Ondanks de opkomst van tools zoals Slack, verdwijnt e-mail niet en kan het soms overweldigend aanvoelen. Een manier om uw e-mail onder controle te krijgen, is door Outlook inkomende berichten automatisch in specifieke mappen te laten sorteren.
Om dit te doen, gaan we Outlook-regels gebruiken. Deze werken automatisch wanneer u e-mail verzendt of ontvangt en taken uitvoert die u van tevoren hebt gekozen.
VERWANT: Hoe u e-mail in Outlook beter kunt beheren met snelle stappen en regels
Er zijn twee manieren waarop u een regel kunt maken om dit te doen. De eerste methode is eenvoudiger en werkt het beste met een enkel e-mailadres dat u automatisch wilt verplaatsen. Dit is ideaal voor e-mails die altijd van één adres komen, zoals een ticket- of waarschuwingssysteem.
De tweede methode is iets ingewikkelder, maar nog steeds vrij eenvoudig. Het werkt het beste voor een heel domein, zoals alle e-mails van mensen bij hetzelfde bedrijf, of als u een aantal regels na elkaar wilt instellen.
Eenvoudige regels maken
Om op een eenvoudige manier een regel te maken, opent u uw Outlook-inbox, klikt u met de rechtermuisknop op een e-mail die u automatisch wilt sorteren en klikt u vervolgens op Regels> Regel maken.
Het venster Regel maken wordt geopend. Klik op het selectievakje naast de naam van de persoon. Dit vertelt Outlook om de regel toe te passen op alle e-mails vanaf dat adres. Klik vervolgens op het aankruisvak ‘Verplaats het item naar map:’.
Selecteer in het geopende venster de map waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen (of klik op “Nieuw” om een nieuwe map te maken) en klik vervolgens op “OK”.
Uw regel is nu klaar voor gebruik, dus klik op ‘OK’.
Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik op het selectievakje ‘Deze regel nu uitvoeren voor berichten die zich al in de huidige map bevinden’ en klik vervolgens op ‘OK’.
Vanaf nu gaan alle e-mails van dat adres naar de map die u hebt gekozen.
Meer gecompliceerde regels maken
Om een geheel nieuwe regel in te stellen, klikt u op Home> Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
Het venster “Regels en waarschuwingen” wordt geopend. Klik op ‘Nieuwe regel’.
Dit opent het venster “Wizard Regels”. Klik in het gedeelte ‘Beginnen met een lege regel’ op ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.
Hier selecteert u de voorwaarden waaraan een e-mail moet voldoen om de regel toe te passen. We gaan de voorwaarden stellen die van toepassing zijn op elke e-mail die afkomstig is van het @ howtogeek.com-domein.
Schakel het selectievakje ‘Met specifieke woorden in het adres van de afzender’ in en klik vervolgens in het tekstvak onderaan op ‘Specifieke woorden’.
Typ in het geopende venster het domein waarop u de regel wilt toepassen. Als de e-mails afkomstig zijn van mensen met adressen die eindigen op ‘@ acmeanvils.com’, typ je dat en klik je op ‘Toevoegen’.
U kunt hier meer dan één item typen, dus als u een aantal belangrijke klanten heeft, kunt u ze hier allemaal toevoegen. Als u klaar bent, klikt u op ‘OK’.
De regelswizard geeft de door u gekozen e-maildomeinen weer. U kunt op de voorwaarden klikken om ze te bewerken als ze veranderen. Zodra alles is ingesteld, klikt u op ‘Volgende’.
We gaan deze map selecteren op de volgende pagina van de wizard om deze e-mails naartoe te verplaatsen. Vink het vakje “Verplaats het naar de opgegeven map” aan en klik vervolgens op “Opgegeven” in het tekstvak onderaan.
Selecteer in het geopende venster de map waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen (of klik op “Nieuw” om er een te maken) en klik vervolgens op “OK”.
De regelswizard toont de map die u heeft geselecteerd. Als dit niet de juiste map is, klikt u erop om deze te wijzigen en klikt u vervolgens op ‘Volgende’.
Nu kunt u eventuele uitzonderingen specificeren; klik op “Volgende” als u er geen wilt toevoegen.
Typ een naam voor de regel, schakel het selectievakje ‘Deze regel nu uitvoeren op berichten die al in’ Inbox ‘staan’ in en klik vervolgens op ‘Voltooien’.
Uw regel is nu voltooid en verschijnt in het venster “Regels en waarschuwingen”. Klik op “Toepassen” om het proces te voltooien.
Uw regel is nu live. Alle e-mails die voldoen aan de door u gekozen voorwaarden, gaan naar de geselecteerde map. Ook worden alle regels die u in de Outlook-client maakt, gespiegeld in de Outlook-webapp.
