Te veel gegevens in een enkele kolom kunnen uw Microsoft Excel-spreadsheet moeilijker leesbaar maken. Om het te verbeteren, zou u moeten overwegen uw kolom op te splitsen met de functies “Tekst naar kolommen” of “Snel opvullen”.
“Tekst naar kolommen” vervangt uw enkele kolom door meerdere kolommen met dezelfde gegevens. Met “Flash Fill” worden de gegevens gerepliceerd, opgesplitst in nieuwe, afzonderlijke kolommen, terwijl de oorspronkelijke kolom intact blijft.
Tekst naar kolommen gebruiken in Excel
Microsoft Excel bevat een speciale functie waarmee u extra lange kolommen kunt splitsen. Het doet dit door kolommen te scheiden met scheidingstekens, zoals komma’s of puntkomma’s, die de gegevens opsplitsen.
De functie werkt met behulp van Tekst naar kolommen, die u kunt openen via het tabblad “Gegevens” in uw Microsoft Excel-lintbalk.
VERWANT: Tekst naar kolommen gebruiken als een Excel Pro
Om deze functie te testen, gebruiken we een reeks gegevens (een werknemerslijst met namen, geboortedata en andere informatie) in één kolom. Elke sectie met gegevens bevindt zich in één cel, gescheiden door een puntkomma.
U moet eerst de cellen selecteren die uw gegevens bevatten (cellen A1 tot A12 in het bovenstaande voorbeeld).
Klik op het tabblad “Gegevens” van Excel op de knop “Tekst naar kolommen” in het gedeelte “Gegevenshulpmiddelen”.
Standaard kiest Excel ervoor om te proberen uw gegevens in één kolom te scheiden op elk tabblad dat wordt gevonden. Dit is prima, maar voor ons voorbeeld gebruiken we gegevens die worden gescheiden door puntkomma’s.
Kies uw scheidingstekenoptie in het zijmenu. Voor ons voorbeeld is het door ons gekozen scheidingsteken een puntkomma.
U kunt zien hoe de geconverteerde gegevens eruit zullen zien in het gedeelte “Gegevensvoorbeeld” onder aan het menu.
Als u klaar bent, klikt u op “Volgende” om door te gaan.
U moet nu de celtypen voor elke kolom instellen. Als u bijvoorbeeld een kolom met datums heeft, kunt u de juiste datumnotatie voor die kolom instellen. Standaard wordt elke kolom ingesteld op de instelling “Algemeen”.
Met deze optie probeert Excel automatisch het gegevenstype voor elke kolom in te stellen. Om deze handmatig in te stellen, klikt u eerst op uw kolom in het gedeelte “Gegevensvoorbeeld”. Selecteer van daaruit het juiste gegevenstype in het gedeelte “Kolomgegevensformaat”.
Als u een kolom volledig wilt overslaan, selecteert u uw kolom en kiest u de optie “Kolom niet importeren (overslaan)”. Klik op “Voltooien” om de conversie te starten.
Uw enkele kolom scheidt elke sectie, met behulp van de scheidingstekens, in afzonderlijke kolommen met behulp van de celopmaakopties die u hebt geselecteerd.
Hoe u Flash Fill gebruikt in Excel
Als u uw originele gegevens intact wilt houden, maar de gegevens toch wilt scheiden, kunt u in plaats daarvan de functie “Snel vullen” gebruiken.
Als we ons voorbeeld van een werknemerslijst gebruiken, hebben we een enkele kolom (kolom A) koptekstrij, met een puntkomma als scheidingsteken tussen elk gegevensbit.
Om de functie “Snel vullen” te gebruiken, begint u met het typen van de kolomkoppen in rij 1. In ons voorbeeld zou “Werknemer-ID” in cel B1 komen, “Voornaam” in cel C1, enz.
Selecteer voor elke kolom uw koptekstrij. Begin met B1 (de koptekst “Werknemer-ID” in dit voorbeeld) en klik vervolgens in het gedeelte “Gegevenshulpmiddelen” van het tabblad “Gegevens” op de knop “Snel vullen”.
Elke nieuwe kolom wordt gevuld met de gegevens uit de oorspronkelijke kolom, waarbij de eerste eerste of tweede rij wordt gebruikt als richtlijn om de juiste gegevens te kiezen.
In het bovenstaande voorbeeld is de lange kolom (kolom A) opgesplitst in zes nieuwe kolommen (B t / m G).
Omdat de lay-out van rijen 1 tot en met 12 hetzelfde is, kan de functie “Snel vullen” de gegevens kopiëren en scheiden met behulp van de koptekstrij en het eerste gegevensbit.
