Met Google Drive kunt u documenten, bladen en presentaties met maximaal 100 mensen tegelijk delen met slechts een link. Hier is hoe het te doen.
Mappen, bestanden en documenten delen op Google Drive
Met Google Drive kunt u bestanden rechtstreeks delen via een e-mailadres, of u kunt eenvoudig de uitnodigingslink kopiëren en deze op internet delen. Het proces voor delen is hetzelfde, of u nu een enkel document deelt of een map vol met bestanden.
Elk document in Google Drive is standaard privé, maar wanneer u een Google-document bekijkt (Documenten, Spreadsheets of Presentaties), ziet u een grote knop ‘Delen’ in de rechterbovenhoek.
U kunt ook elk bestand of elke map in de bestandsbrowserinterface van Google Drive delen door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en “Delen” te selecteren in het menu dat verschijnt.
Het deelmenu van Google splitst zichzelf in twee delen. Als je iemand wilt toevoegen met zijn e-mailadres, gebruik dan het gedeelte ‘Delen met mensen en groepen’ in de bovenste helft.
Zoek in het vak “Mensen en groepen toevoegen” een persoon uit uw adresboek en voeg deze toe (of gebruik gewoon hun e-mailadres).
U kunt hier maximaal 100 personen of contacten toevoegen. Kies vervolgens in de vervolgkeuzelijst naast elke persoon die je hebt toegevoegd, hun rol. Dit is wat deze opties doen:
- Editor: Hiermee kan de persoon de inhoud van het document bekijken, becommentariëren en bewerken (gebruik deze optie voor medewerkers van documenten).
- commentator: De persoon kan de inhoud bekijken en opmerkingen toevoegen.
- kijker: De persoon kan alleen de inhoud bekijken. Ze kunnen het niet bewerken of er commentaar op geven.
Zorg ervoor dat de optie “Mensen op de hoogte stellen” is ingeschakeld. Op deze manier krijgen ze een e-mail over het document wanneer je het deelt. Voeg desgewenst een optionele notitie toe en klik vervolgens op de knop “Verzenden” om de uitnodiging te verzenden.
Als u een link wilt kopiëren die u met iedereen op internet kunt delen, gaat u naar het gedeelte ‘Link ophalen’ in het menu Delen en klikt u op ‘Wijzigen in iedereen met de link’.
Wanneer het menu verandert, gebruikt u de vervolgkeuzelijst om het toegangsniveau te kiezen voor gebruikers met wie u de link deelt. Standaard kan de gebruiker met de link alleen het bestand bekijken, maar u kunt zijn status ook wijzigen in “Reageeraar” of “Bewerker”.
Klik vervolgens op de knop “Kopieer koppeling” (die zich naast het koppelingsvak bevindt) om de koppeling naar uw klembord te kopiëren en klik vervolgens op de knop “Gereed” om terug te gaan naar het bestand of document.
U kunt de link nu delen met iedereen die u kent via internet.
Waarschuwing: Wees voorzichtig met het delen van de link. Iedereen met deze link kan de inhoud van het document zien (of bewerken, afhankelijk van de instellingen die je hebt gekozen).
Hoe u kunt stoppen met het delen van mappen, bestanden en documenten op Google Drive
De functies voor het delen van documenten en bestanden van Google zijn geweldig, maar er zullen momenten zijn waarop u wilt stoppen met het delen van het document of de map of de toegang voor een aantal gebruikers wilt intrekken. Google Drive maakt dit proces eenvoudig.
Klik eerst op de knop “Delen” in de documentwerkbalk. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het bestand in Google Drive en selecteer ‘Delen’.
In het bovenste gedeelte ziet u alle gebruikers die toegang hebben tot het document en hun rollen. Klik op de vervolgkeuzelijst “Rollen” en selecteer de knop “Verwijderen” om de gebruiker te verwijderen. Ze hebben geen toegang meer tot het bestand of de map.
Als u de functie voor het delen van links gebruikte en deze wilt uitschakelen, klikt u op “Delen” in uw document en kijkt u in het gedeelte “Link ophalen” onderaan. Klik op de vervolgkeuzelijst “Iedereen met een link” en schakel over naar de optie “Beperkt”.
Nu hebben alleen de gebruikers die zijn toegevoegd via e-mail toegang tot het bestand of de map. De rest heeft geen toegang tot de gegevens.
Nadat u klaar bent met het aanbrengen van de wijzigingen, klikt u op de knop “Gereed”.
Zodra alle gebruikers zijn verwijderd en het delen van links is uitgeschakeld, wordt het bestand of de map weer privé.
