In Microsoft Excel is het een algemene taak om naar cellen op andere werkbladen of zelfs in verschillende Excel-bestanden te verwijzen. In het begin kan dit een beetje beangstigend en verwarrend lijken, maar als je eenmaal begrijpt hoe het werkt, is het niet zo moeilijk.
In dit artikel bekijken we hoe u naar een ander blad in hetzelfde Excel-bestand kunt verwijzen en hoe u naar een ander Excel-bestand kunt verwijzen. We behandelen ook zaken als het verwijzen naar een celbereik in een functie, hoe u dingen eenvoudiger kunt maken met gedefinieerde namen en hoe u VERT.ZOEKEN kunt gebruiken voor dynamische verwijzingen.
Hoe u naar een ander blad in hetzelfde Excel-bestand kunt verwijzen
Een basiscelverwijzing wordt geschreven als de kolomletter gevolgd door het rijnummer.
De celverwijzing B3 verwijst dus naar de cel op het snijpunt van kolom B en rij 3.
Bij het verwijzen naar cellen op andere bladen, wordt deze celverwijzing voorafgegaan door de naam van het andere blad. Hieronder staat bijvoorbeeld een verwijzing naar cel B3 op een bladnaam ‘Januari’.
=January!B3
Het uitroepteken (!) Scheidt de bladnaam van het celadres.
Als de bladnaam spaties bevat, moet u de naam tussen enkele aanhalingstekens plaatsen in de verwijzing.
='January Sales'!B3
Om deze verwijzingen te maken, kunt u ze rechtstreeks in de cel typen. Het is echter gemakkelijker en betrouwbaarder om Excel de referentie voor u te laten schrijven.
Typ een gelijkteken (=) in een cel, klik op het tabblad Blad en klik vervolgens op de cel waarnaar u wilt verwijzen.
Terwijl u dit doet, schrijft Excel de referentie voor u in de formulebalk.
Druk op Enter om de formule te voltooien.
Hoe u naar een ander Excel-bestand kunt verwijzen
U kunt met dezelfde methode naar cellen van een andere werkmap verwijzen. Zorg er wel voor dat u het andere Excel-bestand hebt geopend voordat u begint met het typen van de formule.
Typ een gelijkteken (=), schakel over naar het andere bestand en klik vervolgens op de cel in dat bestand waarnaar u wilt verwijzen. Druk op Enter als je klaar bent.
De ingevulde kruisverwijzing bevat de andere werkmapnaam tussen vierkante haken, gevolgd door de bladnaam en het celnummer.
=[Chicago.xlsx]January!B3
Als de bestands- of bladnaam spaties bevat, moet u de bestandsverwijzing (inclusief de vierkante haken) tussen enkele aanhalingstekens plaatsen.
='[New York.xlsx]January'!B3
In dit voorbeeld ziet u dollartekens ($) tussen het celadres. Dit is een absolute celverwijzing (lees meer over absolute celverwijzingen).
Bij het verwijzen naar cellen en bereiken in verschillende Excel-bestanden, worden de verwijzingen standaard absoluut gemaakt. U kunt dit desgewenst wijzigen in een relatieve referentie.
Als u de formule bekijkt wanneer de werkmap waarnaar wordt verwezen, is gesloten, bevat deze het volledige pad naar dat bestand.
Hoewel het maken van verwijzingen naar andere werkmappen eenvoudig is, zijn ze gevoeliger voor problemen. Gebruikers die mappen maken of hernoemen en bestanden verplaatsen, kunnen deze verwijzingen verbreken en fouten veroorzaken.
Het is betrouwbaarder om gegevens indien mogelijk in één werkmap te bewaren.
Kruisverwijzingen naar een celbereik in een functie
Verwijzen naar een enkele cel is al voldoende. Maar misschien wilt u een functie schrijven (zoals SOM) die verwijst naar een celbereik in een ander werkblad of een andere werkmap.
Start de functie zoals gewoonlijk en klik vervolgens op het blad en het celbereik – op dezelfde manier als in de vorige voorbeelden.
In het volgende voorbeeld telt een SOM-functie de waarden van bereik B2: B6 op in een werkblad met de naam Verkoop.
=SUM(Sales!B2:B6)
Gedefinieerde namen gebruiken voor eenvoudige kruisverwijzingen
In Excel kunt u een naam toewijzen aan een cel of celbereik. Dit is betekenisvoller dan een cel- of bereikadres als je ernaar terugkijkt. Als u veel verwijzingen in uw spreadsheet gebruikt, kan het benoemen van die verwijzingen het veel gemakkelijker maken om te zien wat u hebt gedaan.
Sterker nog, deze naam is uniek voor alle werkbladen in dat Excel-bestand.
