Wanneer u brieven moet afdrukken of e-mails naar veel klanten, klanten of werknemers moet sturen, kunt u dit snel doen met behulp van een samenvoegbewerking. Met de wizard Afdruk samenvoegen in Microsoft Word kunt u dit in slechts enkele minuten instellen.
Met een samenvoegbewerking kunt u de basis van het bericht samenstellen, de namen invoegen en alle letters in één keer maken. Het leuke van de wizard Afdruk samenvoegen van Word is dat je een bestaande lijst kunt gebruiken of er meteen een kunt maken. U kunt ook verschillende delen van de brief aanpassen en de samenvoeging gebruiken voor etiketten of enveloppen naast e-mails en brieven.
Een Afdruk samenvoegen maken in Word
Voeg de ontvangers toe
Voltooi uw bericht
Een voorbeeld bekijken en de e-mails verzenden
Andere soorten mail merge-documenten
Een Afdruk samenvoegen maken in Word
Met de populariteit van het verzenden van zakelijke e-mails, in tegenstelling tot fysieke brieven, gebruiken we een voorbeeld van het maken van een samenvoegbewerking voor e-mail. Open een Microsoft Word-document en stel uw bericht op.
Wanneer u klaar bent met uw bericht en klaar bent om de samenvoeging te maken, gaat u naar het tabblad Mailings. Gebruik de vervolgkeuzepijl Afdruk samenvoegen starten om “Stap-voor-stap Wizard Afdruk samenvoegen” te selecteren.
U ziet aan de rechterkant een zijbalk die u door het samenvoegproces leidt. Markeer de optie E-mailberichten bovenaan en klik onderaan op “Volgende: Startdocument”.
Kies vervolgens de optie Gebruik het huidige document. Als u toch opnieuw wilt beginnen met een sjabloon of vanuit een ander document, kiest u in plaats daarvan die optie.
Klik op “Volgende: ontvangers selecteren” onder aan de zijbalk.
Voeg de ontvangers toe
Nu kunt u uw lijst met ontvangers selecteren of er een maken met de volgende opties.
Een bestaande lijst gebruiken: Kies deze optie en klik op “Bladeren” om uw bestand te zoeken. Wanneer het in Word wordt geopend, ziet u een vak waarin u uw lijst kunt verfijnen als u dat wilt. Sorteer, filter, vind duplicaten of valideer de adressen. U kunt de selectievakjes ook gebruiken om ontvangers te selecteren en te deselecteren.
Selecteer Uit Outlook-contacten: Markeer deze optie en klik op “Choose Contacts Folder” om de map te kiezen. Je ziet dan de contacten uit die map verschijnen in een vak zoals hierboven, waar je je lijst kunt verfijnen.
Typ een nieuwe lijst: Kies deze optie en klik vervolgens op “Maken” om de gegevens van de ontvangers in het pop-upvenster in te voeren. U kunt elk van de gewenste velden gebruiken en de kolommen aanpassen.
Nadat u uw ontvangers hebt geselecteerd, klikt u op “Volgende: Schrijf uw e-mailbericht” onder aan de zijbalk.
Voltooi uw bericht
U kunt vervolgens kiezen uit de blokken die u ziet om de gegevens van de ontvanger aan uw bericht toe te voegen.
Adresblok: Plaats uw cursor in het document waar u het adresblok wilt hebben. Kies vervolgens een formaat voor de namen van de ontvangers, of u een bedrijfsnaam of postadres wilt opnemen, en andere details over de locatie.
U ziet een voorbeeld van elke ontvanger aan de rechterkant en u kunt de pijlen bovenaan gebruiken om ze te bekijken en te bekijken. Als er iets ontbreekt, klik dan op “Match Fields” om dit te corrigeren.
Klik op “OK” wanneer u klaar bent. U ziet de variabele Adresblok in uw document op de locatie die u hebt geselecteerd.
Begroetingslijn: plaats uw cursor in het document waar u de begroetingsregel wilt hebben. Selecteer een aanhef en opmaak voor de begroetingsregel, evenals een standaard voor ongeldige namen van ontvangers. Bekijk een voorbeeld van elk met behulp van de pijlen en het vak naar beneden.
Klik op “OK” wanneer u klaar bent en u ziet de variabele Begroetingsregel in uw document.
Elektronische verzending: Als u elektronische frankeringssoftware op uw computer hebt geïnstalleerd, selecteert u deze optie en volgt u de aanwijzingen.
Meer items: Om meer velden toe te voegen, zoals telefoonnummers of extra adresregels, plaatst u uw cursor in het document waar u de velden wilt hebben, kiest u deze optie en vult u de details in. Klik op “Invoegen” of “Velden afstemmen” om te voltooien.
Om een van de toegevoegde items te verwijderen, selecteert u eenvoudig de variabele en verwijdert u deze uit het document.
Selecteer ‘Volgende: bekijk een voorbeeld van uw e-mailberichten’ onder aan de zijbalk.
Een voorbeeld bekijken en de e-mails verzenden
U ziet dan een voorbeeld van de brief met de variabelen ingevuld met de gegevens van uw ontvangers. Gebruik de pijlen in de zijbalk om een voorbeeld van elk bericht te bekijken. Om wijzigingen aan uw ontvangers aan te brengen, selecteert u “Lijst met ontvangers bewerken” of om terug te gaan en het document te bewerken, gebruikt u de links voor de stappen onderaan de zijbalk.
Wanneer u klaar bent, klikt u op “Volgende: de samenvoeging voltooien” en selecteert u vervolgens “Elektronische post” om de details van de Aan, de onderwerpregel en de e-mailindeling in te vullen. Optioneel kunt u alleen naar bepaalde ontvangers verzenden. Klik op “OK” om de e-mails via Outlook te verzenden.
Andere soorten mail merge-documenten
Als u in Word een ander type afdruk samenvoegt, ziet u slechts kleine afwijkingen met de wizard.
Brieven en Directory: U kunt dezelfde details toevoegen als bij e-mails, maar aan het einde kunt u de afzonderlijke brieven afdrukken of bewerken of de map naar een nieuw document sturen.
Enveloppen en etiketten: U kunt kiezen uit verschillende opties, zoals envelopformaat, labeltype en lettertype. Druk vervolgens uw enveloppen of etiketten af.
U kunt vanuit het niets een samenvoegbewerking maken in Microsoft Word voor e-mails, brieven, enveloppen of etiketten met behulp van het tabblad Verzendlijsten. Maar voor de gemakkelijkste manier om een samenvoegbewerking in Word op te zetten, bekijk de wizard Afdruk samenvoegen.