Als u een Excel-werkmap start door gegevens in dezelfde cel te groeperen en later besluit de groepering op te heffen, heeft Excel verschillende eenvoudige functies waarmee u een spreadsheetkolom in tweeën kunt splitsen. Hier leest u hoe u zowel ‘Tekst naar kolommen’ als ‘Snel opvullen’ kunt gebruiken.
Hoe u “Tekst naar kolommen” in Excel gebruikt
Selecteer de cellen die u wilt splitsen door op de eerste cel te klikken en deze naar de laatste cel in de kolom te slepen. In ons voorbeeld splitsen we de voor- en achternaam in kolom A op in twee verschillende kolommen, kolom B (achternaam) en kolom C (voornaam.)
Klik op het tabblad “Gegevens” bovenaan het Excel-lint.
Klik op de knop “Tekst naar kolommen” in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen.
Selecteer in de wizard Tekst naar kolommen converteren ‘Gescheiden’ en klik vervolgens op ‘Volgende’. Scheidingstekens werken prima in ons voorbeeld, omdat de namen worden gescheiden door komma’s. Als de namen alleen door een spatie waren gescheiden, zou u in plaats daarvan “Vaste breedte” kunnen selecteren.
Controleer zowel de scheidingstekens “Komma” als “Spatie” en vervolgens op de knop “Volgende”. Scheidingstekens zijn simpelweg hoe de gegevens worden gescheiden. In dit geval gebruiken we een komma en een spatie omdat elke cel in kolom A een komma heeft en een spatie die de twee scheidt. U kunt elk scheidingsteken gebruiken dat bij uw gegevensset past.
Vervolgens klikken we op de cel waar we de gegevens willen toevoegen (in dit geval B2) en klikken op ‘Voltooien’. Hierdoor worden de voor- en achternaam aan hun respectievelijke kolommen toegevoegd.
We zouden dit anders kunnen doen, bijvoorbeeld door voornamen toe te voegen aan kolom B en achternamen aan kolom C. Om dit te doen, markeren we de voornamen in de wizard (let op de zwarte markering in de schermafbeelding die de actieve kolom aangeeft) en klik vervolgens op de juiste cel.
Mogelijk hoort u een geluidssignaal en vervolgens het onvermogen om de cel te selecteren waarnaar u de gegevens wilt verplaatsen. Als dit gebeurt, klikt u gewoon in het gebied “Bestemming” in de wizard of voegt u de informatie handmatig toe aan het veld Bestemming.
Hoe u “Flash Fill” in Excel gebruikt
Als je maar een paar namen hebt, en je wilt niet rommelen met de Tekst naar kolommen Wizard, dan kun je in plaats daarvan Flash Fill gebruiken. Dit is in wezen een slimmere manier om de gegevens te kopiëren en in nieuwe cellen te plakken.
Klik in de eerste cel van de juiste kolom – de kolom met de naam ‘Eerste, in ons voorbeeld – en typ de voornaam van de eerste persoon in uw dataset.
Druk op “Enter” op het toetsenbord om naar de volgende cel te gaan. Klik op het tabblad “Home” op het lint op “Bewerken” en vervolgens op “Snel opvullen”.
U kunt ook op Ctrl + E op uw toetsenbord drukken.
Flash Fill zal proberen te achterhalen wat u probeert te bereiken – alleen de voornamen toevoegen in dit voorbeeld – en de resultaten in de juiste cellen plakken.
Ten tweede, klik in de eerste cel van de laatste kolom en typ de achternaam van de juiste persoon, en druk op “Enter” op het toetsenbord.
Klik op het tabblad ‘Home’ op ‘Bewerken’ en vervolgens op ‘Snel vullen’. Of gebruik de sneltoets Ctrl + E.
Nogmaals, Flash Fill zal proberen de gegevens te achterhalen die u in de kolom wilt invullen.
Als Flash Fill niet goed werkt, is er altijd Undo (Ctrl + Z).
