Power Query nieuwe bestanden en mappen worden niet weergegeven in SharePoint

Wanneer u nieuwe bestanden of mappen toevoegt aan een SharePoint-documentbibliotheek, kan Power Query deze soms niet detecteren, zelfs niet nadat u de query hebt vernieuwd. In dit bericht laten we u zien wat u moet doen als de nieuwe bestanden en mappen van Power Query niet worden weergegeven in SharePoint.

Hoe u kunt oplossen dat nieuwe Power Query-bestanden en -mappen niet worden weergegeven in SharePoint

Power Query bewaart metagegevens (bestandslijsten, mapstructuren) van SharePoint in de cache om de prestaties te verbeteren. Wanneer u verbinding maakt via From SharePoint Folder, slaat Power Query een lokale momentopname op van de inhoud van de bibliotheek. Nieuwe bestanden of mappen verschijnen mogelijk niet omdat de cache niet automatisch ongeldig wordt gemaakt of omdat de onderliggende SharePoint-connector een verouderde weergave gebruikt die recente items uitsluit. Bovendien kunnen instellingen op privacyniveau en de manier waarop Power Query mappaden omzet (bijvoorbeeld door gebruik te maken van een bibliotheek-URL in plaats van een site-URL) ervoor zorgen dat wijzigingen worden gemist. In sommige gevallen is het SharePoint REST API-antwoord gepagineerd en haalt de standaardverwerking van Power Query alleen de eerste batch items op, waarbij nieuwere worden overgeslagen.

Als nieuwe Power Query-bestanden en -mappen niet worden weergegeven in SharePoint, moet u eerst met uw IT-beheerder praten om er zeker van te zijn dat u toegangsrechten heeft. Als het probleem geen verband houdt met toestemming, volgt u een van de volgende oplossingen.

1. Wis de Power Query-cache
2. Maak verbinding via de hoofd-URL van de site in plaats van uw bibliotheek-URL
3. Gebruik ShrePoint REST API van Web.Contents

1. Wis de Power Query-cache

Power Query slaat een lokale cache met map- en bestandsvermeldingen op. Als u deze cache leegmaakt, wordt een compleet nieuw ophalen uit SharePoint afgedwongen, waarbij eventuele verouderde verwijzingen naar oude mapstructuren of ontbrekende bestanden worden verwijderd. Voer de onderstaande stappen uit om de cache te wissen.

Power BI:

1. Start de Power BI-app.
2. Ga naar Bestand > Opties en instellingen > Opties.
3. Klik op het tabblad Gegevens laden in de sectie Globaal.
4. Klik op Cache wissen.

Excel:

1. Excel-programma openen
2. Ga naar Opties > Opslaan.
3. Ga naar de Cache-instellingen.
4. Klik op In cache opgeslagen bestanden verwijderen en klik vervolgens op In cache opgeslagen bestanden verwijderen.

Hopelijk zal deze methode het probleem oplossen.

2. Maak verbinding via de hoofd-URL van de site in plaats van de bibliotheek-URL

Als u Power Query het volledige webadres geeft van een map in SharePoint (zoals de map die u in uw browser ziet), onthoudt deze soms een oude lijst met bestanden. Maar als u Power Query alleen het hoofdsiteadres (de startpagina van uw SharePoint-site) geeft, wordt Power Query gedwongen om aan SharePoint te vragen wat er nu in zit, en krijgt het elke keer de nieuwe, volledige lijst.

PowerBI

• Open de Power BI-app
• Klik op het tabblad Start > Gegevens ophalen > Meer… (zoek indien nodig naar “SharePoint-map”).
• Zoek in het venster Gegevens ophalen naar de SharePoint-map in het zoekvak.
• Selecteer SharePoint-map in de lijst.
• Klik op Verbinden.
• Plak in het dialoogvenster SharePoint-map de hoofd-URL van uw site: https://uwbedrijf.sharepoint.com/sites/YourSiteName (daarna niets meer).
• Klik op OK.
• Vink in de Navigator het selectievakje naast uw documentbibliotheek aan (bijvoorbeeld ‘Gedeelde documenten’).
• Klik vervolgens op Gegevens transformeren.
• Klik in de Power Query Editor op het tabblad Start > Voorbeeld vernieuwen. Bevestig dat er nieuwe items verschijnen.
• Klik op Sluiten en toepassen.

