8 Microsoft Word-tips voor professioneel ogende documenten

Zoals u waarschijnlijk al weet, biedt Microsoft Word u tal van hulpmiddelen voor het samenstellen en opmaken van vrijwel elk type document. Maar welke van deze functies moet u gebruiken om professioneel ogende documenten te maken? Hier volgen enkele handige tips.

Kies het juiste lettertype voor de taak

Of u nu een zakelijk document of een collegepaper maakt, kies een gemakkelijk leesbaar lettertype.

Als u van plan bent het document af te drukken, kunt u een serif-lettertype kiezen, zoals Times New Roman of Georgia. Zoals de naam al aangeeft, hebben serif-letters schreven, die je vleugels of staarten zou kunnen noemen, waardoor het lettertype er sierlijker uitziet. Deze verschijnen mooi op bedrukte stukken.

Kies voor digitale documenten in plaats daarvan voor een schreefloos lettertype zoals Arial of Calibri. Deze lettertypestijlen hebben geen schreven (vleugels of staarten) waardoor ze gemakkelijker te lezen zijn op schermen van computers of mobiele apparaten.

Om de lettertypestijl, samen met de grootte en kleur te wijzigen, gaat u naar het tabblad Start en het gedeelte Lettertypen van het lint.

Om het standaardlettertype voor alle documenten te wijzigen, opent u de Font Launcher met behulp van de kleine pijl in de rechterbenedenhoek.

Maak uw keuze, kies “Instellen als standaard” en “OK”.

Pas de marges op de juiste manier aan

Als u een vereiste heeft voor de marges, kunt u deze eenvoudig instellen op de exacte maten die u nodig heeft. Zo niet, dan is de standaard één inch voor alle vier de zijden. Afhankelijk van het type document dat u maakt, wilt u mogelijk kleinere marges voor tabellen of diagrammen. In dit geval kunt u kiezen voor de instellingen voor de smalle marge van een halve inch aan elke kant.

Om de marges aan te passen, gaat u naar het tabblad Lay-out en opent u het vervolgkeuzemenu Marges om uw keuze te maken.

Kies Aangepaste marges onder aan de lijst voor marges met exacte afmetingen. Voer bovenaan de afmetingen in, inclusief de goot als je wilt, en klik op “OK” om de wijzigingen op te slaan.

Merk op dat u extra opties hebt voor aangepaste marges in Word. U kunt details gebruiken per pagina-oriëntatie, paginatype en de marges toepassen op het hele document, een bepaald gedeelte of vanaf een punt dat vooruit gaat.

Kies de juiste regel- en alinea-afstand

Regel- en alinea-afstanden kunnen de leesbaarheid van uw document beïnvloeden, dus dit is een andere opmaakoptie om in gedachten te houden. Mogelijk moet u de ruimte verdubbelen, zoals een college-essay, maar als dat niet het geval is, is de standaardwaarde voor Word-documenten 1,15 punten, wat geschikt is voor de meeste documenttypen.

U kunt de afstand aanpassen in het gedeelte Alinea op het tabblad Start. Selecteer alle tekst in uw document of bepaalde tekst als u dat wilt. Open vervolgens het vervolgkeuzemenu Regel- en alinea-afstand om uw keuze te maken.

Kies “Opties voor regelafstand” in de lijst om uw afstand aan te passen. Gebruik het gedeelte Afstand op het tabblad Inspringingen en afstand om de punten voor en na alinea’s te wijzigen. U kunt vervolgens de vervolgkeuzelijst Regelafstand gebruiken om Enkel, Dubbel of een andere optie te kiezen.

Terwijl u uw wijzigingen aanbrengt, ziet u onderaan een voorbeeld. Als u tevreden bent met uw keuzes, selecteert u “OK” om ze toe te passen. U kunt ook de knop Instellen als standaard gebruiken om deze instellingen voor alle toekomstige documenten te behouden.

Pas uw inspringingen aan

Nogmaals, als u een vereiste heeft voor hoe uw inspringingen moeten worden weergegeven, laten we u zien hoe u deze kunt aanpassen. Maar veel documenten gebruiken tegenwoordig links uitgelijnde tekst. Om de alinea’s op te splitsen, voegt u eenvoudig een extra regel ertussen in.

Aan de andere kant moet u mogelijk de eerste regel van elke alinea laten inspringen zonder extra ruimte tussen de alinea’s. Dit type lay-out, de inspringing van de eerste regel, zie je bijvoorbeeld in een boek.

Ga naar het tabblad Lay-out en gebruik de instellingen voor inspringen in het gedeelte Alinea om uw huidige inspringingen te wijzigen.

