Als je de Mailbox Cleanup-tool hebt gebruikt om naar de grootte van je Outlook-mappen te kijken, heb je misschien drie (of soms vier) mappen opgemerkt die beginnen met ‘Synchronisatieproblemen’. U kunt de map “Synchronisatieproblemen Conflicten” legen met het hulpprogramma Mailbox Cleanup, maar de andere blijven dan achter. Laten we eens kijken hoe u ze kunt openen, waar ze voor zijn en of u de inhoud ervan kunt of moet verwijderen.
Hoe krijgt u toegang tot de synchronisatiemappen?
Als je het nog nooit eerder hebt gebruikt, bekijk dan onze handleiding voor het gebruik van de Mailbox Cleanup-tool. De functie View Mailbox Size toont u de grootte van alle mappen in Outlook. Scrol omlaag naar de onderkant van de lijst om de mappen met synchronisatieproblemen te vinden.
U ziet deze mappen niet standaard in het navigatievenster in Outlook, dus we beginnen met ze zichtbaar te maken. Klik onderaan het navigatievenster op de ellips (de drie puntjes) en selecteer de optie “Mappen”.
Hierdoor wordt de weergave in het navigatievenster gewijzigd zodat alle e-mailmappen in uw mailbox worden weergegeven, inclusief de map Synchronisatieproblemen en de drie submappen.
Berichten in de synchronisatiemappen zijn alleen zichtbaar in de Outlook-client op uw computer, dus u vindt ze niet in de Outlook-webapp.
Waar zijn de synchronisatiemappen voor?
Over het algemeen bevatten de synchronisatiemappen berichten over problemen die zijn opgetreden bij het synchroniseren van e-mails in Outlook met die op de e-mailserver (of vice versa). Dit gebeurt meestal als u offline hebt gewerkt en Outlook geen verbinding heeft kunnen maken met de mailserver, of als u een verbindingsprobleem heeft.
Elke map bevat e-mails over een specifiek soort probleem:
- Synchronisatieproblemen: Outlook synchroniseert regelmatig met uw mailserver op de achtergrond. Dit is de reden waarom u een e-mail kunt verzenden vanuit Outlook op uw computer en het bericht nog steeds in de map Verzonden items ziet wanneer u Outlook in de O365 online portal controleert. De map Synchronisatieproblemen bevat de logboeken voor de synchronisaties, dus algemene problemen of vertragingen bij het synchroniseren met de mailserver worden hier geregistreerd.
- Conflicten: Als Outlook een probleem heeft gehad met het synchroniseren met de mailserver, hebt u mogelijk verschillende exemplaren van dezelfde e-mail. Dit gebeurt meestal wanneer u Outlook op meer dan één plaats gebruikt, zoals uw laptop thuis en uw telefoon wanneer u onderweg bent. De map Conflicten bevat verschillende exemplaren en stelt u in staat te kiezen welke u wilt behouden. Als je een wijziging hebt aangebracht in een item (zoals een e-mail, een taak of een agenda-afspraak) op je telefoon en het wordt niet weergegeven in Outlook, dan is het waarschijnlijk hier.
- Lokale storingen: Wanneer Outlook iets niet naar de mailserver kan sturen, wordt dit als een fout aangemerkt en wordt er een kopie in de map Local Failures geplaatst. Dit kan een e-mail zijn, een taakupdate, een agenda-antwoord of iets anders dat wordt gesynchroniseerd met de mailserver. Outlook zal blijven proberen te synchroniseren, dus alleen omdat een item in deze map staat, betekent dit niet dat het uiteindelijk niet met succes naar de server is verzonden – alleen dat Outlook een tijdje moeite had om het te verzenden.
- Serverstoringen: Dit is het omgekeerde van de map Local Failures. Waar Lokale mappen dingen bevatten die Outlook niet kan synchroniseren naar de mailserver, bevat Server Failures dingen die Outlook niet kon synchroniseren van de mailserver. De Local Failure-items zijn altijd zichtbaar, maar de Server Failure-items zijn alleen zichtbaar als je een actieve verbinding hebt met de mailserver (omdat het berichten van de server zijn). Berichten over serverstoringen zijn veel zeldzamer, daarom wordt deze map vaak niet weergegeven in het venster Mailboxopruiming> Mapformaten. Het account dat we gebruiken om u te laten zien hoe dit werkt, loopt bijvoorbeeld al meer dan drie jaar door Outlook en de map Server Failures bevat nooit een enkel bericht.
Kun je (en moet je) deze berichten verwijderen?
Ja, u kunt dit bericht net als elk normaal bericht in Outlook verwijderen. Of je zou moeten ze verwijderen is een lastiger vraag.
Dit zijn berichten waarvan de meeste Outlook-gebruikers zich niet bewust zijn omdat ze afkomstig zijn van de Exchange Server en door beheerders worden gebruikt om problemen op te lossen. Meestal hebben deze berichten geen zin, tenzij u een Exchange-probleem oplost. Als je dat nog nooit hebt gedaan en je hebt de ruimte nodig, dan kun je ze waarschijnlijk zonder problemen verwijderen. Dat gezegd hebbende, deze berichten zijn meestal erg kleine berichten die alleen uit tekst bestaan ​​en u wint mogelijk niet veel ruimte door ze te verwijderen.
Nog een belangrijk voorbehoud: als u een computer gebruikt die door uw werkplek wordt geleverd, neem dan contact op met uw IT-ondersteuningsmedewerkers voordat u deze berichten verwijdert. Je hebt ze misschien niet nodig, maar misschien wel.