Microsoft Teams doet geweldig werk door u te informeren over nieuwe berichten en andere activiteiten, maar het kan een beetje overweldigend worden als u in veel teams zit. Hier leest u hoe u de Microsoft Teams-melding uitschakelt of aanpast.
Teams geven meldingen over chats, vergaderingen, directe berichten, vermeldingen, de status van andere mensen en zelfs wanneer iemand die u kent zich bij uw team voegt. Het zal dit doen door een nummer toe te voegen aan het Teams-pictogram op de taakbalk, datzelfde pictogram te laten knipperen, een geluid te laten horen en een bannermelding in de linkerbenedenhoek van uw scherm te laten verschijnen. En als u iets daarvan mist, ontvangt u een gemiste activiteitse-mail.
Als u ergens werkt waar Microsoft Teams veel wordt gebruikt, kan dit een spervuur van waarschuwingen worden die u voortdurend onderbreken met informatie die u niet hoeft te weten. Uit je gefocuste zone worden gehaald door een waarschuwing dat Geoff van Accounts net online is gekomen, is echt niet nuttig of productief. U moet beslissen wat het waard is om uw concentratie te breken, niet uw software.
VERWANT: Hoe u nieuwe e-mailwaarschuwingen in Outlook kunt uitschakelen of aanpassen
Gelukkig kunt u al deze instellingen wijzigen en Teams-waarschuwingen zo luid of zo zacht maken als u wilt, en dat is gemakkelijk te doen. U kunt ook meldingen voor specifieke gesprekken en chats wijzigen, of meldingen voor specifieke perioden wijzigen.
Algemene meldingen beheren
Open Microsoft Teams op uw computer, klik op uw profielfoto en selecteer “Instellingen” in het menu.
Klik in het venster ‘Instellingen’ op ‘Meldingen’.
Hier kunt u al uw meldingsinstellingen aanpassen. Laten we bovenaan beginnen en naar beneden werken.
Bovenaan de meldingen staan drie opties, die allemaal kunnen worden uitgeschakeld:
- Gemiste activiteitse-mails: De frequentie van e-mails die naar u worden verzonden wanneer u een chatbericht, kanaalvermelding of iets anders dat een waarschuwing verdient, mist. Dit kan volledig op “Uit” worden gezet als u niet met e-mails gebombardeerd wilt worden, of in het beste geval op “Dagelijks”, zodat u maar één e-mail per dag ontvangt.
- Berichtvoorbeeld weergeven: Of er wel of niet een “toast” -pop-up (de meldingen die verschijnen in de rechterbenedenhoek van het scherm) met een voorbeeld van de ontvangen berichten wordt weergegeven. Deze zijn op zijn best storend en staan in de weg wanneer u berichten in Teams probeert te typen, dus schakel ze uit.
- Speel geluid af voor meldingen: Niets breekt je concentratie zo goed als een luid “ding” dat afgaat in je koptelefoon, en hoewel de Teams-melding niet de meest irriterend waarschuwingsgeluid, het is nog steeds vervelend. Schakel het hier uit en krijg uw rust en stilte terug.
Het volgende gedeelte, “Teams en kanalen”, behandelt berichten op het standaardtabblad “Berichten” in elk kanaal.
Het is niet helemaal duidelijk wat de eerste twee opties zullen omvatten en wat niet. Waarschuwt “Vermeldingen en antwoorden” u bijvoorbeeld voor reacties? Het is niet duidelijk. Dat is verre van ideaal, dus kies in plaats daarvan ‘Aangepast’.
Dit opent de individuele instellingen voor alle teams en kanalen.
Alle vervolgkeuzemenu’s (behalve ‘Persoonlijke @vermeldingen’) hebben drie opties:
- Banner en feed: Laat de pop-up “toast” zien en markeer het kanaal ook met een pictogram
- Alleen weergeven in feed: Markeer het kanaal met een pictogram
- Uit: Laat de toast-pop-up niet zien en markeer het kanaal niet met een pictogram. “Persoonlijke @vermeldingen” heeft deze optie niet, omdat Teams u alerts niet volledig laat uitschakelen voor vermeldingen.
U kunt hier verschillende waarden voor verschillende vervolgkeuzelijsten kiezen. “Alle nieuwe berichten” is standaard uitgeschakeld en dat is logisch, tenzij u om een bepaalde reden een kanaal controleert. Maar u wilt waarschijnlijk ten minste ‘Alleen weergeven in feed’ voor ‘Antwoorden op gesprekken die ik ben begonnen’.
Als u klaar bent met het wijzigen van de vervolgkeuzelijsten, klikt u op ‘Terug naar instellingen’.
De overige vier opties hebben betrekking op specifieke gebieden van Teams.
- Chat: Omvat meldingen voor vermeldingen, antwoorden en reacties in chatberichten (dat zijn directe berichten tussen jou en iemand anders, geen algemene berichten op het tabblad Berichten van een kanaal).
- Vergaderingen: Meldingen voor wanneer een vergadering begint of wanneer iemand een bericht plaatst in een vergaderingschat.
