De Outlook-client wordt geleverd met verschillende deelvensters die u kunt weergeven en verbergen. Elk van deze deelvensters is ontworpen om het gemakkelijker te maken dingen in Outlook te vinden, te zien en te beheren. We gaan kijken hoe u ze opent en hoe u ze aan uw manier van werken kunt aanpassen, te beginnen met het navigatievenster.
Pas de sectie Favorieten aan
Het navigatievenster, ook wel het mappenvenster genoemd, is het paneel aan de linkerkant met mappen zoals Inbox en Verzonden items, evenals eventuele gedeelde mailboxen of groepen.
Standaard geeft Outlook het navigatievenster weer met de map “Favorieten” bovenaan voor gemakkelijke toegang. Favorieten zijn een verzameling veelgebruikte mappen, zoals Inbox en Verzonden items.
U kunt elke gewenste map aan de favorieten toevoegen door met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster te klikken en op “Toevoegen aan favorieten” te klikken.
De map verschijnt dan in het gedeelte Favorieten.
U kunt ook mappen slepen en neerzetten in het gedeelte Favorieten. Mappen die worden weergegeven in de favorieten zijn geen nieuwe mappen of kopieën van bestaande mappen; het zijn snelkoppelingen naar mappen in uw mailbox.
Dit betekent dat als u een e-mail verwijdert uit een map in uw favorieten, u deze verwijdert uit de “echte” map die in de mailbox wordt weergegeven. U kunt elke gewenste map in uw favorieten toevoegen of verwijderen. Klik met de rechtermuisknop op een map in Favorieten en selecteer “Verwijderen uit favorieten” om deze te verwijderen.
De map is nog steeds beschikbaar in de mailbox; het is gewoon niet zichtbaar in de favorieten. Hoewel u mappen aan de favorieten kunt toevoegen door ze te slepen en neer te zetten, kunt u mappen niet uit de favorieten verwijderen door ze terug te slepen naar de mailbox. De enige manier om een map uit de favorieten te verwijderen, is door het contextmenu met de rechtermuisknop te gebruiken.
U kunt de favorieten ook helemaal uitschakelen als u ze niet wilt gebruiken. Het maakt niet uit in welke map u zich bevindt, klik op Beeld> Mappenvenster.
Schakel in het menu dat verschijnt de optie “Favorieten” uit.
Hiermee wordt het gedeelte Favorieten uit het navigatievenster verwijderd. Om het weer in te schakelen, klikt u op Weergave> Mapvenster en schakelt u “Favorieten” weer in.
Pas de weergave van het navigatiedeelvenster aan
Het valt u misschien op dat de vervolgkeuzelijst van het mappenvenster meer omvat dan alleen het in- en uitschakelen van favorieten. U kunt ook kiezen of het navigatiedeelvenster zichtbaar is (de standaardinstelling), aan de zijkant wordt geminimaliseerd of helemaal is uitgeschakeld.
Het minimaliseren van het paneel is handig op kleinere schermen, en het uitschakelen van het paneel kan handig zijn wanneer u veel e-mails in één map verwerkt en u uw schermruimte wilt maximaliseren. Als u de optie “Geminimaliseerd” kiest, schuift het paneel naar links en worden alleen de eerste drie items in de favorieten weergegeven.
Om het volledige venster weer te zien, klikt u op de pijl bovenaan het venster om het naar buiten te schuiven.
Wanneer u de aanwijzer ergens anders in Outlook verplaatst, wordt het paneel weer geminimaliseerd. Om het zichtbaar te houden, keert u terug naar Beeld> Mappenvenster en wijzigt u de instelling in “Normaal” of klikt u op de punaise in de rechterbovenhoek van het paneel.
Pas de pictogrammen onder aan het navigatiedeelvenster aan
Onder in het navigatievenster staan pictogrammen voor andere Outlook-functies: agenda, taken, enzovoort.
Klik op een pictogram of druk op Ctrl + om ertussen te schakelen[a number] op je toetsenbord. Ctrl + 1 gaat naar het eerste pictogram in de lijst, Ctrl + 2 naar het tweede, enzovoort. Als u over elk pictogram beweegt, ziet u een snel overzicht van belangrijke gegevens, zoals aankomende evenementen in de agenda of uw favoriete contacten in Personen.
U kunt hier kiezen hoeveel pictogrammen hier worden weergegeven, in welke volgorde ze staan en of Outlook ze weergeeft als pictogrammen of woorden. Om toegang te krijgen tot deze opties, gaat u opnieuw naar Beeld> Mappenvenster en selecteert u “Opties”.
U kunt ook naar Bestand> Opties> Geavanceerd gaan en vervolgens op de knop “Navigatie” klikken.
Welke route u ook kiest, Outlook geeft het venster “Navigatie-opties” weer.
Met de eerste optie kunt u kiezen hoeveel items Outlook onder aan het navigatievenster weergeeft. Het maximale aantal dat u kunt kiezen is acht, hoewel de meeste mensen slechts zeven items hebben om weer te geven, aangezien de achtste optie Journal was (die in Outlook 2013 werd verouderd). Microsoft is er gewoon nooit aan toe gekomen om de limiet van acht naar zeven te wijzigen.
Het maakt niet uit welk nummer u hier kiest, u moet het navigatievenster uitbreiden om de extra pictogrammen weer te geven. U kunt het formaat van het paneel wijzigen door de rechterrand te verslepen.
Als u liever de namen van de opties ziet dan pictogrammen, kunt u de optie “Compacte navigatie” uitschakelen.
Dit verandert de opties in namen, en deze zullen nog steeds voldoen aan de waarde “Maximaal aantal zichtbare items” die je hebt gekozen.
U kunt de volgorde van de items wijzigen door een item te selecteren en vervolgens de knoppen “Omhoog verplaatsen” en “Omlaag verplaatsen” te gebruiken.
Dit is handig als u specifieke items heeft die u regelmatig gebruikt, zoals taken of notities, en u deze beter toegankelijk wilt maken zonder dat alle items zichtbaar moeten zijn. U kunt de items ook slepen en neerzetten in een andere volgorde in het navigatievenster zelf. U kunt de volgorde wijzigen, ongeacht of u de instelling “Compacte navigatie” hebt in- of uitgeschakeld.
Er is een kleine eigenaardigheid waar u op moet letten. Gebruik de Ctrl +[number] combo opent de pictogrammen nog steeds in hun oorspronkelijke standaardvolgorde. CTRL + 1 opent altijd de e-mail, CTRL + 2 opent altijd de kalender, enzovoort, ongeacht hoe u de pictogrammen zelf bestelt.
Ten slotte is er de “Reset” -knop, die de opties van het navigatievenster terugzet naar de standaardconfiguratie.
Hierdoor wordt de waarde “Maximaal aantal zichtbare items” teruggezet op vier en de volgorde van de items op de standaardwaarde. Het verandert echter niet de instelling “Compacte navigatie”; als je dat hebt uitgeschakeld, blijft het uit, zelfs als je de standaardinstellingen reset.
En dat is een blik op het navigatievenster, een van de meest fundamentele onderdelen van Outlook. Hopelijk kunnen deze aanpassingsopties ervoor zorgen dat het beter voor u werkt.