Moderne e-mailsystemen houden uw e-mail in de cloud, zodat u deze overal kunt openen, maar zelfs als ze opslaglimieten hebben. Hier leest u hoe u een back-up maakt van uw Microsoft Outlook-e-mails en deze herstelt als u die berichten ooit weer nodig heeft.
Hoe u een back-up maakt in Microsoft Outlook
Een back-up maken in Microsoft Outlook is heel eenvoudig. Back-ups worden opgeslagen in PST-bestanden (Personal Storage Table), die rechtstreeks in Outlook kunnen worden geopend. Hier leest u hoe u er een kunt maken.
VERWANT: Wat is het verschil tussen de PST- en OST-bestanden van Outlook?
Open Microsoft Outlook op uw computer, klik op “Bestand” in het lint en selecteer Openen en exporteren> Importeren / exporteren.
Klik op “Exporteren naar een bestand” en selecteer vervolgens de knop “Volgende”.
Highlight vanuit het volgende venster “Outlook-gegevensbestand” en klik op “Volgende” om verder te gaan.
U kunt een individuele map selecteren, zoals ‘Archief’, maar als u een back-up wilt maken van al uw e-mails, klikt u op de naam van uw mailbox, zorgt u ervoor dat ‘Inclusief submappen’ is aangevinkt en klikt u vervolgens op ‘Volgende’.
Standaard wordt uw bestand “backup.pst” genoemd en opgeslagen in de standaard Microsoft Outlook-map van Windows, maar u kunt de locatie en de bestandsnaam wijzigen.
Als u het bestand opslaat met dezelfde naam als een ander PST-bestand op die locatie, worden de e-mails in hetzelfde bestand opgeslagen. Dit is waar het gedeelte “Opties” voor is; kies of u dubbele e-mails wilt vervangen, dubbele e-mails wilt maken of helemaal geen dubbele e-mails wilt exporteren. Als u klaar bent, klikt u op ‘Voltooien’.
Outlook maakt een PST-bestand op de door u opgegeven locatie. Metagegevens zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en AutoArchiveren-instellingen), berichtregels en lijsten met geblokkeerde afzenders worden niet geëxporteerd.
Gebruik de back-upfunctie als een externe back-up, om ruimte vrij te maken in uw IMAP-account of om e-mails naar een ander account of Microsoft Outlook op een ander apparaat te verplaatsen.
VERWANT: Een Outlook-agenda exporteren als een CSV-bestand
Een back-up herstellen in Microsoft Outlook
Nu u een PST-bestand heeft, moet u de gegevens erin terug in Microsoft Outlook kunnen importeren, wat net zo eenvoudig is als het exporteren van het bestand.
Open de Outlook-applicatie op uw computer, klik op “Bestand” en selecteer vervolgens Openen en exporteren> Importeren / exporteren.
Selecteer vervolgens ‘Importeren uit een ander programma of bestand’ en klik op ‘Volgende’.
Markeer de optie “Outlook-gegevensbestand” en selecteer vervolgens “Volgende”.
Kies het PST-bestand dat u wilt importeren en kies of u dubbele e-mails wilt vervangen, dubbele e-mails wilt maken of helemaal geen dubbele e-mails wilt importeren. Als u klaar bent, klikt u op ‘Volgende’.
Selecteer de map die u wilt importeren – of de hele mailbox, als dat is wat u heeft geëxporteerd – en kies of u de bestanden wilt importeren in de huidige map waarin u zich bevindt of in mappen met dezelfde naam als u hebt geëxporteerd.
Als u herstelt vanaf een back-up of uw e-mails naar een nieuw apparaat verplaatst, wilt u “items in dezelfde map importeren” en het e-mailaccount kiezen waarin u ze wilt importeren. Hierdoor wordt dezelfde mapstructuur gemaakt die u naar de PST hebt geëxporteerd. Als u klaar bent, klikt u op ‘Voltooien’.
Uw e-mails worden nu geïmporteerd in Microsoft Outlook. Als u e-mails van een ander account importeert en u IMAP of MAPI gebruikt, worden de geïmporteerde berichten gesynchroniseerd met de e-mailserver en kunt u ze openen vanaf andere apparaten. Afhankelijk van het aantal e-mails kan het even duren voordat de synchronisatie is voltooid.
Onthoud dat metagegevens zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en AutoArchiveren-instellingen), berichtregels en lijsten met geblokkeerde afzenders niet naar de PST worden geëxporteerd, dus ze worden ook niet geïmporteerd en u moet ze opnieuw maken.
