Terug in Outlook 2010 introduceerde Microsoft het Conversatieweergave, wat ongeveer hetzelfde werkt als de conversatie-threading van Gmail. Het is standaard ingeschakeld in nieuwere versies van Outlook, maar niet als u een upgrade hebt uitgevoerd vanaf een oudere versie waar het was uitgeschakeld. Dus als je niet wist dat het er was, is het misschien tijd om een kijkje te nemen.
Wat is de gespreksweergave?
Hoewel Microsoft de Conversation View veel heeft gepraat toen ze deze introduceerden, waren de meeste mensen buiten de IT-afdelingen van het bedrijf en lezers van hoogwaardige technische websites er waarschijnlijk niet van op de hoogte. Per slot van rekening, wanneer was de laatste keer dat u het artikel “nieuwe functies” over een app die u gebruikt hebt gezocht en gelezen?
Dit is jammer, want Conversation View is een handige functie die veel mensen wilden nadat ze conversaties hadden gezien in de nieuwe Gmail van Google, die debuteerde in 2004/5. Zo groot was de eis dat ineens iedereen het had over hoe je de kolom “Conversation” moest gebruiken om e-mails te groeperen in Outlook 2003, hoewel deze alleen e-mails in dezelfde map oppikte. Dus een aantal ingewikkelde oplossingen werden gevormd met behulp van dynamische zoekmappen, maar dit was allemaal een beetje grof in vergelijking met het door AJAX aangedreven gemak van Gmail.
Microsoft kwam op de zaak en voegde een goede gespreksweergave toe – een die e-mails uit alle mappen haalt – toen ze Outlook 2010 uitrolden. Dit lijkt misschien wat laat, aangezien hun vorige versie drie jaar eerder uitkwam (Outlook 2007), maar men kan alleen maar aannemen dat het de productmanagers bij Microsoft een tijdje heeft gekost om te beseffen hoe populair de conversatieweergave van Gmail was, op dat moment was het te laat om het toe te voegen aan 2007. Het maakte niet uit, Outlook 2010 kreeg het en behoorlijke inspanning die sindsdien in alle iteraties goed heeft gewerkt.
Sinds Outlook 2013 is het standaard ingeschakeld, maar in veel bedrijven is het nog steeds standaard uitgeschakeld door de IT-afdeling. Als u het in uw oude versie van Outlook hebt uitgeschakeld, blijft het ook uitgeschakeld wanneer u een upgrade naar een nieuwe versie uitvoert. Een van onze nerds heeft het vijf jaar geleden uitgeschakeld in Outlook 2013, en het is nog steeds uitgeschakeld nu ze Outlook 2019 gebruiken. Het is ook standaard ingeschakeld in de Outlook-webapp, dus het wordt daar beter gebruikt, maar voor veel mensen, de Outlook-client is hun belangrijkste e-mailapp.
Laten we eens kijken hoe u de gespreksweergave weer inschakelt en welke aanpassingsopties u heeft. Beter laat dan nooit!
Hoe u de gespreksweergave kunt in- en uitschakelen
U kunt de gespreksweergave in- en uitschakelen via een eenvoudige schakelaar, dus als u het probeert en het niet leuk vindt, kunt u het gemakkelijk weer uitschakelen. Schakel de optie Weergeven> Weergeven als conversaties in om het in te schakelen.
Outlook geeft een bevestigingsbericht weer dat u de mogelijkheid geeft om de weergave in elke map (“Alle mailboxen”) of alleen de huidige map (“Deze map”) in te schakelen.
Probeer “Deze map” in te schakelen, zodat u kunt zien of het u bevalt voordat u het overal aanzet. Om de gespreksweergave volledig uit te schakelen, schakelt u de optie Weergeven> Weergeven als gesprekken weer uit.
Wat doet Conversation View?
Conversation View rangschikt uw berichten in chronologische volgorde in een discussielijn, met het nieuwste bericht bovenaan. Deze zijn aanvankelijk verborgen onder het bovenste bericht, met een driehoek aan de linkerkant om aan te geven dat er een draad onder zit.
