De beste samenwerkingstools van Google in Documenten, Spreadsheets en Presentaties

De reeks productiviteits-apps van Google bevat enkele van de handigste samenwerkingstools. U kunt in realtime samen aan een document werken, opmerkingen toevoegen en oplossen, taken toewijzen en nog veel meer in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Documenten delen

Samenwerken in een van de apps van Google begint met het delen van het document. U kunt bijdragers toevoegen en hun machtigingen voor weergave en bewerking kiezen.

Selecteer rechtsboven “Delen” en voer vervolgens de personen of groepen in het pop-upvenster in.

Selecteer naast de groep op het volgende scherm het recht dat u ze wilt geven, zoals Viewer, Commenter of Editor. Je kunt dit per persoon aanpassen nadat je de deelmelding hebt verzonden via de Share-knop rechtsboven.

Voeg optioneel een bericht toe, vink het vakje aan om iedereen op de hoogte te stellen en klik op ‘Verzenden’.

Klik voor extra opties op het tandwielpictogram rechtsboven. U kunt dan beslissen wat redacteuren, kijkers en commentatoren wel of niet kunnen doen.

Klik op “Gereed” wanneer u klaar bent en profiteer vervolgens van de volgende samenwerkingsfuncties in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Opmerkingen en opties

Met behulp van opmerkingen kunnen jij en je bijdragers gemakkelijk samenwerken. Selecteer de tekst of een ander element waarop uw opmerking betrekking heeft en voer een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer Invoegen > Opmerking in het menu.
• Klik met de rechtermuisknop en kies ‘Opmerking’.
• Klik op het pictogram Opmerking rechtsboven en selecteer het plusteken.
• Selecteer het pictogram Commentaar in de zwevende werkbalk.

Typ uw tekst in het vak dat verschijnt en klik op ‘Opmerking’.

Nadat u een opmerking hebt toegevoegd, kunt u het vinkje gebruiken om deze als opgelost te markeren wanneer de taak, update of toevoeging is voltooid.

Noem medewerkers en wijs taken toe

Naast het toevoegen en oplossen van opmerkingen, kunt u een bepaalde bijdrager noemen en deze een taak uit de opmerking toewijzen.

Om een ​​bepaalde medewerker onder de aandacht te brengen, kunt u deze vermelden in uw opmerking. Typ gewoon het @ (At)-symbool gevolgd door hun naam of e-mailadres en selecteer ze vervolgens in de lijst met suggesties.

Om een ​​taak voor uw bijdrager te maken op basis van de opmerking, vermeldt u deze eerst en vinkt u vervolgens het vakje aan voor “Toewijzen aan [name]”. De taak blijft open totdat de bijdrager deze als voltooid markeert.

Emoji-reacties

Een andere manier om uw goedkeuring, afkeuring of een andere reactie op iets in een document te tonen, is met een emoji. Selecteer het element in het document waarop u reageert en klik op het Emoji-pictogram in de zwevende werkbalk.

Opmerking: Vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten, niet in Spreadsheets of Presentaties.

Kies de emoji die je wilt toevoegen of zoek er een bovenaan het pop-upvenster. De emoji wordt vervolgens aan de rechterkant weergegeven, in de buurt van het geselecteerde item.

Net als bij schriftelijke opmerkingen kun je emoji-reacties oplossen. Klik op de drie puntjes rechts van een emoji en kies ‘Oplossen’.

Suggererende modus

Wanneer u aan een document werkt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, gebruikt u standaard de bewerkingsmodus. Hiermee kunt u alles maken, bewerken en doen wat u nodig heeft in het document. Maar wanneer u met anderen samenwerkt, wilt u misschien de suggestiemodus gebruiken.

Opmerking: Vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten, niet in Spreadsheets of Presentaties.

