Als u Microsoft Teams gebruikt om te communiceren en samen te werken met uw collega’s, is de kans groot dat uw team Planner ook gebruikt om werk te beheren. Hier leest u hoe u Planner in Teams gebruikt en uw taken naast uw teamchat bekijkt.
Microsoft ziet Teams als een “enkel venster” waardoor u al uw werk op één plek kunt zien. Het bedrijf heeft integraties toegevoegd met andere Office 365 (O365) -apps, zoals Word, Excel, Forms, Sway en andere, evenals een hele reeks apps van derden.
Een van de apps die u kunt integreren, is Planner, de to-do-app van Microsoft. We hebben Planner eerder in detail behandeld. Het is een solide taakbeheerder met enkele leuke details en nauwe integratie met andere O365-apps, zoals Outlook. Planner is prima om alleen te gebruiken, maar het komt echt tot leven wanneer een team van mensen het gebruikt om taken tussen buckets, toegewezen personen en datums te verplaatsen.
Als u Microsoft Teams gebruikt voor samenwerking en Planner voor taakbeheer, is het een goed idee om ze te koppelen, zodat u uw plannen in Teams kunt zien. U kunt ook nieuwe plannen toevoegen of bestaande plannen weergeven en al uw plannen en taken op één plek bekijken. U kunt zelfs uw plan openen in de Planner-app om administratief werk te doen dat niet in Teams kan.
De client-app biedt de beste Teams-ervaring, dus die zullen we gebruiken in plaats van de webapp.
Hoe u een nieuw plan aan uw team kunt toevoegen
Teams gebruikt het concept van tabbladen, net als een browser. Om een nieuw plan aan uw team toe te voegen, selecteert u het kanaal waaraan u het plan wilt toevoegen. Klik op het plusteken (+) rechts van de tabbladen.
Klik in het venster “Een tabblad toevoegen” op de tegel “Planner”.
Selecteer in het Plannervenster het keuzerondje naast “Een nieuw plan maken” en typ een naam voor uw plan. Schakel het selectievakje naast ‘Over dit tabblad op het kanaal posten’ in als je je team wilt laten weten dat je een nieuw plan hebt gemaakt en klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Uw plan is gemaakt en nu zichtbaar op het nieuwe tabblad.
Je bent aan de slag! U kunt net als in Planner beginnen met het maken en toewijzen van taken.
Hoe u een bestaand plan aan uw team kunt toevoegen
Het toevoegen van een bestaand plan is iets anders. Wanneer u een nieuw plan maakt – hetzij rechtstreeks via Planner of in een Microsoft 365 / Office 365 (M365 / O365) -groep – heeft het specifieke machtigingen. Wie het plan kan zien en bewerken, zal in uw team anders zijn, dus u kunt dat plan niet rechtstreeks aan uw team toevoegen.
Zelfs als uw team en plan op dit moment identieke machtigingen hebben, worden deze op verschillende plaatsen beheerd. Iemand toestemming geven voor een plan betekent toestemming geven aan de hele M365 / O365-groep waarin het is gemaakt. Teams kunnen uw plan in deze situatie niet integreren, omdat het niet zeker weet welke machtigingen moeten worden toegestaan wanneer er een nieuw iemand aan het team wordt toegevoegd.
Er is echter nog een andere manier om een plan te integreren: u kunt een link gebruiken.
Open het plan dat u met Teams wilt integreren. Klik op het beletselteken (…) Boven aan het plan en selecteer ‘Link kopiëren naar plan’.
Linksonder ziet u een kleine banner die u vertelt dat de link naar het klembord van uw computer is gekopieerd.
Open nu Teams en klik op het plusteken (+) rechts van de tabbladen.
Klik in het venster “Een tabblad toevoegen” op de tegel “Website”.
Geef het tabblad een naam, plak de URL die u uit Planner heeft gekopieerd en klik op ‘Opslaan’.
Dit voegt uw plan toe aan het team. Mogelijk moet u de eerste keer dat u dit doet, inloggen op O365, maar u hoeft niet elke keer dat u naar het tabblad gaat in te loggen.
In tegenstelling tot het toevoegen van een nieuw plan, is dit de daadwerkelijke planner-webpagina voor het plan, ingebed in Teams. U kunt op deze pagina dezelfde dingen doen als in Planner.
Als iemand in uw team zich aanmeldt bij O365 maar het plan niet kan zien, komt dat normaal doordat hij of zij geen toestemming heeft gekregen. U moet in Planner gaan en die persoon lidmaatschap van de groep verlenen.
Bekijk alle plannen en taken in teams
Meerdere plannen kunnen handig zijn, maar het kan ook vervelend zijn om van tabblad naar tabblad te wisselen om al uw taken te zien. Gelukkig heeft Teams een app die daarbij kan helpen.
Klik op de ellips (…) In de zijbalk. Klik in het geopende venster op ‘Planner’.
Een planner-knop is toegevoegd aan de zijbalk, die uw taken toont van alle plannen waartoe u toegang heeft.
Dit toont niet alleen taken van plannen die zijn geïntegreerd met Teams, maar het toont ook taken van elk plan van waaruit taken aan u zijn toegewezen.
Zodra u echter op een andere knop in de zijbalk klikt, verdwijnt de Planner-knop. Om het vast te zetten, klikt u met de rechtermuisknop op de Planner-knop en selecteert u ‘Vastzetten’.
De Planner-knop blijft nu zichtbaar in de zijbalk.
Dingen die u niet kunt doen in teams die u wel kunt doen in Planner
Als je je plan hebt toegevoegd met een link van een bestaand plan, kun je alles doen wat je kunt doen in Planner. Dit komt doordat u uw daadwerkelijke plan bekijkt dat is ingesloten in een webpagina.
VERWANT: Een planlogo wijzigen in Microsoft Planner
Als je je plan rechtstreeks in Teams hebt gemaakt, kun je bijna alles met je plan doen wat je in Planner kunt doen. U kunt taken maken, toewijzen of bewerken, analytische informatie bekijken op het tabblad Grafieken, de kalenderweergave op het tabblad Planning bekijken, enzovoort.
Om de volgende taken uit te voeren, moet u echter naar de Planner-app gaan:
- Voeg een plan toe als favoriet
- Verwijder een plan
- Kopieer een volledig plan
- Publiceer uw plan om het in Outlook te laten zien
Om Planner vanuit Teams te openen, klikt u op het wereldbolpictogram in de rechterbovenhoek van een tabblad met een plan erin.
Teams en planner gaan hand in hand als je in een groep werkt. Het is duidelijk dat Microsoft enige moeite heeft gedaan om deze apps te integreren en het proces eenvoudig te maken. Bespaar jezelf dus wat klikken en bewaar je werk op één plek door je plan toe te voegen aan je team.
