In het beste geval is het irritant om een e-mail te krijgen die onleesbare tekens bevat. In het ergste geval kan het ervoor zorgen dat u de e-mail helemaal niet leest. Als u de codering in Outlook wijzigt, worden die ontbrekende tekens soms weergegeven en kunt u het bericht lezen. Hier is hoe het te doen.
Wat is tekencodering?
Als u niet zeker weet wat “tekencodering” is, hebben we een uitgebreide uitleg voor u. De minder uitgebreide uitleg is dat een teken een glyph is die op het scherm verschijnt als je iets typt. Dus elke letter in dit artikel is een glyph die een letter vertegenwoordigt – a, b, c, enzovoort. Achter de schermen geeft uw computer deze glyphs weer met behulp van een code die wordt geïnterpreteerd door een programma, zoals een webbrowser of een tekstverwerker, en ze vervolgens op het scherm weergeeft als een teken.
VERWANT: Wat zijn karaktercoderingen zoals ANSI en Unicode, en hoe verschillen ze?
Tot nu toe zo eenvoudig, vooral als je denkt dat het alfabet maar 26 tekens bevat, tien cijfers en enkele grammaticale tekens zoals! of @.
Er zijn echter ook 26 hoofdletters en veel meer grammaticale tekens die u wellicht beseft (uw toetsenbord toont slechts een kleine subset van mogelijke grammaticale tekens, zelfs voor Engels). En dit omvat slechts één taal, Engels, die in één alfabet staat, Latijn (ook bekend als het Romeinse alfabet). Het Latijnse alfabet omvat de meeste West-Europese talen en heeft een groot aantal diakritische symbolen die niet in het Engels worden gebruikt. Diakritische symbolen zijn zaken als accenten, umlauten, cedilla’s en andere tekens die de uitspraak van een letter of woord veranderen.
Dan zijn er nog de vele andere alfabetten, zoals Cyrillisch (het meest bekend omdat het de Russische taal bevat), Grieks, Kanji (Japans) en Chinees, waarvan er vele meer dan één taal bevatten.
Nu kunt u de schaal van tekens zien die als glyphs moeten worden gecodeerd. Er zijn alleen al meer dan 70.000 Chinese tekens. Een tekencodering bevat een aantal codepunten, die elk één teken kunnen coderen. ASCII, waar je waarschijnlijk wel van hebt gehoord, was een codering van het vroege Latijnse alfabet met 128 codepunten, niets dat dichtbij genoeg was om alle mogelijke karakters die mensen gebruiken te dekken.
De door W3 aanbevolen codering voor HTML wordt UTF-8 genoemd, die 1.112.064 codepunten heeft. Deze is genoeg om vrijwel alle karakters in alle talen in alle alfabetten te dekken (hoewel niet alle), en wordt gebruikt in 93% van alle websites. UTF-8 is ook de codering die wordt aanbevolen door het Internet Mail Consortium.
Waarom zou ik de moeite nemen om het te veranderen?
Outlook codeert en decodeert UTF-8, samen met elke andere moderne e-mailclient.
Maar als Outlook UTF-8 ondersteunt en UTF-8 de aanbevolen codering is, waarom zou u dan een onleesbaar teken zien? Dit kan verschillende redenen hebben, maar de belangrijkste zijn dat u de e-mail in platte tekst bekijkt (ofwel omdat u dat expliciet wilde doen of omdat een virusscanner deze naar platte tekst had geconverteerd voordat deze bij u terechtkwam) of de codering je gebruikt is ingesteld op iets anders dan UTF-8.
De codering van een inkomende mail wordt bepaald door de afzender, dus als ze bijvoorbeeld ASCII gebruiken, zal Outlook de mail weergeven met behulp van de ASCII-codering. Als uw Word-instellingen zijn ingesteld om “rechte aanhalingstekens” te vervangen door “slimme aanhalingstekens” (de aanhalingstekens die onder een hoek staan om aan te geven of ze aanhalingstekens openen of sluiten), ziet u “onleesbare” tekens in de e-mail in plaats van slimme aanhalingstekens, omdat ASCII niet de juiste tekens voor slimme aanhalingstekens bevat.
Dus als u de codering van een bericht wijzigt, kunt u die verminkte tekens zien zoals ze zouden moeten worden weergegeven.
Oké, hoe verander ik het?
Gelukkig is het wijzigen van de codering van een bericht vrij eenvoudig in Outlook. Dubbelklik op het bericht om het te openen. Klik op het tabblad Start van het berichtvenster op Acties> Andere acties> Codering om te zien welke codering wordt gebruikt.
Dit is een e-mail van Microsoft over Clutter die dingen uit mijn Postvak IN verplaatst. Zoals u kunt zien, gebruikt Microsoft West-Europees om hun e-mails te coderen. Om het te wijzigen, klikt u op “Meer” en kiest u vervolgens de gewenste codering, zoals UTF-8.
Dat is alles – u zou nu de e-mail moeten kunnen lezen.
Als u wilt weten hoe uw uitgaande e-mails zijn gecodeerd, ga dan naar Bestand> Opties> Geavanceerd en scrol omlaag naar Internationale opties. U zoekt de optie “Voorkeurscodering voor uitgaande berichten”.
De standaardinstelling is West-Europees en de scherpzinnige onder u vraagt zich misschien af waarom dit is, terwijl, zoals hierboven vermeld, de aanbeveling voor e-mailformaten UTF-8 is. Het antwoord is dat West-Europees een subset is van UTF-8 en als zodanig kan worden gelezen met UTF-8. Als u bijvoorbeeld een exemplaar van Outlook koopt dat is ontworpen voor Griekenland, is de standaardcodering Windows-1253, ook een subset van UTF-8.
U kunt de standaard uitgaande codering wijzigen in alles wat u maar wilt. Als u wilt dat mensen uw berichten kunnen lezen, kunt u deze het beste houden als West-Europees of overschakelen naar een wereldwijd gebruikte codering zoals UTF-8.