U kunt Microsoft Excel-spreadsheets synchroniseren om ervoor te zorgen dat wijzigingen in de ene automatisch worden weergegeven in de andere. Het is mogelijk om koppelingen te maken tussen verschillende werkbladen en afzonderlijke Excel-werkmappen. Laten we drie manieren bekijken om dit te doen.
Synchroniseer Excel-spreadsheets met de functie Koppeling plakken
De functie Link plakken in Excel biedt een eenvoudige manier om Excel-spreadsheets te synchroniseren. In dit voorbeeld willen we een overzichtsblad met verkooptotalen maken op basis van meerdere verschillende werkbladen.
Begin met het openen van uw Excel-spreadsheet, klik op de cel waarnaar u wilt linken en selecteer vervolgens de knop “Kopiëren” op het tabblad “Home”.
Selecteer de cel waaruit u een koppeling maakt, klik op de lijstpijl ‘Plakken’ en selecteer ‘Koppeling plakken’.
Het adres waarnaar de cel is gesynchroniseerd, wordt weergegeven in de formulebalk. Het bevat de bladnaam gevolgd door het celadres.
Synchroniseer Excel-spreadsheets met behulp van een formule
Een andere benadering is om de formule zelf te maken zonder de knop Link plakken te gebruiken.
Synchroniseer cellen op verschillende werkbladen
Klik eerst op de cel waarvan u de link maakt en typ “=”.
Selecteer vervolgens het blad met de cel waarnaar u wilt linken. De bladverwijzing wordt weergegeven in de formulebalk.
Klik ten slotte op de cel waarnaar u wilt linken. De ingevulde formule wordt weergegeven in de formulebalk. Druk op de “Enter” -toets.
Synchroniseer cellen op afzonderlijke werkmappen
U kunt ook helemaal naar een cel op het blad van een andere werkmap linken. Om dit te doen, moet u er eerst voor zorgen dat de andere werkmap is geopend voordat u met de formule begint.
Klik op de cel waarvan u een koppeling wilt maken en typ “=”. Schakel over naar de andere werkmap, selecteer het blad en klik vervolgens op de cel waarnaar u wilt linken. De werkmapnaam staat voor de bladnaam in de formulebalk.
Als de Excel-werkmap waaraan u hebt gekoppeld, is gesloten, geeft de formule het volledige pad naar het bestand weer.
En wanneer de werkmap met de koppeling naar een andere werkmap wordt geopend, wordt u waarschijnlijk begroet met een bericht om het bijwerken van koppelingen mogelijk te maken. Dit hangt af van uw beveiligingsinstellingen.
Klik op “Inhoud inschakelen” om ervoor te zorgen dat updates in de andere werkmap automatisch worden weergegeven in de huidige.
Synchroniseer Excel-spreadsheets met behulp van een opzoekfunctie
De vorige methoden voor het synchroniseren van twee werkbladen of werkmappen gebruiken koppelingen naar een specifieke cel. Soms is dit misschien niet goed genoeg omdat de link de onjuiste waarde retourneert als de gegevens worden gesorteerd en naar een andere cel worden verplaatst. In deze scenario’s is het gebruik van een opzoekfunctie een goede benadering.
Er zijn talloze opzoekfuncties, maar de meest gebruikte is VERT.ZOEKEN, dus laten we dat gebruiken.
In dit voorbeeld hebben we een eenvoudige lijst met werknemersgegevens.
Op een ander werkblad slaan we trainingsgegevens over de medewerkers op. We willen de leeftijd van de medewerkers zoeken en teruggeven voor analyse.
Deze functie vereist vier stukjes informatie: waarnaar moet worden gezocht, waar moet worden gezocht, het kolomnummer met de waarde die moet worden geretourneerd en welk type zoekopdracht u nodig heeft.
De volgende VERT.ZOEKEN-formule is gebruikt.
=VLOOKUP(A2,Employees!A:D,4,FALSE)
A2 bevat de werknemer-ID waarnaar moet worden gezocht op het blad Werknemers in het bereik A: D. Kolom 4 van dat bereik bevat de leeftijd die moet worden geretourneerd. En False specificeert een exacte zoekopdracht voor de ID.
De methode die u kiest om Excel-spreadsheets met elkaar te synchroniseren, wordt grotendeels bepaald door hoe uw gegevens zijn gestructureerd en hoe deze worden gebruikt.