Als u op de driehoek klikt, wordt de thread uitgevouwen en worden de e-mails weergegeven.
Het allerbeste bericht is de koptekst van het gesprek en het is geen bericht. In plaats daarvan bevat het de naam van de persoon die het gesprek is begonnen en het onderwerp. Als u erop klikt, ziet u niets in het leesvenster.
Als u op een van de berichten onder de koptekst klikt, geeft Outlook deze zoals gewoonlijk weer in het leesvenster. Nieuwe berichten worden automatisch boven aan het gesprek onder de koptekst toegevoegd en vet en cursief weergegeven om aan te geven dat ze nog niet zijn gelezen.
Een gesprek met een nieuw bericht wordt automatisch naar de bovenkant van de map gestuurd, zodat de meest recente gesprekken altijd bovenaan staan.
Dit toont ook een van de sterkste eigenschappen van de Conversation View aan, namelijk dat het e-mail ophaalt van overal in Outlook en deze op één plaats toont, met de naam van de map die de e-mail bevat prominent weergegeven. In dit gesprek bevinden zich mails in de huidige map, de Inbox en ook de map Verzonden items. Als we de gespreksweergave zouden toepassen op de inbox, zouden we exact hetzelfde gesprek zien.
Hoe pas je de gespreksweergave aan
Onder de View> Show as Conversations optie, is er de optie Conversation Settings. Klik hierop om de gespreksopties weer te geven.
De mogelijkheden zijn:
- Toon berichten uit andere mappen: Geeft berichten in de conversatie weer, ongeacht in welke map ze zich bevinden. Als dit is uitgeschakeld, ziet u alleen de conversatieberichten die zich in de map bevinden die u momenteel bekijkt.
- Toon afzenders boven het onderwerp: Toont de naam van de afzender boven aan het gesprek, in plaats van het onderwerp, in compacte modus (de standaardweergave voor mappen in Outlook). De onderstaande schermafbeeldingen laten zien wanneer de instelling respectievelijk is in- en uitgeschakeld.
- Altijd geselecteerde conversatie uitbreiden: Geeft het momenteel geselecteerde gesprek altijd in uitgevouwen modus weer, zelfs als u de map verlaat en ernaar terugkeert. Als je wilt dat een specifiek gesprek altijd in uitgevouwen modus verschijnt in elke map die een van de e-mails in het gesprek bevat, moet je deze optie in elk van de mappen inschakelen.
- Gebruik klassieke ingesprongen weergave: Geeft de berichten schuin weer; hoe ouder het bericht, hoe groter de inspringing. Dit is een mapinstelling die van toepassing is op elk gesprek in de map.
Er is nog een aanpassingsinstelling, die u kunt vinden in Bestanden> Opties. Kies de categorie “E-mail” aan de linkerkant en scrol omlaag naar het gedeelte “Overig” om de instelling “Conversaties niet automatisch uitbreiden bij gebruik van het toetsenbord om berichten te wijzigen” te vinden.
Deze instelling is standaard uitgeschakeld, dus als u de pijlen omhoog en omlaag op uw toetsenbord gebruikt om door een map te navigeren, worden conversaties automatisch uitgevouwen wanneer u ze selecteert. Als u deze instelling inschakelt, blijven gesprekken samengetrokken wanneer ze worden geselecteerd met het toetsenbord, en kunt u de LINKER- en RECHTERpijltoetsen gebruiken om ze handmatig uit te vouwen en samen te trekken. Dit is vooral handig als u het soort persoon bent dat het toetsenbord waar mogelijk gebruikt.
Dat is de Conversation View, de poging van Microsoft om conversaties in een rij te krijgen. We denken dat het redelijk goed is, met voldoende aanpassingen om verschillende gebruikers aan te spreken, maar niet zozeer dat het moeilijk te gebruiken is. En als het u niet uitkomt, kunt u het weer uitschakelen door de optie Weergeven> Weergeven als gesprekken weer uit te schakelen.