Dankzij cocreatie kunnen u en uw collega’s tegelijkertijd aan dezelfde Excel-werkmap werken. Iedereen ziet alle wijzigingen in realtime en op alle apparaten waarop Excel voor Office 365, voor het web of een mobiele versie wordt uitgevoerd.
Om samen te werken in Excel heb je de nieuwste versie van Office 365 nodig.
Deel uw werkboek voor cocreatie
Als u een werkmap wilt co-schrijven, moet u deze eerst opslaan in OneDrive of een SharePoint Online-bibliotheek. Om uw werkmap met anderen te delen, klikt u op “Delen” in de rechterbovenhoek.
Als u de werkmap die u wilt delen nog niet hebt opgeslagen in OneDrive of SharePoint, wordt u hierom gevraagd.
Wanneer het deelvenster wordt geopend, typt u de e-mailadressen van de mensen met wie u de werkmap wilt delen.
Klik vervolgens op de vervolgkeuzeknop om te beslissen of elke persoon de werkmap kan bewerken of alleen kan bekijken. U kunt ook een bericht typen als u dat wilt.
Klik op “Delen” om een e-mail te sturen naar iedereen die u heeft uitgenodigd.
De mensen die u uitnodigt, kunnen op “Openen” klikken in de e-mailuitnodiging om de gedeelde werkmap te openen.
Als u de werkmap niet via e-mail wilt delen, klikt u op “Een koppeling voor delen ophalen” onder aan het deelvenster en deelt u deze op elke gewenste manier.
U kunt een lijst zien van iedereen met wie een werkmap is gedeeld in het deelvenster Delen.
Hoe anderen een gedeelde werkmap kunnen openen
De eerste keer dat iemand een gedeelde werkmap opent, wordt deze geopend in Excel op internet. De persoon kan het bestand online in Excel bewerken en zien wie er nog meer in de werkmap staat en welke wijzigingen hij aanbrengt.
Als iemand in de desktopversie van Excel wil werken, kan hij op ‘Openen in desktop-app’ klikken.
Co-authoring in Excel
In de meeste versies van Excel – inclusief Office 365, voor het web en voor mobiel – ziet u de selecties van uw co-auteurs in realtime. En de selecties van elke persoon verschijnen in een andere kleur, zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen.
Helaas ondersteunen niet alle versies van Excel deze functie. Zelfs als u hun selecties niet kunt zien, ziet u de wijzigingen die andere auteurs aanbrengen.
Om de selecties van alle co-auteurs in realtime te zien, moet u Excel voor Office 365 gebruiken en de functie Automatisch opslaan inschakelen – u vindt deze in de linkerbovenhoek van de werkbalk.
Maak aantekeningen met opmerkingen
Een geweldige manier om samen te werken zonder de celwaarden te wijzigen, is door opmerkingen te gebruiken. Met opmerkingen kunt u gemakkelijk een notitie achterlaten of een gesprek voeren in Excel voordat u een wijziging aanbrengt.
Om een opmerking toe te voegen, klikt u op de cel waarop u een opmerking wilt plaatsen en klikt u vervolgens op Herzie> Nieuwe opmerking.
Typ uw opmerking en klik vervolgens op de knop Posten (het groene pijlpictogram).
De opmerking wordt weergegeven met een pictogram in de hoek van de cel in dezelfde kleur als uw co-authoring-ID.
Alle auteurs kunnen uw opmerking lezen wanneer ze hun muis op de cel plaatsen.
Om op een opmerking te reageren, klikt u op het opmerkingpictogram. Het deelvenster Opmerkingen wordt geopend en u kunt uw antwoord typen.
Als u alle opmerkingen in een werkmap wilt zien, klikt u op “Opmerkingen” in de rechterbovenhoek.
Het deelvenster “Opmerkingen” wordt geopend en u ziet alle opmerkingen in de werkmap in een conversatie-indeling. Elke opmerking bevat ook een verwijzing naar de cel waarin deze is opgeslagen.
De optie om gesprekken in de werkmap te voeren via opmerkingen is een groot voordeel ten opzichte van het gebruik van een externe methode, zoals e-mail of Skype.