U kunt ook het Alinea-opstartprogramma openen met behulp van de kleine pijl in de rechterbenedenhoek. Vervolgens kunt u uw aanpassingen maken in het gedeelte Inspringing van het tabblad Inspringingen en afstand. Voeg toe wat u wilt voor de linker- en rechterinspringing of kies een speciale optie aan de rechterkant, zoals een eerste regel of hangende inspringing.

Formaat met behulp van kolommen wanneer ze passen

Kolommen hebben hun plaats in bepaalde soorten documenten, zoals brochures en nieuwsbrieven. Als u dit type document maakt, gaat u naar het tabblad Lay-out en gebruikt u het vervolgkeuzemenu Kolommen om het aantal kolommen te kiezen.

Voor extra opties, selecteer onderaan “Meer kolommen”. U kunt dan een voorinstelling gebruiken, de breedte en afstand voor elke kolom kiezen en deze toepassen op het hele document of alleen op bepaalde delen.

Houd er rekening mee dat kolommen alleen nuttig zijn als het type document dat u aan het samenstellen bent, dit rechtvaardigt. Dit geeft uw document het uiterlijk van een krant, wat meestal niet geschikt is voor schoolkranten, zakelijke voorstellen of bedrijfsrapporten.

Voeg koppen toe om secties te identificeren

Als u een lang document heeft of een document dat baat zou kunnen hebben bij verschillende secties, kunt u koppen toepassen om de secties te identificeren. Dit helpt niet alleen om het document visueel te scheiden voor leesbaarheid, maar is ook handig voor het maken van een inhoudsopgave.

Om een ​​kop toe te passen, selecteert u de tekst en gaat u naar het tabblad Start. Gebruik het vak in het gedeelte Stijlen om Kop 1 of Kop 2 te kiezen, afhankelijk van de gewenste grootte en stijl.

U kunt ook de kleur van de kop wijzigen. Het kan bijvoorbeeld blauw worden weergegeven en u wilt zwart. Selecteer de kop en gebruik de kleurkeuzelijst in de zwevende werkbalk boven de tekst of in het gedeelte Lettertype op het tabblad Start.

Plaats afbeeldingen tussen tekst en alinea’s

Misschien voegt u afbeeldingen toe aan uw document. Je hebt veel manieren om het uiterlijk van je afbeeldingen in Word aan te passen, een daarvan is hoe ze zijn gepositioneerd ten opzichte van de omringende tekst.

U kunt bijvoorbeeld een kleine decoratieve afbeelding hebben die in de tekst kan worden geplaatst waar de woorden eromheen lopen. Of misschien heb je een grote verklarende afbeelding die op zichzelf tussen alinea’s moet staan.

Selecteer de afbeelding en klik op de knop Lay-outopties die rechtsboven verschijnt (alleen Windows).

U kunt ook naar het tabblad Afbeeldingsindeling gaan en de vervolgkeuzemenu’s Positie en Tekstterugloop gebruiken in het gedeelte Schikken van het lint.

U kunt de tekst vervolgens rond de afbeelding wikkelen met verschillende afstandsopties, de tekst aan de boven- en onderkant van de afbeelding plaatsen of de tekst alleen om de linker- of rechterkant wikkelen.

Voor nog meer opties selecteert u “Meer weergeven” in het pop-upvenster Lay-outopties of “Meer lay-outopties” in het menu Positie of Tekstterugloop.

Gebruik uitlijnhulpmiddelen voor afbeeldingen en objecten

Nog een tip om uw document er fantastisch uit te laten zien, is door de uitlijnhulpmiddelen van Word te gebruiken voor zaken als afbeeldingen, vormen of objecten. U kunt uitlijnhulplijnen gebruiken die alleen worden weergegeven wanneer u het element op de pagina verplaatst, of rasterlijnen die verschijnen en blijven staan ​​zodra u ze inschakelt.

Deze twee tools kunnen je helpen om je items gelijkmatig op te ruimen en naast elkaar te plaatsen voor een nette en opgeruimde uitstraling.

Tip: Kijk voor hulp bij het verplaatsen van uw afbeeldingen naar onze instructies voor vrij bewegende afbeeldingen in Word.

Ga naar het tabblad Afbeeldingsindeling, Vormindeling of Grafische indeling, afhankelijk van het type item dat u gebruikt. Open vervolgens de vervolgkeuzelijst Uitlijnen om ‘Uitlijningshulplijnen gebruiken’ of ‘Rasterlijnen weergeven’ te kiezen. Houd er rekening mee dat u niet beide tegelijk kunt gebruiken.

Hopelijk hebben deze suggesties u op weg naar een professioneel ogend Word-document.