Wanneer u opmerkingen toevoegt aan een Word-document, Excel-spreadsheet of PowerPoint-presentatie, kunt u met Office 365 een andere gebruiker noemen met het “@” -teken (zoals de meeste chat-apps). Dit is waar Office 365 voor bedoeld is en hoe u ze effectief kunt gebruiken.
Vermeldingen hebben alleen zin als u met andere mensen werkt, dus hoewel u ze kunt gebruiken met een persoonlijk Office 365 (O365) -abonnement, moet u andere mensen aan dat abonnement toevoegen, zodat ze veel kunnen gebruiken. Dit betekent dat vermeldingen doorgaans nuttiger zijn binnen een organisatie waar iedereen een O365-licentie heeft.
U zult Word, Excel of PowerPoint nooit als chat-apps gebruiken, maar dat betekent niet dat u het bestand dat u beoordeelt wilt verlaten om de auteur een bericht te sturen. Voorheen kon u opmerkingen toevoegen aan een Office-bestand zodat iemand anders met toegang tot dat bestand kan lezen, maar dat is afhankelijk van het openen van het bestand en het lezen van de opmerkingen. Met vermeldingen kun je iemand proactief een bericht sturen.
Dat bericht kan een vraag zijn (“Sandra, kunt u bevestigen dat deze cijfers correct zijn?”), Een bewerking (“John, dit gedeelte is te veelomvattend, kunt u het inkorten alstublieft.”), Of gewoon een opmerking (“Jean , hou van deze dia, dat is echt effectief ”). Wat het ook is, een vermelding stuurt die persoon automatisch een e-mailwaarschuwing met een link naar de opmerking. U hoeft niet meer te wachten tot iemand het bestand opent “voor het geval dat” u een opmerking hebt toegevoegd!
We gaan dit demonstreren met Word, maar het proces is precies hetzelfde in Excel en PowerPoint.
Selecteer de tekst waarop u een opmerking wilt plaatsen en klik vervolgens op Invoegen> Nieuwe opmerking (of klik met de rechtermuisknop op de gemarkeerde tekst en selecteer “Nieuwe opmerking” in het contextmenu).
Typ “@” en de naam van de persoon die u wilt vermelden in het opmerkingenvenster dat verschijnt. Schrijf de rest van uw bericht op en klik vervolgens op de knop “Posten”.
En dat is het, je hebt iemand genoemd.
De persoon die u noemde, ontvangt een e-mailwaarschuwing met uw opmerking, de tekst waarop u hebt gereageerd, en een knop om hen rechtstreeks naar uw opmerking in het document te leiden.
Vermeldingen in het algemeen werken in de mobiele apps, webapps en desktopclients van Microsoft voor Word, Excel en PowerPoint.
De e-mailwaarschuwing heeft extra functionaliteit die ook elke discussielijn en de omringende documentcontext laat zien en u de mogelijkheid geeft om vanuit de e-mail op de opmerking te reageren.
Deze extra functionaliteit is beschikbaar in de mobiele apps en webapps voor Word, Excel en PowerPoint, en de Excel-client (versie 1911 of later voor Windows, versie 16.31 of later voor Mac). E-mailwaarschuwingen van de Word- en PowerPoint-client-apps krijgen deze extra functionaliteit ergens in 2020.