Als perfecte spelling niet jouw vakgebied is, kunnen professioneel ogende e-mails een mijnenveld zijn. Niemand wil dat er spelfouten in hun communicatie staan, dus laat Microsoft Outlook helpen door automatisch de spelling van e-mails te controleren voordat ze worden verzonden.
De beste manier om met spelfouten in een e-mail om te gaan, is door ze überhaupt niet te maken, en met dat doel kan Outlook helpen. De Microsoft Outlook-client heeft een instelling die de spellingcontrole dwingt om plaats te vinden nadat u op de knop “Verzenden” hebt geklikt. Als er geen fouten worden gevonden, wordt de e-mail verzonden zoals normaal. Als er een spelfout wordt gevonden, biedt Outlook u de mogelijkheid om deze te corrigeren voordat de e-mail wordt verzonden.
Om deze instelling in te schakelen, opent u de Outlook-desktopapp en klikt u op Bestand> Opties.
Schakel in het gedeelte Mail> Berichten opstellen het selectievakje ‘Altijd spelling controleren voor verzending’ in.
Klik op “OK” in de rechteronderhoek om op te slaan en het paneel “Opties” te sluiten.
En dat is alles wat er is. Als we nu op “Verzenden” klikken in een e-mail met een spelfout, zal Microsoft Outlook het oppikken en ons de kans geven om het te wijzigen.
Als u iets in de e-mail ziet dat de spellingcontrole niet heeft ontvangen en u dit wilt wijzigen, klikt u op ‘Annuleren’.
Hierdoor wordt een dialoogvenster geopend waarin u het verzenden van de e-mail kunt annuleren. Klik op “Nee” om te voorkomen dat de e-mail wordt verzonden.
Waarschuwing: De spellingcontrole pikt niet de verkeerde woorden op, alleen woorden die niet correct zijn gespeld. Dus als je van plan was “Geek” in te typen maar in plaats daarvan “Grieks” hebt getypt, zal de spellingcontrole dat niet oppikken omdat “Grieks” een correct gespeld woord is.
Dit betekent dat de spellingcontrole alleen spelfouten kan voorkomen, geen schrijffouten. Als u er absoluut zeker van wilt zijn dat uw e-mails correct zijn geschreven, kunt u dit het beste doen door ze te proeflezen voordat u op ‘Verzenden’ klikt.