In de modus Suggestie worden bewerkingen die u aanbrengt eerder suggesties dan daadwerkelijke wijzigingen. Selecteer de vervolgkeuzepijl voor de modus in de rechterbovenhoek die waarschijnlijk wordt weergegeven als Bewerken of het potloodpictogram en kies ‘Suggestie’.

Wanneer u nu aan het document werkt, ziet u wijzigingen met doorhalingen en toevoegingen in verschillende gekleurde tekst. Elke suggestie is ook ingesloten in een venster aan de rechterkant dat laat zien wat je hebt vervangen, verwijderd of toegevoegd.

Als u een suggestie wilt accepteren, klikt u eenvoudig op het vinkje in het suggestievenster en de wijziging wordt in het document geplaatst.

Versie Geschiedenis

Als u en uw bijdragers de bewerkingsmodus gebruiken in plaats van de suggestiemodus, wilt u misschien alle aangebrachte wijzigingen bekijken, door wie en wanneer. U kunt de versiegeschiedenis van het document openen om deze details te bekijken.

Ga naar Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken.

U ziet dan het huidige document in het midden met alle wijzigingen aan de rechterkant. De bewerkingen laten zien hoe de versie eruitzag op de datum en tijd die in de hoek worden weergegeven.

U kunt er ook voor kiezen om een ​​bepaalde versie die u ziet te herstellen door de revisie te selecteren en bovenaan “Deze versie herstellen” te kiezen.

Kennisgevingen van wijzigingen en opmerkingen

Om op de hoogte te blijven van anderen die aan het document werken wanneer u dat niet bent, kunt u meldingen van wijzigingen en opmerkingen ontvangen.

Opmerking: Vanaf september 2022 is deze functie alleen beschikbaar in Google Documenten en Spreadsheets, niet in Presentaties.

Ga naar Extra > Meldingsinstellingen of Meldingsregels.

Selecteer de items waarvan u op de hoogte wilt worden gehouden en klik op “OK” of “Opslaan”.

U ontvangt dan een bericht op het e-mailadres dat is gekoppeld aan de Google-applicatie wanneer er een wijziging of opmerking plaatsvindt.

E-mail medewerkers

Een van de handigste samenwerkingstools om met iedereen tegelijk contact op te nemen, is de functie Email Collaborators. Met slechts een paar klikken kunt u iedereen met wie u het document deelt een e-mail sturen en hoeft u daarvoor geen e-mailprogramma te openen.

Ga naar Bestand > E-mail > E-mail bijdragers.

Wanneer het pop-upvenster wordt geopend, ziet u dat alle bijdragers voor u zijn ingevuld. Voeg eenvoudig uw bericht toe en pas optioneel de onderwerpregel aan, die de documentnaam weergeeft, en klik op “Verzenden”.

Goedkeuringen documenteren

Als u een ondersteund Google Workspace-abonnementsaccount heeft, kunnen u en uw team profiteren van de functie voor documentgoedkeuring. Dit helpt u uw medewerkers te vragen uw document te beoordelen en goed te keuren, wat ideaal is om de uiteindelijke kopie te verstevigen.

Ga naar Bestand > Goedkeuringen om de zijbalk Goedkeuringen te openen. Kies vervolgens ‘Een verzoek indienen’.

Voeg in het pop-upvenster de goedkeurders toe en voeg een bericht toe. Optioneel kunt u een vervaldatum instellen, fiatteurs toestaan ​​het document te bewerken en het bestand vergrendelen voordat u het verzoek om goedkeuring verzendt.

Om de status van goedkeuringen te bekijken, gaat u terug naar Bestand > Goedkeuringen en bekijkt u de feedback en goedkeuringen in de zijbalk.

Bekijk onze volledige tutorial over documentgoedkeuringen in Google Documenten voor meer informatie over accounttypen, wachtende goedkeuringen en aanvullende functies voor de tool.

Google heeft zijn productiviteits-apps in de loop van de tijd uitgebreid met deze handige en handige samenwerkingstools. Profiteer er dus van voor uw volgende groepsdocument.