Of je nu een freelancer bent die voor meerdere bedrijven werkt, of een bedrijf dat van plan is een kredietlimiet aan zijn klanten uit te breiden, je hebt een factuur nodig. Een factuur op maat maken in Excel is niet moeilijk. U bent klaar om uw factuur in te dienen en in een mum van tijd betalingen te ontvangen.
Met behulp van een factuursjabloon
Het maken van een eenvoudige factuur in Excel is relatief eenvoudig. Maak een paar tabellen, stel een paar regels in, voeg wat informatie toe en je bent klaar om te gaan. Als alternatief zijn er veel websites die gratis factuursjablonen bieden die zijn gemaakt door echte accountants. Je kunt deze in plaats daarvan gebruiken of er zelfs een downloaden om als inspiratie te gebruiken als je er zelf een maakt.
Excel biedt ook een eigen bibliotheek met factuursjablonen die u kunt gebruiken. Om toegang te krijgen tot deze sjablonen, opent u Excel en klikt u op het tabblad “Bestand”.
Selecteer hier “Nieuw” en typ “Factuur” in de zoekbalk.
Druk op Enter en er verschijnt een verzameling factuursjablonen.
Blader door de beschikbare sjablonen om er een te vinden die u bevalt.
Een eenvoudige factuur maken in Excel vanuit Scratch
Om een eenvoudige factuur in Excel te maken, moeten we eerst begrijpen welke informatie nodig is. Om het simpel te houden, maken we een factuur met alleen de informatie die nodig is om de betaling te ontvangen. Dit hebben we nodig:
- Verkopersinformatie
- Naam
- Adres
- Telefoonnummer
- Kopersinformatie
- Bedrijfsnaam
- Adres
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Artikelbeschrijving (van verkochte dienst of product)
- Artikelprijs (van individueel product of dienst)
- Totaal verschuldigd bedrag
- Betaalmethode
Laten we beginnen.
Open eerst een leeg Excel-blad. Het eerste dat we willen doen, is de rasterlijnen verwijderen en ons een schoon Excel-blad geven om in te werken. Ga hiervoor naar het tabblad ‘Weergave’ en schakel ‘Rasterlijnen’ uit in het gedeelte ‘Weergeven’. ” sectie.
Laten we nu het formaat van enkele kolommen en rijen wijzigen. Dit geeft ons extra ruimte voor een deel van de langere informatie, zoals artikelbeschrijvingen. Klik en sleep om het formaat van een rij of kolom te wijzigen.
Standaard zijn rijen ingesteld op een hoogte van 20 pixels en kolommen op een breedte van 64 pixels. Hier leest u hoe we u aanraden om uw rijen en kolommen in te stellen voor een optimale configuratie.
Rijen:
- Rij 1:45 pixels
Kolommen:
- Kolom A: 385 pixels
- Kolom B: 175 pixels
- Kolom C: 125 pixels
Rij 1 bevat uw naam en het woord ‘Factuur’. We willen dat die informatie onmiddellijk duidelijk is voor de ontvanger, dus geven we een beetje extra ruimte om de lettergrootte van deze informatie te vergroten, zodat deze de aandacht van de ontvanger trekt.
Kolom A bevat de meeste belangrijke (en mogelijk langdurige) informatie op de factuur. Dit omvat informatie over de koper en verkoper, artikelomschrijving en betaalmethode. Kolom B bevat de specifieke datums van de items in de lijst, dus het vereist niet zoveel ruimte. Ten slotte bevat kolom C het factuurnummer, de factuurdatum, de individuele prijs van elk vermeld item en het totale verschuldigde bedrag. Deze informatie is ook kort van lengte, dus er is niet veel ruimte voor nodig.
Pas uw rijen en cellen aan de voorgestelde specificaties aan, en laten we beginnen met het inpluggen van onze informatie!
In kolom A, rij 1, ga je gang en voer je je naam in. Geef het een grotere lettergrootte (ongeveer 18pt lettertype) en vet de tekst zodat deze opvalt.
Typ in kolom B, rij 1 ‘Factuur’ om meteen duidelijk te maken wat het document is. We raden een 28pt-lettertype aan met alleen hoofdletters. Geef hem gerust een lichtere kleur als je wilt.
In kolom A, rijen 4, 5 en 6, voeren we ons adres en telefoonnummer in.
