Takenlijstsoftware kan een echte productiviteitsverhoger zijn, maar het risico bestaat altijd dat het gewoon een nieuwe lijst wordt. Gebruik Microsoft Planner om automatisch taken aan uw agenda toe te voegen, zodat u weet wanneer er vervaldatums komen.
We hebben de basisprincipes van Microsoft Planner eerder behandeld, maar als een snelle inhaalslag: Planner is een to-do-app die wordt meegeleverd met Office 365 (O365). Het is beschikbaar voor iedereen met een betaald abonnement op O365, of dat nu een persoonlijk abonnement is dat je zelf hebt betaald of een bedrijfslicentie waarvoor je bedrijf betaalt.
Met Planner kunt u de taken van een plan aan een kalender toevoegen door een publicatiekoppeling te maken. Hierdoor kan iedereen met de link deze in hun agenda importeren. Het is een geweldige functie voor een teamplanner, waar iedereen kan zien wanneer taken moeten worden voltooid.
U hoeft deze link echter met niemand te delen (en het is een ongelooflijk lange link die niemand ooit per ongeluk zou kunnen raden of vinden), dus uw Planner-gegevens zijn volkomen veilig.
Maak een Planner Microsoft Link
Om een publicatielink te maken, gaat u naar de Microsoft Planner-website en logt u in met uw O365-accountgegevens.
Selecteer in het menu aan de linkerkant het plan dat u aan uw agenda wilt toevoegen.
Klik op de drie stippen naast de optie “Planning” en selecteer vervolgens “Plan toevoegen aan Outlook-agenda”.
Klik in het paneel dat wordt geopend op de optie “Publiceren”.
Op dit punt heeft u twee verschillende opties. U kunt de Planner-taken aan uw Outlook-agenda toevoegen door op “Toevoegen aan Outlook” te klikken, of u kunt de “iCalendar-link” kopiëren en de Planner-taak naar elke gewenste agendasoftware importeren.
Voeg de planner toe aan uw Outlook-agenda
Als u op “Toevoegen aan Outlook” klikt, wordt uw Outlook-agenda geopend en wordt het iCalendar-abonnement weergegeven, zodat u dit kunt bevestigen.
Wijzig de weergavenaam van de agenda en klik op “Opslaan”.
De Planner-kalender wordt weergegeven in het gedeelte “Andere kalenders”. Taken in de kalender verschijnen op de vervaldatum van de taak.
Het kan even duren voordat Outlook is vernieuwd en de taken uit een gepubliceerde agenda zijn opgehaald, dus maak je geen zorgen als ze niet meteen verschijnen.
Deel de planner met een andere agenda
Als je de plannertaken aan een andere agenda wilt toevoegen – die van jou of van iemand anders – selecteer je de hele iCalendar-link en kopieer je deze met CTRL + C op Windows of CMD + C op een Mac.
U kunt het nu met iemand anders delen of aan uw eigen agenda toevoegen. Als u niet zeker weet hoe u een iCalendar-link aan uw agenda moet toevoegen, is het heel eenvoudig of u Google Agenda, Apple Agenda gebruikt of deze aan een andere Outlook-agenda wilt toevoegen.
Stop met het delen van uw planner-agenda
Als u uw Microsoft Planner-taken niet meer wilt delen, klikt u op de drie puntjes naast de optie “Planning” in de toepassing en selecteert u vervolgens opnieuw “Plan toevoegen aan Outlook-agenda”.
Selecteer de optie “Publicatie ongedaan maken”.
Hierdoor wordt de link verwijderd, waardoor niemand die de link gebruikt, updates ontvangt.
