Microsoft Teams is geweldig om werkgebieden op te splitsen in verschillende teams en kanalen, maar het is gemakkelijk om veel te veel dingen in de zijbalk te hebben voor gemakkelijke navigatie. Hier leest u hoe u de zaken een beetje kunt opruimen.
Een van de voordelen van Microsoft Teams is dat het eenvoudig is om teams en kanalen te maken. Dit betekent dat u werkstromen kunt opsplitsen, gedetailleerde machtigingen kunt hebben voor wie wat kan zien en in het algemeen uw samenwerking en documenttoegang kunt beheren zoals u dat wilt.
Elk voordeel kan echter een nadeel worden, en in dit geval is het nadeel dat het aantal teams en kanalen snel kan groeien tot het punt waarop het moeilijk is om iets te vinden. Dit geldt vooral in een zakelijke omgeving waar andere mensen je kunnen toevoegen aan teams of kanalen.
Gelukkig geeft Microsoft Teams je tools om hiermee om te gaan, zodat je zelf bepaalt welke teams en kanalen je ziet. Hier leest u hoe u de zijbalk van uw Teams in iets meer georganiseerds kunt veranderen.
We beginnen met een ongeorganiseerde zijbalk en veranderen deze in iets meer geordend.
Herschik uw teams
Het eerste dat u moet doen, is uw teams in een bepaalde volgorde ordenen. Door vergelijkbare teams te groeperen, of ze alfabetisch te ordenen, kunt u ze visueel scannen om het gewenste team te vinden.
U kunt dit doen door teams naar verschillende posities in de zijbalk te slepen en neer te zetten. Klik op het team dat u wilt verplaatsen – in ons geval is dat het “Project Pegasus” -team – en sleep het naar de juiste plaats.
Doe dit met al je teams totdat ze in een soort georganiseerde lijst staan.
Verberg teams waar u niet naar kijkt
Nu je een geordende lijst hebt, is het tijd om de belangrijke teams zichtbaar te houden en de onbelangrijke teams te verbergen. Het is normaal dat er meerdere teams zijn waar je nauwelijks naar kijkt (vooral teams waaraan andere mensen je hebben toegevoegd) maar die je niet kunt verlaten.
U kunt deze teams verbergen door op het pictogram met drie stippen naast de teamnaam te klikken en “Verbergen” te selecteren in het menu.
Hierdoor wordt een nieuwe sectie “Verborgen teams” gemaakt.
Klik op de pijl naast “Verborgen teams” om de groep te minimaliseren en de verborgen teams uit het zicht te verbergen.
Vanaf nu zie je de teams niet, tenzij je het gedeelte “Verborgen teams” opent door op de pijl ernaast te klikken, en je krijgt geen meldingen van de verborgen teams, tenzij je rechtstreeks wordt genoemd.
Om een team uit “Hidden Teams” te verwijderen, klikt u op het pictogram met drie stippen naast het team en selecteert u “Tonen” in het menu.
Verberg kanalen waar u niet naar kijkt
Je hebt misschien teams die je zichtbaar wilt houden, maar die ook kanalen hebben waar je nooit naar kijkt. Net als een heel team kunt u afzonderlijke kanalen verbergen. Klik op het pictogram met drie stippen naast het kanaal en selecteer “Verbergen” in het menu.
Hiermee wordt een nieuwe sectie in het team gemaakt met de naam ‘1 verborgen kanaal’.
Als u meer dan één kanaal verbergt, verandert de naam in “2 verborgen kanalen”, “3 verborgen kanalen”, enzovoort.
Om verborgen kanalen te bekijken, klikt u op de pijl naast “Verborgen kanalen” en selecteert u de kanaalnaam, of klikt u op “Weergeven” om het kanaal zichtbaar te maken.
Pin uw belangrijke kanalen
Om belangrijke kanalen altijd zichtbaar te houden, kunt u ze bovenaan de zijbalk vastzetten. Klik op het pictogram met drie stippen naast het team en selecteer vervolgens “Pin” in het menu.
Hierdoor wordt een nieuwe sectie ‘Vastgemaakt’ bovenaan de zijbalk gemaakt met het kanaal dat je hebt vastgezet eronder zichtbaar.
U kunt zoveel kanalen vastzetten als u wilt. We zijn alleen geïnteresseerd in het “Status Updates” -kanaal in onze projectteams, dus we hebben die kanalen vastgezet en gesleept en neergezet in alfabetische volgorde op basis van de projectnaam.
Om een team te verwijderen uit het gedeelte “Vastgemaakt”, klikt u op het pictogram met drie stippen naast het kanaal en selecteert u “Losmaken” in het menu.
Vastgezette kanalen zijn zichtbaar in het gedeelte “Vastgemaakt”, ongeacht of het team waarin ze zitten verborgen is of niet. Omdat we de andere kanalen in onze projectteams niet hoeven te zien, kunnen we elk projectteam verbergen en onze lijst nog schoner maken.
Ter vergelijking: onthoud dat onze zijbalk oorspronkelijk een ongeordende puinhoop was.
Maar met een paar minuten sorteren, verbergen en vastzetten, hebben we er iets veel schoner en gebruiksvriendelijker van gemaakt.
