Slack, de populaire tool voor werkplekcommunicatie, heeft nu een Workflow Builder om u te helpen terugkerende taken te automatiseren. Dit is wat het is, wat het kan doen en hoe u het kunt gebruiken.
Workflow Builder is alleen beschikbaar voor de betaalde abonnementen van Slack: Standard, Plus of Enterprise. Als je een gratis abonnement hebt, moet je upgraden om Workflow Builder te gebruiken, hoewel je een gratis proefversie van de betaalde abonnementen kunt krijgen als je ermee wilt spelen.
Wat is Workflow Builder?
Met Workflow Builder kunt u een trigger definiëren en vervolgens een reeks acties. Wanneer de trigger wordt geactiveerd, vindt de reeks acties plaats. Als we een van de voorbeelden van Slack gebruiken, kan de triggeractie zijn wanneer een nieuwe persoon zich bij een kanaal voegt. De volgorde van de acties zou kunnen zijn om haar automatisch een direct bericht te sturen met nuttige informatie en een kort formulier om zichzelf voor te stellen aan de andere kanaalleden.
U kunt kiezen uit de volgende triggers:
- Actiemenu: Iemand selecteert handmatig de workflow in het kanaalmenu.
- Nieuw kanaallid: Iemand voegt zich bij het kanaal.
- Emoji-reactie: Iemand reageert op een bericht met een emoji.
U kunt zoveel stappen in uw workflow hebben als u wilt, maar u moet een van de volgende kiezen:
- Stuur een bericht: Aan een persoon of kanaal.
- Stuur een formulier: Aan een persoon of kanaal.
Hoewel dit eenvoudige triggers en acties zijn, kunt u nog steeds vrij complexe workflows bouwen, zoals goedkeuringen of gegevensverzameling. De volgende geplande toevoeging van Slack is ondersteuning om workflows te activeren met behulp van een API. In theorie betekent dit dat u services zoals IFTTT of Microsoft Flow kunt gebruiken om een Slack-workflow te starten of een trigger in uw eigen app kunt bouwen.
Voorlopig zijn alle triggers en acties van Slack echter intern.
Hoe kunt u Workflow Builder gebruiken?
U maakt een werkstroom en publiceert deze vervolgens wanneer u wilt dat anderen deze kunnen gebruiken. Om te beginnen, klikt u op de pijl naast de naam van uw werkruimte om het hoofdmenu te openen en klikt u vervolgens op ‘Workflow Builder’.
Klik in het deelvenster Workflow Builder op ‘Workflow maken’.
Geef uw workflow een naam – anderen zullen het zien, dus maak het beschrijvend. Nadat u uw workflow een naam heeft gegeven, klikt u op ‘Volgende’.
Kies een triggeractie om de workflow te starten. Voor dit voorbeeld gebruiken we het “Acties-menu” omdat we willen dat mensen deze workflow kunnen gebruiken wanneer ze het nodig hebben.
De volgende stap is afhankelijk van de trigger die u kiest. Als je “Nieuw kanaallid” selecteert, moet je het kanaal kiezen waarop je de workflow wilt laten draaien. Als je “Emoji-reactie” kiest, moet je de emoji selecteren waarmee je de workflow wilt activeren.
Omdat we het menu Acties hebben gekozen, moeten we het kanaal kiezen waarin mensen de workflow kunnen starten en het vervolgens een naam geven zodat ze het kunnen selecteren. Daarna klikken we op ‘Opslaan’.
De workflow wordt gemaakt en weergegeven op de pagina “Workflowoverzicht”. Klik op “Bewerken” om de details te bewerken. Voor een “Acties Menu” -workflow kunt u de naam van de workflow en het kanaal waarin deze verschijnt wijzigen, maar u kunt de triggeractie niet wijzigen. U moet hiervoor een nieuwe workflow maken.
Nu moet u een of meer acties toevoegen om de werkstroom uit te voeren, dus klik op ‘Stap toevoegen’.
U kunt kiezen tussen ‘een bericht verzenden’ of ‘een formulier maken’. Voor ons voorbeeld klikken we op “Toevoegen” naast de optie “Een formulier maken”.
In het paneel “Formulier maken” typt u een titel en een vraag, en selecteert u vervolgens het type vraag dat het is uit de volgende opties in het vervolgkeuzemenu:
- Kort antwoord
- Lang antwoord
- Maak een keuze uit een lijst
- Selecteer een persoon
- Selecteer een kanaal of DM
Voor ons voorbeeld kiezen we ‘Selecteer uit een lijst’. We voegen ook een waarde toe aan de lijst met opties en klikken vervolgens op “Lijstitem toevoegen” om nog een toe te voegen. Herhaal dit totdat je alle opties hebt opgesomd waaruit je iemand wilt laten kiezen.
U kunt de knoppen aan de rechterkant gebruiken om items op en neer te verplaatsen of ze uit de lijst te verwijderen. U kunt ook een “Standaardselectie” kiezen (als u er een wilt) uit het vervolgkeuzemenu onder de lijstitems.
Nadat uw vraag is beantwoord, kunt u deze verplicht maken en vervolgens een nieuwe toevoegen. U kunt vragen toevoegen totdat uw formulier volledig is en vervolgens het kanaal (of de persoon) kiezen waarnaar u de resultaten wilt verzenden.
Als u klaar bent met uw formulier, klikt u op ‘Opslaan’.
Het “Workflowoverzicht” toont nu de stap die u hebt toegevoegd. Klik op “Stap toevoegen” om meer stappen toe te voegen totdat uw workflow is voltooid.
Als de workflow klaar is, klikt u op “Publiceren” rechtsboven op de pagina.
Er verschijnt een paneel met de melding dat uw workflow is gepubliceerd met een confetti-douche.
Er wordt een bericht in het kanaal gepost om iedereen te laten weten dat je een workflow hebt gepubliceerd.
We hebben onze workflow aan een kanaal toegevoegd dat iedereen kan gebruiken, dus het Workflow-symbool (de bliksemschicht) is nu zichtbaar. Als u op het pictogram klikt, is uw workflow voor iedereen zichtbaar en kunnen ze op het pictogram klikken om uw workflow te selecteren en te gebruiken.
Wanneer u op uw workflow klikt, wordt het door u gemaakte formulier weergegeven.
Om uw werkstroom te bewerken of te wijzigen, klikt u op de pijl naast de naam van uw werkruimte om het hoofdmenu te openen en klikt u vervolgens op “Workflow Builder”.
Het Workflow Builder-paneel wordt geopend.
Om uw workflow te bewerken, klikt u erop. Klik op de drie stippen aan de rechterkant om een menu te openen waarmee u andere acties kunt uitvoeren, zoals de publicatie ongedaan maken of de workflow verwijderen.
We verwachten dat Slack in de loop van de tijd nog meer functionaliteit aan zijn workflows zal toevoegen. Maar ondertussen is het een handig hulpmiddel om de communicatie en samenwerking te verbeteren.
