Je hebt hard aan je spreadsheet gewerkt. Je wilt niet dat iemand het verprutst. Gelukkig biedt Excel een aantal behoorlijk goede tools om te voorkomen dat mensen verschillende delen van een werkmap bewerken.
Bescherming in Excel is gebaseerd op een wachtwoord en gebeurt op drie verschillende niveaus.
- Werkboek: U heeft een aantal opties om een werkmap te beveiligen. U kunt het coderen met een wachtwoord om te beperken wie het zelfs kan openen. U kunt het bestand standaard openen als alleen-lezen, zodat mensen zich moeten aanmelden om het te bewerken. En u beschermt de structuur van een werkmap zodat iedereen deze kan openen, maar ze hebben een wachtwoord nodig om werkbladen te herschikken, hernoemen, verwijderen of nieuwe werkbladen te maken.
- Werkblad: U kunt de gegevens op afzonderlijke werkbladen beschermen tegen wijzigingen.
- Cel: U kunt ook voorkomen dat alleen specifieke cellen op een werkblad worden gewijzigd. Technisch gezien omvat deze methode het beschermen van een werkblad en vervolgens toestaan dat bepaalde cellen worden vrijgesteld van die bescherming.
U kunt zelfs de bescherming van die verschillende niveaus combineren voor verschillende effecten.
Bescherm een hele werkmap tegen bewerken
U hebt drie keuzes als het gaat om het beveiligen van een volledige Excel-werkmap: codeer de werkmap met een wachtwoord, maak de werkmap alleen-lezen of bescherm alleen de structuur van een werkmap.
Versleutel een werkmap met een wachtwoord
Voor de beste bescherming kunt u het bestand met een wachtwoord versleutelen. Telkens wanneer iemand het document probeert te openen, vraagt Excel hem eerst om een wachtwoord.
Om het in te stellen, opent u uw Excel-bestand en gaat u naar het menu Bestand. Je ziet standaard de categorie ‘Info’. Klik op de knop “Werkmap beschermen” en kies vervolgens “Versleutelen met wachtwoord” in het vervolgkeuzemenu.
Typ uw wachtwoord in het venster Document versleutelen dat wordt geopend en klik vervolgens op “OK”.
Notitie: Let op de waarschuwing in dit venster. Excel biedt geen enkele manier om een vergeten wachtwoord te herstellen, dus zorg ervoor dat u er een gebruikt die u gemakkelijk kunt onthouden.
Typ uw wachtwoord nogmaals om te bevestigen en klik vervolgens op “OK”.
U keert terug naar uw Excel-blad. Maar nadat u het hebt gesloten, vraagt Excel u de volgende keer dat u het opent om het wachtwoord in te voeren.
Als u ooit de wachtwoordbeveiliging uit het bestand wilt verwijderen, opent u het (waarvoor u natuurlijk het huidige wachtwoord moet opgeven) en volgt u dezelfde stappen die u hebt gebruikt voor het toewijzen van het wachtwoord. Maak deze keer het wachtwoordveld leeg en klik op ‘OK’.
Maak een werkmap alleen-lezen
Een werkmap openen als alleen-lezen is supereenvoudig. Het biedt geen echte bescherming omdat iedereen die het bestand opent, het bewerken kan inschakelen, maar het kan dienen als een suggestie om voorzichtig te zijn met het bewerken van het bestand.
Om het in te stellen, opent u uw Excel-bestand en gaat u naar het menu Bestand. Je ziet standaard de categorie ‘Info’. Klik op de knop “Werkmap beveiligen” en kies vervolgens “Versleutelen met wachtwoord” in het vervolgkeuzemenu.
Nu, telkens wanneer iemand (inclusief u) het bestand opent, krijgen ze een waarschuwing waarin staat dat de auteur van het bestand liever zou hebben dat ze het openen als alleen-lezen, tenzij ze wijzigingen moeten aanbrengen.
Om de alleen-lezen instelling te verwijderen, gaat u terug naar het menu Bestand, klikt u nogmaals op de knop “Werkmap beschermen” en schakelt u de instelling “Altijd openen alleen-lezen” uit.
