Het is nooit een slecht idee om uw persoonlijke gegevens uit een bestand te verwijderen voordat u deze deelt. Office-toepassingen kunnen persoonlijke gegevens opslaan in elk bestand dat u maakt, wat betekent dat iedereen die dat bestand ontvangt, over uw gegevens beschikt. Hier leest u hoe u het kunt verwijderen.
Bewaar een kopie van uw bestand
Eerste dingen eerst; Als u van plan bent om uw persoonlijke gegevens uit een bestand te verwijderen, kunt u de gegevens mogelijk niet herstellen als deze eenmaal zijn verdwenen. Met dat in gedachten is het een goed idee om een back-upbestand bij de hand te hebben. Zorg ervoor dat u niet alleen een kopie van uw originele document heeft, maar ook een herkenbare naam, zodat u weet welk bestand dat is.
U kunt bijvoorbeeld een diavoorstelling hebben die u op een verkoopconferentie hebt gepresenteerd. Na de conferentie moet u die presentatie wellicht naar uw klanten sturen. In dit geval zou u een kopie van het originele bestand willen maken en vervolgens uw persoonlijke gegevens uit de kopie van de klant willen verwijderen. U wilt er ook zeker van zijn dat u niet de verkeerde kopie verstuurt, dus geef het een duidelijke naam!
Nadat u een kopie van uw bestand heeft opgeslagen, opent u het en verwijdert u uw gegevens.
Inspecteer uw presentatie om persoonlijke informatie te verwijderen
Nadat u de kopie heeft geopend van het bestand waaruit u uw gegevens wilt verwijderen, selecteert u het tabblad “Bestand”. Eenmaal geselecteerd, komt u automatisch op het subtabblad “Info”. Klik hier op de knop “Controleren op problemen”.
Selecteer “Inspect Document” in het menu dat verschijnt.
Eenmaal geselecteerd, zal het “Document Inspector” venster verschijnen. Vertel PowerPoint welke soorten inhoud u wilt inspecteren door het vakje naast elke optie aan te vinken.
Als u klaar bent, klikt u op ‘Inspecteren’.
De inspectieresultaten verschijnen. Als u een groen vinkje naast een sectie ziet, zijn er geen items gevonden en hoeft u verder niets te doen. Als u echter een rood uitroepteken ziet, betekent dit dat er informatie in die sectie is gevonden. Bekijk het en selecteer ‘Alles verwijderen’ uit elke groep die gevoelige informatie bevat.
Nu ontvang je een bericht om je te laten weten dat de informatie succesvol is verwijderd. Als een goede gewoonte, moet u het document opnieuw inspecteren om er zeker van te zijn dat alle gegevens zijn verwijderd. Ga je gang en klik op “Opnieuw zoeken”.
Het zal het inspectieproces opnieuw doorlopen. Als het iets zou missen, zou het u laten weten. Tijdens onze herkeuring is alles nagekeken. Er gebeuren echter fouten en de technologie is niet perfect. Dit versterkt nog eens waarom het altijd een goed idee is om te controleren en dubbel te controleren voordat u iets verzendt, vooral als het om uw persoonlijke gegevens gaat.
Sla ten slotte uw bestand op. U merkt wellicht dat de grootte van het PowerPoint-bestand is verkleind. Dit is geweldig omdat het niet altijd mogelijk is om extreem grote documenten via e-mail te verzenden. Nu we het er toch over hebben, dat is uw laatste stap. Dus waar wacht je op? Deel uw presentatie!
