Na de update van najaar 2020 heeft Microsoft Outlook 365 voor Mac twee extra weergaven voor uw agenda, een eenvoudigere manier om te reageren, betere opties voor het plannen van evenementen en een handige nieuwe status voor uitnodigingen. Bovendien is het allemaal verpakt in een aantrekkelijkere app.
Zie uw schema met My Day
Een handige Microsoft Outlook-functie genaamd My Day geeft u een snel overzicht van uw dagelijkse planning. U kunt een agenda- of dagweergave zien en met een klik een evenement toevoegen.
Om My Day op het tabblad Mail te zien, klikt u op de knop Show Task Pane aan de rechterkant, of selecteert u View> Task Pane in de menubalk. Om het op de andere Outlook-tabbladen te zien, klikt u op de knop Taakvenster weergeven of selecteert u Weergave> Mijn dag in de menubalk.
Om tussen weergaven in My Day te schakelen, klikt u op het pictogram met de drie stippen rechtsboven. Hiermee kunt u van “Agenda” naar “Dag” -weergave en weer terug gaan.
U kunt in dit menu ook “Instellingen” selecteren om de kalenders die u wilt weergeven aan te passen.
Om een evenement toe te voegen terwijl je in My Day bent, klik je op het plusteken (+) naast het pictogram met drie stippen.
Gebruik de driedaagse kalenderweergave
Als je meer dan één dag in je Microsoft Outlook-agenda wilt zien, maar een week (of zelfs de werkweek) te veel is, probeer dan een driedaagse weergave.
Klik op het tabblad “Kalender” om uw Outlook-agenda te openen. Selecteer van daaruit de vervolgkeuzepijl in de rechterbovenhoek of klik op Weergave> Drie dagen in de menubalk.
RSVP in hetzelfde venster
Het is efficiënt als u in hetzelfde venster op een e-mail kunt reageren in plaats van dat een nieuwe automatisch wordt geopend. Daarom heeft Microsoft naast e-mails ook reacties op gebeurtenissen voor uw agenda toegevoegd.
Als je een nieuwe uitnodiging voor een evenement ontvangt, kun je op dezelfde manier reageren als voorheen, maar nu kun je ook een bericht toevoegen in het leesvenster.
Zoals altijd kunt u klikken op ‘Accepteren’, ‘Voorlopig’, ‘Afwijzen’ of ‘Nieuwe tijd voorstellen’. Rechtsboven die opties zie je het vak waarin je een optioneel bericht kunt typen om naar de organisator van het evenement te sturen. Zorg ervoor dat als u een bericht wilt toevoegen, u dit doet voordat u op een reactie klikt.
Plan evenementen met geavanceerde opties
Het plannen van evenementen kan lastig zijn als u aan de agenda van iedereen werkt. Met geavanceerde opties in Microsoft Outlook kunt u echter eenvoudig een tijd selecteren, de beschikbaarheid controleren en gemakkelijk naar een andere dag overschakelen.
Om een nieuw evenement te maken, klikt u op Bestand> Nieuw> Evenement in de menubalk van een Outlook-tabblad. Of u kunt op het tabblad “Kalender” klikken en vervolgens linksboven op “Nieuw evenement”. Vervolgens kun je aan de linkerkant al je evenementdetails toevoegen.
Gebruik het agendaraster aan de rechterkant voor een gemakkelijkere manier om de tijd aan te passen. Sleep het tijdsblok waar u maar wilt en vouw het vervolgens uit of samen om het tijdsbestek aan te passen.
Als u dat tijdsbestek wilt behouden maar een andere datum wilt controleren, gebruikt u de pijlen bovenaan naast de datum. Wanneer u landt op de dag dat u datzelfde tijdsbestek wilt gebruiken, hoeft u alleen maar uw uitnodiging in te vullen en te verzenden.
Als je veel genodigden hebt, kun je ook nog steeds klikken op “Planningsassistent” bovenaan het evenementvenster om vereiste en optionele genodigden en een locatie toe te voegen.
Hiermee kun je de beschikbaarheid van meerdere bezoekers tegelijk bekijken. U kunt ook het tijdsblok slepen en de dubbelzijdige pijl gebruiken om het tijdsbestek te verlengen of te verkorten.
Als u klaar bent met de Scheduling Assistant, klikt u linksboven op “Gereed”. Alle details die je hebt toegevoegd of bewerkt, worden toegepast op de uitnodiging. U keert vervolgens terug naar het uitnodigingsvenster, waar u al het andere kunt doen of gewoon op ‘Verzenden’ kunt klikken.
Stel een Working Elsewhere-status in
U bent waarschijnlijk gewend om de status “Bezet” of “Vrij” te selecteren wanneer u evenementen plant. In het nieuwe Microsoft Outlook heb je nu echter een andere optie: “Werken elders”.
Om het te gebruiken, klikt u op de statusknop linksboven in het gebeurtenisvenster en selecteert u ‘Elders werken’. Zo weten je bezoekers dat je vanaf een andere locatie meedoet. Dit is vooral handig wanneer u op afstand werkt of reist.
De status “Elders werken” wordt weergegeven met een blauw gestippelde cirkel die lijkt op “Voorlopig”, inclusief een blauw gestreepte cirkel. Dit informeert anderen in één oogopslag over uw status.
Een laatste nieuwe agendafunctie voor Outlook die het vermelden waard is, heet Meeting Insights. Op basis van uw evenement of bezoekers stelt Outlook e-mails en bestanden voor uw evenement voor. Als Meeting Insights beschikbaar zijn, ziet u deze op een tabblad naast “Meeting Details” in het evenementvenster.
Houd er ook rekening mee dat u met de nieuwe Outlook op Mac nog steeds afspraken kunt kleuren met categorieën in uw agenda en het weer kunt weergeven als uw evenement op een andere locatie plaatsvindt.