Typ in kolom B, rijen 4 en 5, “DATUM:” en “FACTUUR:” in vetgedrukte tekst en lijn de tekst rechts uit. In kolom C, rijen 4 en 5, voert u de werkelijke datum en het factuurnummer in.
Ten slotte voeren we voor het laatste deel van de basisinformatie de tekst ‘Bill To:’ (vetgedrukt) in kolom A, rij 8. Daaronder in rijen 9, 10 en 11, voeren we de ontvanger in informatie.
Nu moeten we een tabel maken met onze artikelen, vervullingsdatums en specifieke bedragen. Hier is hoe we het zullen opzetten:
Eerst voegen we kolom A en B samen in rij 14. Dit zal fungeren als de koptekst voor onze vermelde items (kolom A, rijen 15-30) en onze vervullingsdatums (kolom B, rijen 15-30). Nadat je kolom A en B in rij 14 hebt samengevoegd, geef je de cel een rand. U kunt dit doen door naar het gedeelte “Lettertype” van het tabblad “Home” te gaan, het randpictogram te selecteren en het gewenste randtype te kiezen. Voorlopig gebruiken we ‘Alle randen’.
Doe hetzelfde voor cel C14. Voel je vrij om je cellen te verduisteren als je wilt. We doen een lichtgrijs. Om uw cellen met een kleur te vullen, selecteert u de cellen, selecteert u de pijl naast het pictogram “Opvulkleur” in het gedeelte “Lettertype van het tabblad” Home “en selecteert u uw kleur in het vervolgkeuzemenu.
Typ “BESCHRIJVING” in de eerste gemarkeerde cel en lijn de tekst in het midden uit. Typ voor C14 “BEDRAG” met uitlijning in het midden. Vet de tekst voor beide in. Nu heb je je tafelkop.
We willen ervoor zorgen dat we een tafel hebben die groot genoeg is om al onze items op te sommen. In dit voorbeeld gebruiken we zestien rijen. Geef of neem er zoveel als u nodig heeft.
Ga naar de onderkant van waar je tafel komt en geef de eerste twee cellen in de rij een onderrand.
Markeer nu de cellen C15-29 en geef ze alle linker- en rechtergrenzen.
Selecteer nu cel C30 en geef deze een linker-, rechter- en onderrand. Ten slotte voegen we een sectie “Totaalbedrag” toe aan onze tafel. Markeer cel C31 en geef het randen rond de hele cel. Je kunt het ook een kleurtint geven zodat het opvalt. Zorg ervoor dat u het label “TOTAL” in de cel ernaast.
Dat maakt het frame van onze tafel compleet. Laten we nu een paar regels instellen en een formule toevoegen om het af te ronden.
We weten dat onze vervullingsdatums in kolom B, rijen 15-30 staan. Ga je gang en selecteer die cellen. Zodra ze allemaal zijn geselecteerd, klikt u op het vak “Nummer opmaken” in het gedeelte “Nummer” van het tabblad “Home”.
Eenmaal geselecteerd, verschijnt een vervolgkeuzemenu. Selecteer de optie “Korte datum”. Als u nu een getal zoals 12/26 invoert in een van die cellen, wordt dit automatisch opnieuw geformatteerd naar de korte datumversie.
Evenzo, als u de cellen C15-30 markeert, waar ons itembedrag naartoe gaat, en de optie “Valuta” selecteert, en vervolgens een bedrag in die cellen invoert, wordt het opnieuw opgemaakt om dat bedrag weer te geven.
Om automatisch alle afzonderlijke bedragen toe te voegen en deze te laten weerspiegelen in de cel “Som” die we hebben gemaakt, selecteert u de cel (C31 in dit voorbeeld) en voert u de volgende formule in:
=SUM(C15:C30)
Als u nu een getal invoert (of verwijdert) in de afzonderlijke bedragcellen, wordt dit automatisch weergegeven in de somcel.
Dit zal de zaken op de lange termijn efficiënter voor u maken.
Als u verder gaat, voert u de tekst “Betalingsmethode:” in A34 in.
De informatie die u ernaast plaatst, is tussen u en de ontvanger. De meest voorkomende vormen van betaling zijn contant geld, cheque en bankoverschrijving. Soms wordt u mogelijk gevraagd om een postwissel te accepteren. Sommige bedrijven geven er zelfs de voorkeur aan om een directe storting te doen of PayPal te gebruiken.
Vergeet nu voor de finishing touch niet uw klant of opdrachtgever te bedanken!
Begin met het versturen van uw factuur en het innen van uw loon!