Outlook-gegevensbestanden kunnen in de loop van de tijd erg groot worden, vooral als u veel bijlagen ontvangt. Zelfs als u oude berichten verwijdert, wordt de grootte van uw Outlook-gegevensbestand niet dienovereenkomstig verkleind.
Uw Outlook-gegevensbestanden (.pst- en .ost-bestanden) bevatten al uw e-mails (in al uw mappen, inclusief verzonden e-mails), contacten, agenda-afspraken, taken en notities, evenals de bijbehorende bestandsbijlagen. Naarmate u meer e-mails en bijlagen verzendt en ontvangt, meer afspraken aan uw agenda toevoegt en meer taken en notities maakt, kunnen uw Outlook-gegevensbestanden gemakkelijk uitgroeien tot enkele gigabytes. De mijne is één gigabyte, maar dat is nog steeds behoorlijk groot.
VERWANT: Hoe u de map met verwijderde items automatisch kunt legen bij het afsluiten van Outlook
Zelfs als u de map Verwijderde items leegt, of deze automatisch laat legen wanneer u Outlook afsluit, wordt de ingenomen ruimte in het gegevensbestand niet vrijgegeven. U kunt die ruimte echter terugvorderen door verdichten uw Outlook-gegevensbestand. Hier is hoe dat te doen.
Stap één: onderzoek uw accounts en verwijder wat u niet nodig heeft
Voordat u het comprimeringsproces doorloopt, wilt u Outlook doorlopen en alles verwijderen wat u niet nodig heeft. We raden u aan om te controleren hoe groot uw verschillende mappen zijn, zodat u weet welke items de meeste ruimte vrijmaken. Onthoud dat u naast e-mails ook agenda-, taken- en notitie-items kunt verwijderen. Om de grootte van uw mappen te controleren, selecteert u het Postvak IN (of een andere map) in het account (Outlook-gegevensbestand) dat u wilt comprimeren, en klikt u op het tabblad “Bestand”.
Klik in het backstage-scherm op “Tools” en selecteer “Mailbox Cleanup” in het vervolgkeuzemenu.
Klik in het dialoogvenster Mailboxopruiming op “Mailboxgrootte weergeven”.
Het dialoogvenster Mapgrootte toont u de grootte van elke map in het momenteel geselecteerde account. Blader door en kijk welke mappen groter zijn, waar u items wilt verwijderen. Klik op “Sluiten” als u klaar bent.
Om de grootte van de map Verwijderde items te zien, klikt u op “Grootte verwijderde items weergeven”.
Onze map Verwijderde items is niet enorm, maar we moeten deze toch legen voordat we ons gegevensbestand comprimeren. Klik op “Sluiten”.
U keert terug naar het dialoogvenster Mailbox opschonen. Als u meer items uit uw account wilt verwijderen, klikt u op “Sluiten” om terug te keren naar uw account. Selecteer e-mails, agenda, taken en notitie-items die u niet wilt en druk op Delete. U kunt ook op Shift + Delete drukken om de geselecteerde items permanent te verwijderen, waarbij u de map Verwijderde items overslaat.
Stap twee: Maak de map Verwijderde items leeg
U wilt ook de prullenbak of de map “Verwijderde items” legen voordat u doorgaat. Als er nog items in de map Verwijderde items staan, zijn er twee manieren waarop u de map kunt legen. Een manier is door op “Leeg” te klikken in het dialoogvenster Mailbox opschonen, als het nog open is.
Er wordt een bevestigingsvenster weergegeven om ervoor te zorgen dat u de items in de map Verwijderde items permanent wilt verwijderen. Klik op “Ja”.
Als het dialoogvenster Mailbox opschonen niet is geopend, kunt u de map Verwijderde items ook rechtstreeks in uw account in het e-mailvenster legen. Om dit te doen, moet u eerst controleren of het e-mailvenster actief is. Druk op Ctrl + 1 om het e-mailvenster te openen, als dit niet het geval is. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map Verwijderde items in het account dat u wilt comprimeren en selecteer “Map leegmaken” in het pop-upmenu. Hetzelfde hierboven afgebeelde bevestigingsvenster wordt weergegeven.
Stap drie: comprimeer uw Outlook-gegevensbestand
Nu je items hebt verwijderd die je niet wilt en de map Verwijderde items hebt geleegd, is het tijd om je Outlook-gegevensbestand te comprimeren. Klik in het hoofdvenster van Outlook nogmaals op het tabblad “Bestand”. Zorg er vervolgens voor dat het scherm Accountgegevens actief is. Is dit niet het geval, klik dan op “Info” in de lijst met items aan de linkerkant. Klik op “Accountinstellingen” en selecteer vervolgens “Accountinstellingen” in het vervolgkeuzemenu.
Klik in het dialoogvenster Accountinstellingen op het tabblad “Gegevensbestanden”.
Selecteer het Outlook-gegevensbestand dat u wilt comprimeren in de lijst en klik vervolgens op “Instellingen”.
Als het momenteel geselecteerde account een POP3-account (.pst-bestand) is, wordt het volgende dialoogvenster weergegeven. Klik op “Nu comprimeren”.
Anders, als het geselecteerde account een IMAP-account (.ost-bestand) is, ziet u het volgende dialoogvenster. Klik op “Nu comprimeren”.
Het volgende dialoogvenster wordt weergegeven terwijl het Outlook-gegevensbestand wordt gecomprimeerd.
Wanneer het comprimeringsproces is voltooid, keert u terug naar het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand (of Instellingen Outlook-gegevensbestand). Klik op “OK” of “Annuleren” om het te sluiten.
Klik op “Sluiten” in het dialoogvenster Accountinstellingen.
Ons Outlook-gegevensbestand ging van ongeveer 951 MB terug naar ongeveer 845 MB, dus we kregen iets meer dan 100 MB schijfruimte terug. Hoe groter uw gegevensbestand, hoe meer ruimte u waarschijnlijk terugkrijgt.
Het comprimeren van uw Outlook-gegevensbestanden helpt u niet alleen schijfruimte te besparen, maar kan ook de prestaties van Outlook verbeteren. Door een groot Outlook-gegevensbestand kan het langer duren voordat Outlook wordt opgestart, ermee werkt en wordt afgesloten. Het is dus slim om uw Outlook-gegevensbestand regelmatig te comprimeren.