Een van de handigste en minst begrepen opties van Outlook is Follow Up, de e-mailherinneringstool van het programma. Als je moeite hebt om eraan te denken e-mails te beantwoorden nadat ze niet meer op de voorpagina van je inbox staan, dan is deze tool iets voor jou.
Follow Up herinnert u aan e-mails op een door u gekozen datum en voegt ze toe aan uw Outlook-takenlijst. Als je de herinnering hebt afgehandeld en deze als voltooid hebt gemarkeerd, verdwijnen ze uit je takenlijst. Het is eenvoudig, snel, efficiënt en gemakkelijk te gebruiken.
Om aan de slag te gaan, selecteert u een e-mail in Outlook en klikt u vervolgens op Home> Follow Up (deze bevindt zich in de groep “Tags”).
Selecteer in het vervolgkeuzemenu de datum waarop u een vervolg op de e-mail wilt. Microsoft biedt verschillende snelle acties, waaronder ‘Vandaag’, ‘Morgen’ of ‘Volgende week’. U kunt echter ook op “Aangepast” klikken om een datum te selecteren.
De e-mail wordt vervolgens geel gemarkeerd, zodat u in één oogopslag kunt zien welke berichten gemarkeerd zijn voor een follow-up. Het voegt ook de e-mail toe aan uw Outlook-takenlijst.
Dit heet “een vlag toevoegen” aan een e-mail. Zodra u dit heeft gedaan, kunt u de e-mail naar een andere map verplaatsen, zoals uw archief, en het blijft zichtbaar in uw takenlijst – dubbelklik erop om het te openen.
Outlook herinnert u standaard aan de e-mail op de door u geselecteerde dag. Als u echter de exacte datum en tijd van de herinnering wilt kiezen, gaat u opnieuw naar Startpagina> Opvolgen en selecteert u ‘Herinnering toevoegen’.
Hiermee wordt het paneel “Aangepast” geopend, waar u de naam van de vlag, de start- en einddatums en de datum en tijd van de herinnering kunt wijzigen.
U kunt ook op Home> Follow Up klikken en vervolgens “Aangepast” selecteren om het paneel te openen.
De eerste optie, “Vlag naar”, is de naam van de vlag die u aan de e-mail geeft. Dit verschijnt bovenaan het bericht als informatietip. In dit geval wordt “Follow Up” weergegeven, wat de standaardnaam is, Start en Vervaldatum.
U kunt een andere vlagnaam selecteren in het vervolgkeuzemenu of uw eigen naam typen.
We hebben de vlagnaam gewijzigd in “Review” en de informatietip is dienovereenkomstig gewijzigd.
Als u de datum wilt wijzigen waarop u de e-mail opvolgt, kunt u de waarden voor “Startdatum” en “Vervaldatum” wijzigen.
Standaard werken Outlook-taken op basis van de “Vervaldatum”, dus wanneer u er een instelt, bepaalt dat wanneer de e-mail in uw takenlijst verschijnt.
U kunt ook de datum en tijd instellen waarop u een pop-upherinnering wilt. Standaard gebruikt Outlook het standaardgeluid van herinneringswaarschuwingen, maar u kunt dat ook wijzigen als u dat wilt.
Als u klaar bent, klikt u op “OK” om het aangepaste paneel te sluiten.
Als je vaak Follow-up gebruikt, vind je de Quick Click-optie misschien ook leuk. Hiermee kunt u één keer op een e-mail klikken en een standaardvlag toevoegen. Als je de standaardopties in Outlook nog niet hebt gewijzigd, plaats je de muisaanwijzer op een e-mail totdat je de snelle actieknoppen aan de rechterkant ziet – een daarvan is een vervolgvlag.
Als je deze optie niet ziet, bekijk dan onze gids over snelle acties om deze toe te voegen. Wanneer u op de knop Snelle actie klikt, wordt de e-mail standaard gemarkeerd voor een vervolg “Vandaag”.
U kunt naar Home> Follow Up gaan en vervolgens “Set Quick Click” selecteren om deze instelling te wijzigen.
Selecteer in het vervolgkeuzemenu de standaarddatum die u door de Quick Action-knop wilt gebruiken en klik vervolgens op ‘OK’.
Wanneer u de muisaanwijzer op een e-mail plaatst en op de vlag Vervolgactie in Snelle acties klikt, wordt automatisch de door u geselecteerde datum gebruikt. Dit is erg handig als u aan het eind van de dag e-mails doorneemt om uzelf eraan te herinneren dat u ze later moet afhandelen.
Als u klaar bent met een e-mail, klikt u op Start> Opvolgen en selecteert u ‘Markeren als voltooid’ of ‘Vlag wissen’.
“Markeren als voltooid” markeert de taak als voltooid en verwijdert deze uit de zichtbare takenlijst, terwijl “Vlag wissen” de taak verwijdert. Beide werken, maar we houden van “Mark Complete” omdat het is alsof je iets van een takenlijst afvinkt.
Nu ben je klaar om de Follow Up-vlag te gebruiken!