U denkt misschien dat Outlook al uw e-mail weergeeft (waarom zou het tenslotte niet zijn), maar standaard bewaart de Outlook-client alleen het laatste jaar aan e-mail op uw computer. Al uw e-mail staat nog steeds op de Microsoft Exchange-server, maar is niet zichtbaar in Outlook. Dit is waarom Microsoft deze standaard instelt en hoe u deze kunt wijzigen als u dat wilt.
Notitie: De volgende informatie heeft betrekking op alle versies van Outlook vanaf 2013-2019, inclusief Outlook 365. Het is ook alleen van toepassing als u verbinding maakt met een Microsoft Exchange-server, inclusief als u verbinding maakt met Hotmail of Outlook.com. Als u verbinding maakt met een andere service, zoals Gmail of een persoonlijke mailserver, kunt u deze opties configureren, maar Outlook zal ze negeren.
Waarom toont Outlook niet al mijn e-mail?
Wanneer u Microsoft Office installeert, wordt uw schijfgrootte gecontroleerd om er zeker van te zijn dat u voldoende ruimte heeft om alle toepassingen te installeren. Het gebruikt dat vinkje ook om een parameter in Outlook in te stellen die bepaalt hoeveel e-mail naar uw lokale computer wordt gedownload, op basis van de volgende schijfgroottes:
- Minder dan of gelijk aan 32 GB: Outlook behoudt één maand e-mail op uw systeem.
- Tussen 32 en 64 GB (niet inbegrepen): Outlook behoudt drie maanden e-mail.
- Gelijk aan of groter dan 64 GB: Outlook behoudt 12 maanden e-mail.
Microsoft doet dit omdat mail ruimte inneemt op je harde schijf, en als je maar een kleine harde schijf hebt, wil je waarschijnlijk niet dat er veel van wordt ingenomen door een paar grote bestanden die iemand je twee jaar geleden heeft gemaild. Outlook downloadt nog steeds al uw agenda-afspraken, contacten, taken en al het andere. Deze limiet is alleen van invloed op uw e-mail (en uw RSS-feeds).
Als uw e-mailaccount een Microsoft Exchange-server gebruikt (zoals Hotmail, Microsoft Live, O365 of veel zakelijke e-mailsystemen), dan bepaalt deze parameter hoeveel e-mail naar uw computer wordt gedownload. Als u een andere e-mailprovider gebruikt, zoals Google of Yahoo, negeert Outlook deze parameter en downloadt al uw e-mail.
Waar is mijn e-mail en hoe krijg ik er toegang toe?
Het goede nieuws is dat uw mail nergens heen is gegaan; het staat nog steeds op uw e-mailserver. (Als u niet zeker weet wat een e-mailserver is, is het korte antwoord dat het een krachtige computer is met een grote harde schijf waarop uw e-mailprovider al uw e-mail opslaat. We hebben een langer antwoord geschreven dat het lezen waard is .) U hebt op elk moment toegang tot uw e-mail (zolang u internettoegang heeft) via Outlook of, afhankelijk van uw versie van Outlook, via een webinterface.
Scrol omlaag naar de onderkant van de map om uw e-mail in Outlook te zien. Als er meer e-mails op de e-mailserver staan, ziet u een bericht om u dit te laten weten.
Klik op “Klik hier voor meer informatie over Microsoft Exchange” en Outlook downloadt de rest van uw e-mails naar uw computer. Zorg ervoor dat u voldoende schijfruimte heeft om ze allemaal te downloaden!
VERWANT: 7 manieren om ruimte op de harde schijf vrij te maken in Windows
Als je Office 365 hebt, heb je ook toegang tot je e-mails via de Outlook-webapp. Omdat de web-app in wezen slechts een venster naar de Exchange Server is, toont deze u al uw e-mails. Als u Outlook op het werk gebruikt, moeten uw IT-ondersteuningsmedewerkers u kunnen helpen bij het openen van de Outlook-webapp. Als u thuis bent, gaat u naar Office.com en meldt u zich daar aan. U hebt toegang tot Outlook – en andere webapps waartoe u toegang heeft – zodra u bent aangemeld.
Kan ik de standaardwaarde wijzigen?
Ja dat kan. Ga in Outlook naar Bestand> Accountinstellingen en selecteer vervolgens “Accountinstellingen” in het vervolgkeuzemenu.
Selecteer in het venster Accountinstellingen het account waarvan u de standaard wilt wijzigen (u heeft waarschijnlijk maar één account) en klik vervolgens op de knop “Wijzigen”.
In het venster Account wijzigen dat wordt geopend, ziet u dat de “Exchange-modus met cache gebruiken” is ingeschakeld. U moet laat dit ingeschakeld, anders wordt er geen e-mail naar uw computer gedownload. Verplaats de schuifregelaar “Mail om offline te houden” naar de gewenste periode.
De mogelijkheden zijn:
- Drie dagen
- Een week
- Drie weken
- Een maand
- Drie maanden
- Zes maanden
- Een jaar
- Twee jaar
- Vijf jaar
- Alle
Opmerking: de opties voor drie dagen, één week en twee weken zijn niet beschikbaar in Office 2013, maar wel in latere versies.
Kies “Alle” als u wilt dat Outlook al uw e-mail naar uw computer downloadt, of kies de waarde die voor u werkt. (Als u de schuifregelaar niet kunt wijzigen, heeft uw beheerder deze waarde mogelijk opzettelijk ingesteld en heeft u deze niet gewijzigd.)
Zodra u uw keuze heeft gemaakt, klikt u op “Volgende” en Outlook waarschuwt u dat het opnieuw moet worden opgestart.
Klik op “OK”, sluit het venster Accountinstellingen en start Outlook opnieuw. Afhankelijk van de hoeveelheid e-mail die moet worden gedownload, kan het even duren voordat Outlook elke map heeft bijgewerkt. U ziet een bericht onder in Outlook terwijl het e-mail naar elke map downloadt.
En dat is het; u bent klaar. Outlook zal nu al uw e-mail downloaden (of hoeveel u ook hebt geselecteerd) vanaf nu.
