Er zijn veel redenen waarom u de hoeveelheid ruimte tussen regels in een alinea of tussen alinea’s zelf wilt wijzigen. Word biedt enkele handige vooraf ingestelde waarden om te gebruiken, maar u kunt ook de volledige controle overnemen door de exacte afstand op te geven. Hier is hoe.
Het wijzigen van de regel- of alinea-afstand in een document hoeft u wellicht niet vaak te doen. Maar zoals iedereen die een paper met verplichte dubbele spatiëring heeft moeten inleveren weet, kan dit het verschil zijn tussen slagen en falen. Buiten de universiteit kunt u door werkgevers, klanten of uitgevers nog steeds worden geconfronteerd met richtlijnen voor regelafstanden. En zelfs in uw eigen documenten kan de juiste afstand uw document beter leesbaar maken of delen van de documenten markeren waarop u wilt dat uw lezers zich concentreren. Als de standaardafstand in Word niet helemaal goed voor u is, maakt Word het gemakkelijk om te wijzigen.
Wat is regel- en alinea-afstand?
Ze zijn allebei zo ongeveer hoe ze klinken. Regelafstand is de hoeveelheid witruimte tussen twee regels tekst. Alinea-afstand is de hoeveelheid witruimte tussen twee alinea’s. En net als het gebruik van het juiste lettertype of de juiste marges, is het regelen van de afstand een belangrijk onderdeel van de opmaak van documenten.
VERWANT: Lettertypen insluiten in een Microsoft Word-document
En hoe vreemd het op het eerste gezicht ook mag klinken, zowel regel- als alinea-afstand wordt toegepast op alinea-niveau. Regelafstand bepaalt hoe alle regels van een alinea worden verdeeld. Alinea-afstand bepaalt hoeveel ruimte er voor en na de alinea komt.
In Word wordt regelafstand meestal gemeten in veelvouden van de lettergrootte die de alinea gebruikt. Stel dat u een 12-punts lettertype gebruikt voor de tekst in uw alinea. Als u kiest voor een enkele regelafstand, is de ruimte tussen de regels 12 punten. Als u kiest voor dubbele afstand, is die ruimte tussen de lijnen 24 punten. Als u dingen echter wilt verfijnen, kunt u ook een exacte puntgrootte opgeven.
Alinea’s werken een beetje anders. Standaard voegt Word acht punten ruimte toe na een alinea en geen extra spatie voor de alinea, en u kunt beide waarden naar wens wijzigen.
Laten we eens nader bekijken hoe u dit allemaal kunt doen.
Gebruik Quick Presets voor eenvoudige wijzigingen
Word heeft een aantal algemene vooraf ingestelde opties waaruit u kunt kiezen. Onthoud dat regel- en alinea-afstand beide op alineaniveau worden toegepast. Als u uw invoegpositie in een alinea plaatst, wijzigt u dingen voor die alinea. Als u tekst uit meerdere alinea’s selecteert, wijzigt u dingen voor al die alinea’s.
Selecteer alle alinea’s die u wilt wijzigen (of plaats uw invoegpositie ergens in een enkele alinea die u wilt wijzigen). Klik op het tabblad Home op de knop “Regel- en alinea-afstand”.
Dit opent een vervolgkeuzemenu met voorinstellingen voor regelafstand (bovenaan) en alinea-afstand (onderaan).
De regelafstand wordt in veelvouden weergegeven. “2.0” is dubbele regelafstand, “3.0” is drievoudige regelafstand, enzovoort. Selecteer het gewenste veelvoud en Word past het toe op de geselecteerde alinea’s. Als u een andere afstand wilt kiezen of wilt terugkeren naar de oorspronkelijke afstand, klikt u nogmaals op de optie “Regel- en alinea-afstand” en selecteert u een andere veelvoud.
Met de alinea-afstand kunt u alleen een vooraf ingestelde afstand voor de alinea of na de alinea toevoegen of verwijderen. En het is een beetje raar hoe het werkt. Als u momenteel geen spaties voor of na een alinea heeft, toont het menu opdrachten voor het toevoegen van spaties op beide locaties (zoals weergegeven in de vorige afbeelding). Als u een spatie op één locatie toevoegt, verandert dat commando zodat u die afstand kunt verwijderen.
