Het sorteren en filteren van gegevens biedt een manier om door de ruis heen te snijden en alleen de gegevens te vinden (en sorteren) die u wilt zien. Microsoft Excel heeft geen tekort aan opties om enorme datasets te filteren tot precies wat nodig is.
Gegevens sorteren in een Excel-spreadsheet
Klik in Excel in de cel bovenop de kolom die u wilt sorteren.
In ons voorbeeld klikken we op cel D3 en sorteren we deze kolom op salaris.
Klik op het tabblad ‘Gegevens’ boven aan het lint op ‘Filter’.
Bovenop elke kolom zie je nu een pijl. Klik op de pijl van de kolom die u wilt sorteren om een menu te openen waarmee we de gegevens kunnen sorteren of filteren.
De eerste en meest voor de hand liggende manier om gegevens te sorteren, is van klein naar groot of van groot naar klein, ervan uitgaande dat u over numerieke gegevens beschikt.
In dit geval sorteren we de salarissen, dus we sorteren van klein naar groot door op de bovenste optie te klikken.
We kunnen dezelfde sortering toepassen op elk van de andere kolommen, sorteren op de huurdatum, bijvoorbeeld door de optie “Oudste sorteren op nieuwste” in hetzelfde menu te selecteren.
Deze sorteeropties werken ook voor de kolommen met leeftijd en naam. We kunnen bijvoorbeeld sorteren op oudste naar jongste in leeftijd, of werknemersnamen alfabetisch rangschikken door op dezelfde pijl te klikken en de juiste optie te kiezen.
Gegevens filteren in Excel
Klik op de pijl naast ‘Salaris’ om deze kolom te filteren. In dit voorbeeld gaan we iedereen filteren die meer dan $ 100.000 per jaar verdient.
Omdat onze lijst kort is, kunnen we dit op een aantal manieren doen. De eerste manier, die in ons voorbeeld geweldig werkt, is door elke persoon die meer dan $ 100.000 verdient uit te schakelen en vervolgens op ‘OK’ te drukken. Hiermee worden drie vermeldingen uit onze lijst verwijderd en kunnen we alleen de resterende vermeldingen zien (en sorteren).
Er is een andere manier om dit te doen. Laten we nogmaals op de pijl naast ‘Salaris’ klikken.
Deze keer klikken we op ‘Getalfilters’ in het filtermenu en vervolgens op ‘Minder dan’.
Hier kunnen we ook onze resultaten filteren en iedereen verwijderen die meer dan $ 100.000 per jaar verdient. Maar deze manier werkt veel beter voor grote gegevenssets waar u mogelijk veel handmatig moet klikken om vermeldingen te verwijderen. Rechts van de vervolgkeuzelijst met de tekst ‘is kleiner dan’, voert u ‘100.000’ in (of welk cijfer u ook wilt gebruiken) en drukt u vervolgens op ‘OK’.
We kunnen dit filter ook om een aantal andere redenen gebruiken. We kunnen bijvoorbeeld alle salarissen die boven het gemiddelde liggen eruit filteren door in hetzelfde menu te klikken op “Onder het gemiddelde” (cijfermateriaal> onder het gemiddelde).
We kunnen ook filters combineren. Hier vinden we alle salarissen van meer dan $ 60.000, maar minder dan $ 120.000. Eerst selecteren we ‘is groter dan’ in de eerste vervolgkeuzelijst.
Kies ‘is kleiner dan’ in het dropdownmenu onder het vorige.
Naast “is groter dan” plaatsen we $ 60.000.
Voeg naast “is minder dan” $ 120.000 toe.
Klik op “OK” om de gegevens te filteren, zodat er alleen salarissen overblijven van meer dan $ 60.000 en minder dan $ 120.000.
Gegevens uit meerdere kolommen tegelijk filteren
In dit voorbeeld gaan we filteren op ingehuurde datum en salaris. We zoeken specifiek naar mensen die na 2013 zijn aangenomen en met een salaris van minder dan $ 70.000 per jaar.
Klik op de pijl naast ‘Salaris’ om iedereen eruit te filteren die $ 70.000 of meer per jaar verdient.
Klik op ‘Getalfilters’ en vervolgens op ‘Minder dan’.
Voeg ‘70.000’ toe naast ‘is kleiner dan’ en druk vervolgens op ‘OK’.
Vervolgens gaan we filteren op de datum waarop elke werknemer is aangenomen, met uitzondering van de werknemers die na 2013 zijn aangenomen. Klik om te beginnen op de pijl naast ‘Datum aangenomen’ en kies vervolgens ‘Datumfilters’ en vervolgens ‘Na’.
Typ ‘2013’ in het veld rechts van ‘is na’ en druk vervolgens op ‘OK’. Hierdoor blijft u alleen over met werknemers die allebei minder dan $ 70.000 per jaar verdienen en die in 2014 of later zijn aangenomen.
Excel heeft een aantal krachtige filteropties, en elke optie is zo aanpasbaar als u nodig heeft. Met een beetje fantasie kun je enorme datasets filteren tot alleen de stukjes informatie die er toe doen.