Bescherm de structuur van een werkmap
De laatste manier waarop u bescherming op werkmapniveau kunt toevoegen, is door de structuur van de werkmap te beschermen. Dit type beveiliging voorkomt dat mensen zonder wachtwoord wijzigingen aanbrengen op werkmapniveau, wat betekent dat ze geen werkbladen kunnen toevoegen, verwijderen, hernoemen of verplaatsen.
Om het in te stellen, opent u uw Excel-bestand en gaat u naar het menu Bestand. Je ziet standaard de categorie ‘Info’. Klik op de knop “Werkmap beschermen” en kies vervolgens “Versleutelen met wachtwoord” in het vervolgkeuzemenu.
Typ uw wachtwoord en klik op “OK”.
Bevestig uw wachtwoord en klik op “OK”.
Iedereen kan het document nog steeds openen (ervan uitgaande dat u de werkmap niet ook met een wachtwoord hebt versleuteld), maar ze hebben geen toegang tot de structurele opdrachten.
Als iemand het wachtwoord kent, kan hij toegang krijgen tot die commando’s door over te schakelen naar het tabblad “Herzien” en op de knop “Werkboek beschermen” te klikken.
Ze kunnen dan het wachtwoord invoeren.
En de structurele commando’s komen beschikbaar.
Het is echter belangrijk om te begrijpen dat deze actie de bescherming van de werkmapstructuur uit het document verwijdert. Om het te herstellen, moet u teruggaan naar het bestandsmenu en de werkmap opnieuw beveiligen.
Bescherm een werkblad tegen bewerken
U kunt ook afzonderlijke werkbladen beschermen tegen bewerking. Wanneer u een werkblad beveiligt, vergrendelt Excel alle cellen zodat ze niet kunnen worden bewerkt. Door uw werkblad te beschermen, kan niemand de inhoud bewerken, opnieuw opmaken of verwijderen.
Klik op het tabblad “Review” op het hoofd Excel-lint.
Klik op ‘Blad beveiligen’.
Voer het wachtwoord in dat u wilt gebruiken om het blad in de toekomst te ontgrendelen.
Selecteer de rechten die u gebruikers wilt geven voor het werkblad nadat het is vergrendeld. U wilt bijvoorbeeld mensen toestaan rijen en kolommen op te maken, maar niet te verwijderen.
Klik op “OK” als u klaar bent met het selecteren van rechten.
Voer het wachtwoord dat u heeft gemaakt opnieuw in om te bevestigen dat u het onthoudt en klik vervolgens op “OK”.
Als u die bescherming wilt verwijderen, gaat u naar het tabblad “Herzien” en klikt u op de knop “Beveiliging blad opheffen”.
Typ uw wachtwoord en klik vervolgens op “OK”.
Uw blad is nu onbeschermd. Merk op dat de bescherming volledig is verwijderd en dat u het laken opnieuw moet beschermen als u dat wilt.
Bescherm specifieke cellen tegen bewerking
Soms wilt u misschien alleen specifieke cellen beschermen tegen bewerking in Microsoft Excel. U heeft bijvoorbeeld een belangrijke formule of instructies die u veilig wilt bewaren. Wat de reden ook is, u kunt eenvoudig alleen bepaalde cellen in Microsoft Excel vergrendelen.
Begin met het selecteren van de cellen die u wilt Niet doen willen worden vergrendeld. Het lijkt misschien contra-intuïtief, maar goed, dat is Office voor jou.
Klik nu met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen en kies de opdracht “Cellen opmaken”.
Schakel in het venster Cellen opmaken naar het tabblad “Bescherming”.
Schakel het selectievakje “Vergrendeld” uit.
En klik vervolgens op “OK”.
Nu u de cellen heeft geselecteerd waarvoor u bewerking wilt toestaan, kunt u de rest van het werkblad vergrendelen door de instructies in het vorige gedeelte te volgen.
Merk op dat u eerst een werkblad kunt vergrendelen en vervolgens de cellen kunt selecteren die u wilt ontgrendelen, maar Excel kan daar een beetje onoverzichtelijk over zijn. Deze methode om de cellen te selecteren die u ontgrendeld wilt houden en vervolgens het blad te vergrendelen, werkt beter.