- Mensen: Stel meldingen in om erachter te komen wanneer specifieke personen beschikbaar komen of offline gaan.
- Andere: Kies of u een melding wilt ontvangen wanneer iemand in uw Outlook-contactpersonen lid wordt van Teams.
Klik op de knop “Bewerken” naast elk item en kies uw meldingsopties.
Wanneer u klaar bent met het bewerken van de meldingen, sluit u het paneel “Instellingen” en ziet u hoe Teams niet langer om de paar seconden tegen u schreeuwen.
Meldingen voor specifieke kanalen beheren
Nadat u uw algemene meldingen heeft ingesteld, kunt u meldingsregels instellen voor specifieke kanalen als u meer controle wilt over wanneer u meldingen ontvangt.
Plaats de muisaanwijzer op een kanaal, klik op het pictogram met drie stippen rechts van de naam en selecteer ‘Kanaalmeldingen’.
U kunt deze instellingen gebruiken om de meldingen voor dit specifieke kanaal te wijzigen zonder de algemene meldingsinstellingen die als standaard voor alle andere kanalen fungeren, te wijzigen.
Meldingen beheren voor specifieke gesprekken en chats
Er zullen momenten zijn dat u uw meldingsinstellingen precies zo hebt ingesteld als u wilt, maar specifieke gesprekken of chats blijven toch meldingen naar u pingen. Dit gebeurt vaak wanneer iemand je naar een kanaal of chat trekt om een vraag te stellen en dan krijg je meldingen over alle antwoorden en reacties, ook al ben je er niet echt bij betrokken.
In plaats van je algemene meldingen te wijzigen, kun je meldingen voor een specifiek gesprek in een kanaal uitschakelen of een specifieke chat dempen.
Als je meldingen voor een specifiek gesprek in een kanaal wilt uitschakelen, plaats je de muisaanwijzer op het eerste bericht in de thread, klik je op het pictogram met drie stippen en selecteer je ‘Meldingen uitschakelen’.
Vanaf nu krijg je alleen een melding over dit gesprek als iemand je rechtstreeks noemt. Om de meldingen te hervatten, beweegt u de muisaanwijzer over het eerste bericht in de thread, klikt u op het pictogram met drie stippen en selecteert u ‘Meldingen inschakelen’.
Als je een hele chat met iemand wilt dempen, plaats je de muisaanwijzer op de naam in Chat, klik je op het pictogram met drie stippen en selecteer je ‘Dempen’.
Vanaf nu ontvang je geen meldingen van deze chat. Als u meldingen wilt hervatten, plaatst u de muisaanwijzer op hun naam in ‘Chat’, klikt u op het pictogram met drie stippen en selecteert u ‘Dempen opheffen’.
Hoe u meldingen voor een specifieke periode kunt stoppen
Als je meldingen een tijdje helemaal wilt stoppen, heb je een aantal opties (behalve natuurlijk de Microsoft Teams-app volledig sluiten). De eerste optie is om uw status te wijzigen in ‘Niet storen’. Hiermee worden alle meldingen gedempt, zodat u geen pop-ups of geluidsmeldingen krijgt totdat uw status verandert.
Om uw status te wijzigen, klikt u op uw profielfoto, selecteert u uw huidige status en kiest u vervolgens de optie “Niet storen” in het menu.
Microsoft Teams houdt u in de status Niet storen totdat u deze handmatig wijzigt in iets anders, een geplande vergadering invoert of de Teams-app sluit.
De andere optie om meldingen voor een bepaalde tijd uit te schakelen, is door Focus Assist te gebruiken, een ingebouwde Windows-tool die waarschuwingen verbergt voor alle (of alle) apps op door jou gekozen tijden en situaties. We hebben Focus Assist uitgebreid behandeld, maar hier is wat u moet doen om ervoor te zorgen dat het doet wat u wilt voor teams.
Hoewel u Focus Assist op een aantal manieren kunt openen, gaan we daarheen via het paneel “Instellingen”. Druk op Windows + i op uw toetsenbord om het paneel “Instellingen” te openen, zoek naar “Focus Assist” en selecteer vervolgens “Instellingen Focus Assist” in het vervolgkeuzemenu.
Scrol omlaag naar het gedeelte “Automatische regels” en schakel de opties in die u wilt inschakelen.
Bij elke optie is ‘Alleen prioriteit’ of ‘Alleen alarmen’ toegestaan, die kunnen worden gewijzigd door op de optie te klikken en het ‘Focusniveau’ te wijzigen.
“Alarmen” verwijst specifiek naar alarmen die worden gegenereerd door de klok of alert-apps. Als je helemaal niet gestoord wilt worden, kun je de optie instellen op “Alleen prioriteit” en alle prioriteitsapps verwijderen.
U kunt “Tijdens deze tijden” bovendien aanpassen door erop te klikken en de tijdopties te wijzigen.
Dit is handig als u Focus Assist alleen op bepaalde tijden van de dag wilt inschakelen, zoals een speciale focustijd, of alleen doordeweeks en / of in het weekend.