U kunt dus maar één niveau van vooringestelde afstand toevoegen of verwijderen met de menuopdrachten. En wat zijn die voorinstellingen? 12 punten voor de afstand voor de alinea en 8 punten voor de afstand erna.
Deze voorinstellingen werken goed genoeg voor eenvoudige wijzigingen in enkele alinea’s. Maar wat als u de afstand in het hele document wilt wijzigen? U kunt alles selecteren (Ctrl + A) en vervolgens dezelfde opdrachten gebruiken, maar er zijn enkele betere voorinstellingen beschikbaar als u het hele document wilt wijzigen.
Gebruik aanvullende voorinstellingen voor afstand voor uw hele document
Schakel over naar het tabblad “Ontwerp” en klik vervolgens op de knop “Alinea-afstand”.
Nu, hoewel die knop het label “Alinea-afstand” heeft, kunnen de wijzigingen hier van toepassing zijn op zowel alinea- als regelafstand voor uw document. Terwijl u uw aanwijzer over elke voorinstelling beweegt, kunt u de wijzigingen in uw document zien. U ziet ook een kleine tekstballon verschijnen die u precies laat weten welke regel- en alinea-afstandsopties die vooraf zijn ingesteld, van toepassing zijn.
Dit is een “alles of niets” -optie, dus het werkt alleen voor het hele document, of helemaal niet. Dit is hoe de voorinstellingen Compact, Open en Double eruit zien bij identieke tekst.
Onder aan dat vervolgkeuzemenu “Alinea-afstand” kunt u ook op de opdracht “Aangepaste alinea-afstand” klikken om het venster Stijlen beheren te openen.
Op het tabblad “Standaardinstellingen instellen” kunt u met de gereedschappen in het gedeelte “Alinea-afstand” de afstand voor uw document nauwkeurig afstemmen. U kunt ook onderaan kiezen of u uw wijzigingen alleen in het huidige document wilt toepassen, of op alle nieuwe documenten op basis van hetzelfde sjabloon.
Pas fijnere controle toe op alinea- en regelafstand
Als je een beetje meer finesse wilt dan een van deze presets die we hebben aangeboden, heb je nog een andere optie (dit is tenslotte Word).
Plaats eerst uw invoegpositie in de alinea die u wilt wijzigen (of selecteer meerdere alinea’s of het hele document met Ctrl + A). Klik op het tabblad “Home” op de kleine pijl rechtsonder in de groep Alinea.
Dit opent het Alinea-venster. Op het tabblad “Inspringingen en afstand”, in het gedeelte “Afstand”, kunt u specifieke aanpassingen toepassen op zowel alinea- als regelafstand.
Aan de linkerkant kunt u de besturingselementen “Voor” en “Na” gebruiken om aan te geven hoeveel ruimte u voor en na alinea’s wilt. Je hebt ook de optie om te voorkomen dat je alinea-afstand invloed heeft op tekstblokken met verschillende stijlen door het aankruisvakje ‘Geen ruimte toevoegen tussen alinea’s van dezelfde stijl’ in te schakelen. (Als u niet zeker weet of u verschillende stijlen gebruikt, is dat waarschijnlijk niet het geval.)
Aan de rechterkant in dat gedeelte kunt u met de vervolgkeuzelijst “Regelafstand” al diezelfde voorinstellingen voor regelafstand kiezen die we eerder hebben bekeken, samen met enkele andere opties.
Deze extra opties zijn onder meer:
- Minstens: Met deze optie kunt u een minimale puntgrootte opgeven die moet worden gebruikt voor regelafstand en is alleen nuttig in zeer specifieke omstandigheden. Stel dat u een regel in een alinea had die om welke reden dan ook een kleinere lettergrootte gebruikte dan de andere regels. Regelmatige afstandsopties kunnen het er raar uit laten zien. Het kiezen van een minimale afstand kan helpen.
- Precies: Met deze optie kunt u een exacte puntgrootte specificeren om te gebruiken tussen regels van de geselecteerde alinea’s.
- Meerdere: Met deze optie kunt u een specifiek veelvoud inbellen om te gebruiken voor spaties. Als de afstand 1,5 te klein lijkt en 2,0 te breed, kunt u bijvoorbeeld 1,75 proberen.
Tussen deze drie opties heb je volledige controle over al je documentafstanden, dus nu kun je vol vertrouwen die term paper verdubbelen of je collega’s versteld doen staan met een perfect opgemaakt rapport.