Excel heeft de functies “Sorteer A naar Z” en “Sorteer Z naar A” waarmee u waarden alfabetisch of numeriek kunt sorteren, en een functie “Aangepast sorteren” waarmee u op meerdere criteria kunt sorteren. Hier leest u hoe u ze kunt gebruiken.
Laten we naar een voorbeeld kijken
In dit voorbeeld hebben we negen chemische elementen uit het periodiek systeem gekozen, en we zullen de gegevens sorteren op basis van de celinhoud met de functie “Sorteer A tot Z” en de functie “Aangepast sorteren”.
De vervolgkeuzelijst “Sorteren en filteren” bevindt zich helemaal rechts op het tabblad “Home”.
Hier zijn onze voorbeeldgegevens, afkomstig uit het periodiek systeem. Elk ‘Element’ heeft informatie die uniek is, zoals het ‘Symbool’ en ‘Atoomnummer’. Maar elk element behoort ook tot andere categorieën, zoals zijn “Fase bij STP” (dwz of het nu een vaste stof, vloeistof of gas is in een kamer met standaard temperatuur en druk) en zijn “Elementcategorie” op de periodetafel.
Laten we eenvoudig beginnen en de gegevens sorteren op de kolom “Atoomnummer”. Begin met het selecteren van de kolom (u kunt de koptekstrij opnemen als uw gegevens er een hebben).
Navigeer nu naar de vervolgkeuzelijst “Sorteren en filteren” en selecteer de eerste of tweede optie. In dit voorbeeld sorteren we van de laagste naar de hoogste numerieke waarde met behulp van de functie “Sorteer A naar Z”.
Er verschijnt een “Sorteerwaarschuwing” -vak als er andere kolommen met gegevens zijn waarvan Excel denkt dat u ze in uw sortering wilt opnemen. Laten we eerst de resultaten van de optie “Doorgaan met de huidige selectie” bekijken. Klik op die optie en druk op de knop “Sorteren”.
U kunt zien dat de kolom “Atoomnummer” is gesorteerd van laag naar hoog, maar dat de overeenkomstige informatie in de andere kolommen niet is gewijzigd. Dit kan problematisch zijn als u alle kolommen wilt sorteren. Kijk dus voordat u verder gaat naar enkele rijen om te zien of ze logisch zijn. In dit geval is het duidelijk dat de andere kolommen niet zijn gesorteerd omdat waterstof, het element met het laagste “atoomnummer”, het “atoomnummer” van lood heeft.
Laten we nu de andere optie proberen om te zien hoe het werkt. Selecteer de optie “Selectie uitbreiden” en klik op de knop “Sorteren”.
U kunt zien dat de gegevens in de kolom “Atoomnummer” zijn gesorteerd en dat de gegevens in de andere rijen erop zijn gevolgd. (U kunt ook gewoon alle gegevens markeren en Excel zal geen vak ‘Sorteerwaarschuwing’ weergeven.)
Laten we nu eens kijken hoe we de functie “Aangepast sorteren” kunnen gebruiken om de gegevens op verschillende kolommen tegelijk te sorteren.
Selecteer alle gegevens, inclusief de koptekstrij als uw gegevens er een hebben.
Navigeer nu naar de vervolgkeuzelijst “Sorteren en filteren” en selecteer de opdracht “Aangepast sorteren”.
Dit opent het venster Sorteren.
We zullen onze gegevens eerst sorteren door de kolom “Fase bij STP” te gebruiken, zodat alle gassen hoger op de lijst verschijnen dan de vaste stoffen. Selecteer de kolom “Fase bij STP”.
Druk nu op de knop “Niveau toevoegen”.
Er verschijnt een nieuw niveau. Merk op dat het niveau zegt “Dan door”. Dit betekent dat dit de tweede kolom is die wordt gebruikt om de gegevens te sorteren. We zullen de “Elementcategorie” kiezen als het tweede niveau, zodat de gassen op categorie worden gesorteerd en edelgassen hoger op de lijst verschijnen dan de reactieve gassen. Selecteer de kolom “Elementcategorie”.
Merk op dat er andere opties zijn. Laten we eens kijken naar de vervolgkeuzelijst ‘Sorteren op’. Er zijn verschillende opties, maar we zullen de optie “Celwaarden” gebruiken.
Voeg nog een niveau toe door nogmaals op de knop “Niveau toevoegen” te drukken.
Selecteer de kolom “Element”. Dit betekent dat de “Element” -waarden in elke “Elementcategorie” alfabetisch worden gesorteerd, zodat het edelgas Argon voor het andere edelgas Neon komt.
Laten we eens kijken naar de vervolgkeuzelijst “Bestelling”. Er zijn een paar opties, maar voor dit voorbeeld zullen we de standaard sorteervolgorde “A tot Z” kiezen.
U kunt zoveel niveaus toevoegen als in het vak “Sorteren” passen. Als u klaar bent, klikt u op de knop “OK”.
De gegevens zijn succesvol gesorteerd. De sorteervolgorde was eerst op ‘Phase at STP’, vervolgens ‘Element Category’ en vervolgens op ‘Element’. U kunt zien dat de kolom “Fase bij STP” alfabetisch is gesorteerd en dat binnen elk type “Fase bij STP” de waarden voor “Elementcategorie” alfabetisch zijn gesorteerd. En tot slot worden de “Element” -waarden alfabetisch gesorteerd binnen elk “Element Category” -type.
Opmerking: zorg ervoor dat u selecteert alle van de kolommen die u nodig heeft bij het voorbereiden van het sorteren van uw gegevens. Excel zal u niet waarschuwen dat u kolommen over het hoofd ziet wanneer u de functie “Aangepast sorteren” gebruikt.
