Sommige mensen houden ervan om hun Outlook-mappen perfect onder controle te houden, met e-mails netjes gecategoriseerd en opgeslagen in een logische, minimale mappenstructuur. De meesten van ons zijn niet zo, dus Microsoft heeft tools ter beschikking gesteld om te helpen. Een van deze tools is de weinig bekende Conversation Cleanup-tool, die overtollige e-mails uit een gesprek verwijdert of verplaatst. Dit is hoe het werkt.
U kunt de tool voor het opschonen van gesprekken uitvoeren voor een enkel gesprek, een map of een map en al zijn submappen. Het zoekt naar e-mails die overbodig zijn, dat wil zeggen de e-mails die volledig in een ander bericht in het gesprek zijn opgenomen. Vervolgens worden deze e-mails (standaard) verwijderd of naar een andere map verplaatst, afhankelijk van hoe u deze hebt ingesteld. Dit voorkomt dat uw mailbox wordt gevuld met meerdere exemplaren van hetzelfde bericht.
Eerst moet u de parameters voor het opschonen van gesprekken instellen. Ga naar Bestand> Opties> E-mail en scrol omlaag naar het gedeelte “Gesprek opschonen”.
Standaard verwijdert Conversation Cleanup items, maar als u overtollige items naar een map wilt verplaatsen, kunt u op “Browse” klikken en de map kiezen waarnaar u ze wilt verplaatsen. Dit is handig als u zelf wilt controleren of de berichten die de tool vindt echt overbodig zijn. De tool Conversation Cleanup is naar onze ervaring betrouwbaar, maar soms is er geen vervanging voor het zelf controleren van dingen.
U kunt de andere standaardopties waarschijnlijk laten zoals ze zijn, omdat ze heel logisch zijn, maar als uw situatie of voorkeuren anders zijn, kunt u doorgaan en de parameters naar eigen inzicht in- of uitschakelen. Zodra u de gewenste instellingen heeft, klikt u op “OK” om terug te gaan naar Outlook.
Nu moet u de tool openen. Klik op het tabblad “Home” op de knop “Opschonen”. Het vervolgkeuzemenu geeft je de mogelijkheid om het gesprek dat momenteel in de map is geselecteerd, de hele map of de hele map en alle submappen op te schonen.
U kunt dit menu ook openen door op Map> Map opschonen te klikken als u de optie “Opschonen gesprek” niet nodig hebt.
We gaan voorlopig met “Opschonen map”, maar het proces is hetzelfde, of u nu een gesprek, een map of een map en zijn submappen opruimt. En voor een optie met één klik kunt u altijd met de rechtermuisknop op een map in het navigatievenster klikken en ‘Map opschonen’ selecteren.
De eerste keer dat u deze tool uitvoert, verschijnt er een waarschuwing die u de mogelijkheid geeft om de instellingen te wijzigen, de tool uit te voeren of de bewerking te annuleren.
Als u wilt dat de tool werkt zonder deze pop-up te zien, schakelt u de optie “Dit bericht niet meer weergeven” in.
Klik op “Opschonen map” om het hulpprogramma uit te voeren (als u de optie “Dit bericht niet meer weergeven” hebt ingeschakeld, wordt het hulpprogramma vanaf dat moment uitgevoerd zodra u het selecteert). Als de tool actief is, wat even kan duren als je hem voor het eerst uitvoert in een map met veel berichten, verschijnt er een statusmelding in de balk onder in Outlook.
U kunt Outlook blijven gebruiken terwijl dit wordt uitgevoerd. Zodra de statusmelding verdwijnt, is de tool klaar. Het zal je niet vertellen dat het klaar is – de tool is ontworpen om op de achtergrond te draaien om je te helpen, niet om je te bombarderen met berichten – maar het zal je vertellen of het geen berichten kan vinden om op te ruimen.
Dat is alles wat er is. Toen we deze tool uitvoerden in een voorbeeldmap met 2487 e-mails, vonden we 502 e-mails die konden worden verwijderd. Meer dan een vijfde van de e-mails in de map was overbodig, dus het is een eye-opener en een hulpmiddel dat de moeite waard is om te gebruiken als je geen ruimte meer hebt of moe bent van het waden door gesprekken.