Volgens de recente onderzoeken bedragen de kosten van een enkele factuur tussen $ 8 en $ 40 als gevolg van overmatige handmatige verwerking en invoerfouten. Dezelfde studie bevestigt dat solliciteren geautomatiseerde factuurverwerking kan deze kosten tot 80% verlagen en een zeer belangrijk onderdeel zijn in de end-to-end procesautomatiseringsstrategie van de backoffice van het bedrijf.
Automatisering van factuurverwerking, hier leest u hoe u het doet
Moderne ERP’s zijn efficiënt als het gaat om factuurtransacties, mits de informatie correct is. Er zijn nogal wat stappen die genomen moeten worden om een factuur te boeken en in de meeste gevallen zijn dat foutgevoelige en arbeidsintensieve taken. Als bonus geautomatiseerde factuurverwerking levert niet alleen arbeidsbesparing op, maar maakt het ook mogelijk om de huidige betalingsstatus te controleren.
Mogelijkheden om de factuurverwerking te verbeteren
- Kosten – $ 8 per factuur
- Verwerkingstijd – 5 dagen om een factuur te verwerken
- Foutpercentage handmatige invoer – Gemiddeld foutpercentage is 5%
- Duplicaten en fraude – 30% van de bedrijven heeft dit probleem
- Controle – Betalingen worden gedaan zonder facturen
Hoe het werkt:
Geautomatiseerde factuurverwerking is gebouwd op het huidige ERP-systeem waarin u heeft geïnvesteerd. We kunnen het in 5 fasen verdelen:
- Gegevens vastleggen
- Gegevensvalidatie
- Geautomatiseerde factuurafstemming
- Oplossing
- Toegang tot informatie
De zelflerende technologie herkent gestructureerde en ongestructureerde informatie uit alle digitale bronnen, inclusief maar niet beperkt tot PDF, Excel-sheets en e-mails. De herkende informatie wordt vervolgens automatisch gematcht en gecontroleerd aan de hand van de PO’s, stamgegevens of goederenontvangsten in elk ERP-systeem. De validatiefase wordt verder in het artikel beschreven. Facturen die volledig op elkaar zijn afgestemd, worden automatisch geboekt zonder handmatige tussenkomst. Als er problemen worden gevonden in facturen op basis van inkooporders, worden deze automatisch doorgestuurd naar de AP-afdeling voor het afhandelen van afwijkingen. Na goedkeuring worden ze automatisch geplaatst. De status van de verwerkte factuur kan automatisch worden verzonden naar leveranciersportalen of kan worden gemaild of gemeld via messenger-platforms.
Beheer van factuuruitzonderingen
Uitzonderingen zijn de belangrijkste redenen voor hoge bedrijfskosten en late betalingen en als gevolg daarvan – ontevreden klanten. Het controleren en verwijderen van facturen uit ERP’s is gebaseerd op vooraf gedefinieerde regels. Die kunnen variëren van onvoldoende middelen, verschillen in prijzen en hoeveelheden, ongeëvenaarde inkooporders of verkeerde leveranciersgegevens. Intelligent Software voor robotprocesautomatisering kan worden gebruikt om de uitzonderingspatronen te leren en de uitzonderingen over te dragen aan de werknemers met de juiste vaardigheden en toegang. Bedrijven kunnen dan hun leveranciers informeren over de mismatch voor een betere stroomlijning van de factuurgegevens.
Meer dan bespaard geld:
Factuurverwerking automatisering is meer dan geld besparen voor uw bedrijf. De adoptie van Cudato’s Robotachtige procesautomatisering technologie heeft een zeer brede impact. Andere grote voordelen zijn onder meer verhoogde capaciteit (een verminderde verwerkingstijd met 60% werd opgemerkt door onze BPO-klant) en betrouwbaarheid (aangezien de factuurverwerking op regels is gebaseerd en repetitief is en in de meeste gevallen geen analyse vereist, bereiken de nauwkeurigheidsniveaus tot 100 %) en als resultaat – een verbeterd klantenserviceniveau. De belangrijkste waarde is echter: RPA brengt is het bevrijden van uw personeel van het handmatige werk zoals: factuurafstemming en hen te laten focussen op het creëren en verkennen van nieuwe ideeën.
Belangrijkste voordelen:
- Inkomende facturen worden automatisch geboekt
- Status wordt constant gecontroleerd
- Er worden audittrails overgelaten om naleving te garanderen
- Gegevens worden automatisch gevalideerd met andere ERP-gegevens (stamgegevens, GRN, PO)
- Geen late vergoedingen meer
- Geen foutieve betalingen meer
- Kortere verwerkingstijd