Na verloop van tijd, met enige verwaarlozing en mogelijke luiheid, kan uw Google Drive tonnen bestanden verzamelen en een puinhoop worden om iets te vinden. Hier leest u hoe u uw Drive organiseert om alles snel te vinden en ervoor te zorgen dat deze in orde blijft.
Organiseer uw bestanden in mappen
Een van de gemakkelijkste manieren om uw Google Drive te organiseren, is door categorie-specifieke mappen te maken. U kunt bijvoorbeeld aparte mappen hebben voor afbeeldingen, documenten, projecten of andere beschrijvingen om u te helpen bestanden te vinden.
Klik op de startpagina van Drive op de knop ‘Nieuw’ in de linkerbovenhoek en klik vervolgens op ‘Map’.
Voer een naam in voor de map en klik op ‘Maken’.
Sleep vanaf hier de bestanden die u wilt toevoegen rechtstreeks naar de nieuwe map die u hebt gemaakt.
Als je al een paar bestanden in andere mappen hebt staan en je wilt ze verplaatsen, geen probleem. Selecteer de bestanden, klik met de rechtermuisknop en kies ‘Verplaatsen naar’.
Navigeer naar de bestemmingsmap, klik erop en selecteer “Verplaatsen” om alle geselecteerde bestanden naar die map over te brengen.
Gebruik een naamgevingsconventie
Probeer een naamgevingsconventie te gebruiken waarmee u gemakkelijk bestanden en mappen van elkaar kunt onderscheiden. Wanneer u meer items in uw Drive begint te verzamelen, kunnen doordachte namen u ervan weerhouden verschillende bestanden te openen terwijl u een specifieke probeert te vinden. Het hebben van meerdere spreadsheets met extreem dubbelzinnige namen is geen handige manier om iets in een mum van tijd te vinden.
Om de naam van een bestand of map te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op een bestand of map en klikt u op ‘Naam wijzigen’.
Geef het bestand of de map een korte en beschrijvende naam en klik op ‘OK’.
Denk eraan om een consistent en beschrijvend naamgevingsschema aan te houden om het duidelijk te maken waar u specifieke items kunt vinden en wat het daadwerkelijke bestand bevat.
Verwijder bestanden die u niet nodig heeft
Nadat u uw belangrijke bestanden naar beter te onderscheiden mapcategorieën heeft verplaatst, heeft u mogelijk enkele overgebleven dubbele of onnodige documenten in uw Drive. Dit is wanneer u die mogelijk onnodige bestanden kunt verwijderen die nog steeds ruimte in beslag nemen.
Het enige dat u hoeft te doen, is het bestand markeren, er met de rechtermuisknop op klikken en vervolgens ‘Verwijderen’ selecteren.
Drive geeft u geen bevestigingsprompt wanneer u bestanden verwijdert, maar geeft u wel de kans om een verwijdering ongedaan te maken. Klik op “Ongedaan maken” om het verwijderen ongedaan te maken.
Als u de kans mist om op “Ongedaan maken” te klikken nadat u enkele bestanden hebt verwijderd, klikt u op de knop “Prullenbak” in de menubalk, klikt u met de rechtermuisknop op de bestanden die u wilt terughalen en klikt u vervolgens op “Herstellen”.
De eerder verwijderde bestanden keren nu terug naar uw Drive waar ze vandaan kwamen.
Maak symbolische koppelingen naar bestanden en mappen
Google Drive heeft een verborgen snelkoppeling waarmee u een symbolische link kunt maken van iets op een heel andere plaats, zonder dat u extra opslagruimte in uw Drive in beslag neemt. Google slaat alleen de originele bestandskopie op in de cloud en geeft een aparte versie weer waar u deze ook koppelt.
Als u een symbolische link verwijdert / verwijdert, gaan alle andere versies erbij – inclusief het origineel – om alleen de link veilig te verwijderen, moet u deze ontkoppelen via het deelvenster “Details”. Hier is hoe het te doen.
VERWANT: De complete gids voor het maken van symbolische koppelingen (ook wel symlinks genoemd) op Windows
Om te beginnen, klikt u op een bestand of map en drukt u vervolgens op Shift + Z om het speciale contextmenu te openen.
Navigeer naar de map waaraan u het bestand of de map wilt koppelen en klik op ‘Toevoegen’.
Om een symbolische link te verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op en klikt u vervolgens op ‘Details weergeven’.
Klik in het geopende deelvenster “Details” op de “X” naast de locatie die u wilt ontkoppelen.
Zorg ervoor dat u alleen de link verwijdert in plaats van het bestand waarnaar het verwijst. Als u het originele bestand verwijdert, verdwijnt de link ook.
Belangrijke bestanden en mappen met een ster markeren
Het plaatsen van essentiële bestanden en mappen in Google Drive werkt hetzelfde als e-mails met ster in Gmail. Wanneer u iets een ster geeft, voegt Drive het toe aan een speciale sectie ‘Met ster’ die u rechtstreeks kunt openen vanuit het menupaneel aan de linkerkant.
Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map en selecteer ‘Toevoegen aan ster’.
U kunt de items met een ster bekijken door op “Met ster” te klikken in het paneel aan de linkerkant van het scherm.
Het item blijft op zijn huidige plaats staan en Drive maakt in wezen een symbolische link – net zoals we in het vorige gedeelte hebben gedaan – naar het origineel dat wordt weergegeven in ‘Met ster’.
Geef uw mappen een kleurcode
Google Drive gebruikt standaard grijs voor alle mappen. Hoewel de kleur van een map geen merk- of breukdetail is, kunt u ze een kleurcodering geven om een map gemakkelijker te herkennen en te onderscheiden van de rest. Je hebt de keuze uit 24 kleuren om een beetje pizza in je Drive te doen.
Klik met de rechtermuisknop op een map, plaats de muisaanwijzer op ‘Kleur wijzigen’ en kies vervolgens uit een van de beschikbare kleuren.
De map verandert in de kleur die je hebt gekozen. Deze optie is beschikbaar voor elke map in uw Drive.
Hoe ongeorganiseerd uw Drive ook is, u kunt snel een einde maken aan de rommel en alles weer netjes en overzichtelijk maken. Voorbij zijn de dagen dat je je overweldigd voelt elke keer dat je Google Drive opent en de puinhoop ziet die zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld met deze tips.