Als u deel uitmaakt van een samenwerkend team van werknemers, of als u simpelweg te maken heeft met verschillende herzieningen van uw eigen werk, is het belangrijk om incrementele wijzigingen te kunnen volgen. In Microsoft Word is de mogelijkheid om elk verschil in twee bijna identieke documenten te vergelijken ingebouwd in de Compare-tool. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.
Open eerst Word en een willekeurig documentbestand. (Het kan een van de documenten zijn die u aan het vergelijken bent, een volledig ander document of gewoon een leeg project.) Klik op het tabblad “Review” bovenaan het scherm om het lintmenu te openen en klik vervolgens op de knop “Compare” – het staat aan de rechterkant van het menu.
Klik nogmaals op “Vergelijken” als een ander menu wordt geopend. Selecteer vervolgens in het nieuwe venster uw twee documenten: het “Originele” (of eerdere) document en het “Herziene” (of latere) document. Als u geen van beide in het vervolgkeuzemenu ziet, klikt u op het mappictogram aan de rechterkant om met uw bestandsbrowser naar het document te bladeren.
Onder “Label verandert met” kunt u een notitie instellen om u te helpen bijhouden welk verschil bij welk document hoort. Hier ga ik de mijne “later” noemen, aangezien het de laatste revisie van het manuscript is. U kunt alleen een tag aan het herziene document toevoegen, maar u kunt ertussen schakelen met het pictogram met de dubbele pijl.
Klik op de knop “Meer” om de geavanceerde opties te zien. De meeste hiervan spreken voor zich en alle opties zijn standaard ingeschakeld. Let op de optie “Wijzigingen weergeven bij”, die individuele wijzigingen ofwel teken voor teken (erg langzaam) of woord voor woord laat zien.
Klik OK.” Word opent een gecompliceerd ogende selectie deelvensters in één document. Van links naar rechts heeft u een gespecificeerde lijst met wijzigingen, een volledig overzicht van het “Herziene” document met rode markeringen in de linkermarge die wijzigingen aangeeft, en een dubbel venster met de originele en herziene documenten gestapeld. Als u met uw muiswiel scrolt, scrolt u door alle drie de primaire deelvensters tegelijk, maar u kunt de schuifbalken aan de rechterkant van elk deelvenster gebruiken om naar elk deelvenster te bladeren.
Het deelvenster Revisies is hier het handigst. Het toont elke wijziging, wat is verwijderd en wat is toegevoegd, in volgorde van boven naar beneden in het document. Het is een fantastische manier om de verschillen in tekst en opmaak in één oogopslag te zien. Als u op een van de items in het deelvenster Revisies klikt, worden de andere deelvensters onmiddellijk naar de relevante positie geschoven. Netjes!
Nadat u het tabblad Revisies heeft gebruikt om de specifieke revisie te vinden, kunt u met de rechtermuisknop op de relevante tekst in het middelste deelvenster klikken. Klik op “Accepteren” of “Afwijzen” (gevolgd door de overeenkomstige actie) om de wijziging respectievelijk te behouden of ongedaan te maken.
U kunt dit vergeleken document opslaan als een afzonderlijk bestand dat geen invloed heeft op de documenten die u momenteel bekijkt. Klik gewoon op Bestand> Opslaan als en sla het op zoals elk ander Word-document.
Houd er rekening mee dat de functie Vergelijken niet beschikbaar is als een van beide documenten wachtwoordbeveiliging heeft of als de wijzigingen ervan in Word zijn beveiligd. U kunt deze instelling in de afzonderlijke documenten wijzigen door op Controleren> Wijzigingen bijhouden te klikken.