We zouden bijvoorbeeld een cel ‘ChicagoTotal’ kunnen noemen en dan zou de kruisverwijzing luiden:
=ChicagoTotal
Dit is een zinvoller alternatief voor een standaardreferentie als deze:
=Sales!B2
Het is gemakkelijk om een gedefinieerde naam te maken. Begin met het selecteren van de cel of het celbereik dat u een naam wilt geven.
Klik in het naamvak in de linkerbovenhoek, typ de naam die u wilt toewijzen en druk op Enter.
Bij het maken van gedefinieerde namen kunt u geen spaties gebruiken. Daarom zijn in dit voorbeeld de woorden samengevoegd in de naam en gescheiden door een hoofdletter. U kunt woorden ook scheiden met tekens zoals een koppelteken (-) of een onderstrepingsteken (_).
Excel heeft ook een Name Manager waarmee u deze namen in de toekomst gemakkelijk kunt volgen. Klik op Formules> Naambeheer. In het venster Naambeheer ziet u een lijst met alle gedefinieerde namen in de werkmap, waar ze zijn en welke waarden ze momenteel opslaan.
U kunt vervolgens de knoppen bovenaan gebruiken om deze gedefinieerde namen te bewerken en te verwijderen.
Gegevens opmaken als een tabel
Wanneer u met een uitgebreide lijst met gerelateerde gegevens werkt, kan het gebruik van de functie Opmaak als tabel van Excel de manier vereenvoudigen waarop u naar gegevens erin verwijst.
Neem de volgende eenvoudige tabel.
Dit kan worden opgemaakt als een tabel.
Klik op een cel in de lijst, ga naar het tabblad “Home”, klik op de knop “Opmaak als tabel” en selecteer vervolgens een stijl.
Bevestig dat het celbereik correct is en dat uw tabel kopteksten heeft.
U kunt vervolgens een betekenisvolle naam aan uw tafel toewijzen via het tabblad “Ontwerp”.
Als we vervolgens de verkopen van Chicago moesten optellen, zouden we naar de tabel kunnen verwijzen met de naam (van een willekeurig blad), gevolgd door een vierkante haak ([) to see a list of the table’s columns.
Select the column by double-clicking it in the list and enter a closing square bracket. The resulting formula would look something like this:
=SUM(Sales[Chicago])
U kunt zien hoe tabellen referentiegegevens voor aggregatiefuncties zoals SUM en AVERAGE gemakkelijker kunnen maken dan standaard bladreferenties.
Deze tafel is klein voor demonstratiedoeleinden. Hoe groter de tabel en hoe meer bladen u in een werkmap heeft, hoe meer voordelen u zult zien.
Hoe u de functie VERT.ZOEKEN gebruikt voor dynamische verwijzingen
De referenties die tot nu toe in de voorbeelden zijn gebruikt, zijn allemaal vastgezet op een specifieke cel of celbereik. Dat is geweldig en is vaak voldoende voor uw behoeften.
Maar wat als de cel waarnaar u verwijst, kan veranderen wanneer er nieuwe rijen worden ingevoegd, of als iemand de lijst sorteert?
In die scenario’s kon u niet garanderen dat de gewenste waarde zich nog steeds in dezelfde cel bevindt waarnaar u in eerste instantie verwees.
Een alternatief in deze scenario’s is om een opzoekfunctie in Excel te gebruiken om de waarde in een lijst te zoeken. Dit maakt het duurzamer tegen veranderingen aan het vel.
In het volgende voorbeeld gebruiken we de functie VERT.ZOEKEN om een werknemer op een ander blad op te zoeken op basis van hun werknemers-ID en vervolgens hun begindatum te retourneren.
Hieronder ziet u de voorbeeldlijst van medewerkers.
De functie VERT.ZOEKEN zoekt in de eerste kolom van een tabel en retourneert vervolgens informatie van een opgegeven kolom naar rechts.
De volgende functie VERT.ZOEKEN zoekt naar de werknemer-ID die is ingevoerd in cel A2 in de bovenstaande lijst en retourneert de datum die is samengevoegd uit kolom 4 (vierde kolom van de tabel).
=VLOOKUP(A2,Employees!A:E,4,FALSE)
Hieronder ziet u een illustratie van hoe deze formule de lijst doorzoekt en de juiste informatie retourneert.
Het mooie van deze VERT.ZOEKEN ten opzichte van de vorige voorbeelden is dat de medewerker ook wordt gevonden als de lijst in de juiste volgorde verandert.
Notitie: VERT.ZOEKEN is een ongelooflijk nuttige formule en we hebben in dit artikel alleen de oppervlakte van zijn waarde bekrast. U kunt meer lezen over het gebruik van VERT.ZOEKEN in ons artikel over dit onderwerp.
In dit artikel hebben we gekeken naar meerdere manieren om kruisverwijzingen te maken tussen Excel-spreadsheets en werkmappen. Kies de aanpak die werkt voor uw taak en waar u zich prettig bij voelt.