Excel

• Excel-programma openen
• Klik op het tabblad Gegevens.
• Klik op Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit SharePoint-map. Als u die optie niet ziet, klikt u op Gegevens ophalen > Uit online services > Uit SharePoint-map.
• Verwijder in het SharePoint-mapvenster alles in het vak Site-URL en typ precies: https://uwbedrijf.sharepoint.com/sites/UwSitenaam
  (Vervang door uw echte siteadres; niets na /sites/UwSitenaam)
• Klik op OK.
• In het Navigator-venster dat wordt geopend, klikt u aan de linkerkant eenmaal op uw documentbibliotheek (bijvoorbeeld ‘Gedeelde documenten’ of ‘Documenten’).
• Klik nog niet op Laden. Klik op de knop Gegevens transformeren.
• Klik in de Power Query Editor op het tabblad Start > Voorbeeld vernieuwen (cirkelpijl).
• Controleer of uw nieuwe bestanden/mappen verschijnen.
• Klik vervolgens op Sluiten & Laden.

Controleer ten slotte of het probleem is opgelost of niet.

3. Gebruik SharePoint REST API met Web.Contents

Het REST API-eindpunt retourneert de huidige mapstructuur elke keer dat de query wordt uitgevoerd, waarbij de interne mapcache van Power Query volledig wordt omzeild.

Als u Excel gebruikt, klikt u op het tabblad Gegevens > Gegevens ophalen > Uit andere bronnen > Lege query.

Klik in de Power Query Editor op het tabblad Start > Geavanceerde editor.

Verwijder alles in de editor en plak deze code (vervang de drie tijdelijke aanduiding-waarden):

let
siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite",
relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents",
apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files",
response = Json.Document(Web.Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])),
files = response[value][results]
in
files

Opmerking: Wijzig uw huurder, uw site en het mappad zodat deze overeenkomen met uw SharePoint.

Als u een Power BI-gebruiker bent, gaat u naar Start > Gegevens ophalen > Lege query (of Lege query onderaan de lijst). Ga vervolgens in de Power Query Editor naar Start > Geavanceerde editor; Wis alles en plak de bovengenoemde code. Klik op Gereed.

Ga ten slotte naar Start > Voorbeeld vernieuwen > Sluiten en toepassen.

Waarom kan ik geen nieuwe map toevoegen in SharePoint?

Dit probleem treedt meestal op als gevolg van onvoldoende machtigingen of kolomvalidatieregels die de actie blokkeren. Als uw bibliotheek unieke machtigingen heeft, zorg er dan voor dat uw account minimaal toegang op Contribute-niveau heeft. Controleer ook of er een kolomvalidatieformule bestaat, omdat deze het maken van nieuwe mappen volledig kan voorkomen. Een snelle oplossing is om het tabblad Bestanden te gebruiken en Nieuwe map te selecteren in plaats van de knop +Nieuw, waardoor de beperking soms wordt omzeild.

Waarom worden mijn mappen niet gesynchroniseerd met SharePoint?

Synchronisatiefouten treden meestal op als u zowel een gesynchroniseerde bibliotheek als een OneDrive-snelkoppeling naar dezelfde locatie hebt, waardoor er een conflict ontstaat. De oplossing is om de snelkoppeling online van OneDrive te verwijderen en vervolgens uw OneDrive-account te ontkoppelen en opnieuw te koppelen. Controleer bovendien of uw OneDrive-client is bijgewerkt en onderbreek/hervat de synchronisatie via het systeemvakpictogram om vernieuwing te forceren.