Outlook houdt u uitstekend op de hoogte van nieuwe e-mails door verschillende methoden te gebruiken om u te waarschuwen. Hier zijn alle manieren waarop u kunt worden gewaarschuwd en hoe u ze kunt uitschakelen of aanpassen.
Outlook gebruikt de volgende vier methoden om u te waarschuwen voor nieuwe e-mails:
- Een geluid afspelen
- De muisaanwijzer wijzigen
- Een e-mailpictogram in de taakbalk weergeven
- Een bannerwaarschuwing weergeven in de rechterbenedenhoek van het scherm (rechtsboven voor Mac-gebruikers)
Deze kunnen allemaal volledig worden uitgeschakeld. Start de Outlook-applicatie en ga naar Bestand> Opties> E-mail en scrol omlaag naar het gedeelte “Bericht aankomst”.
U kunt elk van de waarschuwingen in- of uitschakelen door de bijbehorende vakjes aan of uit te vinken. Klik op de knop “OK” om het optiepaneel te sluiten als u klaar bent.
Het uitschakelen van de waarschuwingen hier is echter een alles of niets oplossing. Wat als u wilt dat uw waarschuwingen iets minder irritant of vroegtijdig zijn?
Focus Assist gebruiken op Windows 10
Soms wil je helemaal geen notificaties, maar alleen voor een bepaalde tijd terwijl je je op iets anders concentreert. Dit is waar Focus Assist van pas komt.
Focus Assist is een ingebouwde Windows-tool die is aangekomen in de update van april 2018 en waarschuwingen verbergt voor alle (of alle) apps op tijden en situaties die u kiest. We hebben Focus Assist uitgebreid behandeld, maar hier is wat u moet doen om ervoor te zorgen dat het doet wat u wilt voor Outlook.
Hoewel u Focus Assist op een aantal manieren kunt openen, gaan we daarheen via het paneel Instellingen. Druk op Windows + i op uw toetsenbord om het paneel Instellingen te openen, zoek naar “Focus Assist” en selecteer vervolgens “Focus Assist Settings” in het vervolgkeuzemenu.
Scrol omlaag naar het gedeelte “Automatische regels” en schakel de opties in die u wilt inschakelen.
Bij elke optie is ‘Alleen prioriteit’ of ‘Alleen alarmen’ toegestaan, die kunnen worden gewijzigd door op de optie te klikken en het ‘Focusniveau’ te wijzigen.
“Alarmen” verwijst specifiek naar alarmen die worden gegenereerd door klok- of alert-apps. Als je helemaal niet gestoord wilt worden, kun je de optie instellen op “Alleen prioriteit” en alle prioriteitsapps verwijderen.
U kunt “Tijdens deze tijden” bovendien aanpassen door erop te klikken en de tijdopties te wijzigen.
Dit is handig als u Focus Assist alleen op bepaalde tijden van de dag of alleen doordeweeks en / of weekenden wilt inschakelen.
Windows-meldingen en acties
Naast Focus Assist zijn er Outlook-meldingsinstellingen beschikbaar in Windows. Zoek in het menu Instellingen (Windows + i-toetsen) naar “Meldingen” of, als u al naar Focus Assist kijkt, kies “Meldingen en acties” in het menu aan de linkerkant.
Blader door de lijst met apps totdat u “Outlook” vindt en klik erop om de meldingsinstellingen van de toepassing te openen.
U kunt wijzigen of banners worden weergegeven (dezelfde instelling als ‘Een bureaubladwaarschuwing weergeven’ in Outlook’s Opties> E-mail) of dat een geluid wordt afgespeeld (dezelfde instelling als ‘Een geluid afspelen’ in Outlook’s Opties> Mail), maar de andere opties zijn specifiek voor het deelvenster Meldingen en acties.
De eerste twee unieke opties zijn of u meldingen wilt weergeven in het actiecentrum (standaard is dit ingeschakeld) en of u wilt dat meldingen niet op het vergrendelingsscherm verschijnen (standaard is dit uitgeschakeld).
De tweede set unieke opties is hoeveel Outlook-meldingen zichtbaar zijn in het actiecentrum (1, 3, 5, 10 of 20) en waar in de prioriteitenlijst Outlook-meldingen worden weergegeven in het actiecentrum.
Deze instellingen zullen het gedrag van Outlook niet veranderen, maar ze zullen wel veranderen wat Windows doet met de bannerwaarschuwingen en hoe het Outlook-waarschuwingen weergeeft in het Action Center.
Wijzig het waarschuwingsgeluid
Vergeet ten slotte niet dat u het nieuwe e-mailmeldingsgeluid ook kunt wijzigen in iets dat u beter vindt. Een rustiger geluid dan het standaardgeluid kan nieuwe e-mail een beetje minder afleiden.