools zijn ‘Tekstopmaak weergeven’ en ‘Alleen eerste regel weergeven’. Als u liever uw overzicht bekijkt zonder de opmaak van uw document voor een duidelijk uiterlijk, schakelt u dat selectievakje uit. Als je lange items binnen je levels hebt en alleen de eerste regel wilt zien, vink dan dat vakje aan.
Master Document Tools
Om subdocumenten op te nemen, klikt u op “Document weergeven” in het lint om dat gedeelte met besturingselementen uit te vouwen.
Dit is handig als u bijvoorbeeld een zakelijk document heeft en een apart bestand wilt toevoegen, zoals een contract, leveranciersovereenkomst of werkoverzicht.
Klik op “Invoegen” als je een opgeslagen bestand hebt waarnaar je wilt bladeren en het wilt insluiten, of op “Aanmaken” als je er de voorkeur aan geeft er meteen een te maken.
Zodra het subdocument is ingesloten, gebruikt u de knop “Subdocumenten samenvouwen” om de inhoud van het document samen te vouwen en alleen een link ernaar weer te geven.
Deze knop verandert dan in “Subdocumenten uitvouwen” om dat item snel uit te vouwen en u in staat te stellen de inhoud ervan opnieuw te bekijken.
De overige opties in de sectie Hoofddocument helpen u bij het beheren van de subdocumenten die u opneemt. Ze zijn als volgt:
- Ontkoppelen: Dit verwijdert de link naar het subdocument en kopieert de tekst naar het huidige document.
- Samenvoegen: Als u meerdere subdocumenten gebruikt, kunt u alle inhoud van elk samenvoegen in het eerste subdocument.
- Splitsen: Als u de inhoud van een subdocument in meerdere documenten wilt scheiden, kunt u op elk invoegpunt een splitsing maken.
- Vergrendel document: Om te voorkomen dat wijzigingen in subdocumenten terechtkomen, kunt u het document vergrendelen.
Opmerking: Alleen toepasselijke items zijn beschikbaar in dit gedeelte van het lint. Als u bijvoorbeeld niet meerdere subdocumenten heeft ingesloten, worden Samenvoegen en Splitsen grijs weergegeven.
De overzichtsweergave in Microsoft Word afsluiten
U kunt desgewenst de overzichtsweergave blijven gebruiken gedurende de levensduur van uw document. Maar als u het overzicht liever sluit, kunt u uw document op elk moment in uw standaardweergave bekijken. Klik op “Overzichtsweergave sluiten” in het lint.
U ziet dan uw omtrek in een opvouwbaar en uitbreidbaar formaat met behulp van de afdruklay-out, weblay-out of leesmodus in Word. Gebruik de pijlen naast de koppen om de niveaus die u met de omtrek hebt gemaakt, samen te vouwen of uit te vouwen.
Wanneer het maken van een overzicht de beste methode is om uw document, rapport of boek samen te stellen in Microsoft Word, biedt de overzichtsweergave u de tools die u nodig hebt.
