Het is normaal genoeg om uw agenda in Outlook te delen en in veel bedrijven zijn alle Outlook-agenda’s standaard zichtbaar voor het hele kantoor. Maar u kunt iemand een veel hoger niveau van zichtbaarheid en controle geven door uw account te delegeren, zodat ze vergaderingen en e-mails voor u kunnen maken en erop kunnen reageren. Laten we eens kijken hoe het werkt.
Om uw mailbox aan iemand te delegeren, klikt u op Bestand> Accountinstellingen en vervolgens op de opdracht “Toegang delegeren”.
Hiermee wordt het venster Afgevaardigden geopend, dat de eerste keer dat u het opent leeg is. Klik op de knop “Toevoegen” om een gedelegeerde in te stellen.
Hierdoor wordt de algemene adreslijst geopend (de lijst met alle mensen in uw bedrijf), zodat u een gemachtigde kunt kiezen. (U kunt uw account niet delegeren aan iemand buiten uw e-maildomein, wat betekent dat als uw e-mailadres jane@mijnbedrijf.com is, u uw mailbox alleen kunt delegeren aan iemand met een e-mailadres dat eindigt op “@ mijnbedrijf.com. ”)
Selecteer de persoon aan wie u delegeert en klik vervolgens op “OK” om de Delegate Permissions te openen.
De standaardmachtigingen geven de gedelegeerde bewerker rechten op uw agenda en takenlijst, maar geven hen geen toegang tot uw inbox, contactpersonen of notities. U kunt echter de standaardmachtiging voor elk van deze categorieën wijzigen. De mogelijkheden zijn:
- Geen: De gedelegeerde heeft geen toegang.
- Recensent: De gedelegeerde kan items lezen, maar niet bewerken.
- Auteur: De gedelegeerde kan items lezen en maken, en items die ze maken (zoals vergaderverzoeken of taken) wijzigen en verwijderen.
- Editor: De gemachtigde kan alles doen wat een auteur kan doen en kan ook de items die u hebt gemaakt, wijzigen en verwijderen.
Als u alleen wilt dat uw afgevaardigde uw agenda (en taken, die aan andere mensen kunnen worden toegewezen) beheert, werken de standaardrechten prima. De optie “Delegate ontvangt kopieën van aan mij verzonden vergadergerelateerde berichten” is ingeschakeld, zodat de gedelegeerde geen toegang tot uw inbox nodig heeft. Vergaderverzoeken en reacties worden automatisch naar hen gestuurd wanneer deze is ingeschakeld.
Uw gemachtigde ziet geen vergaderingen of afspraken die u heeft gemaakt en gemarkeerd als privé; ze zien gewoon dat er een privé-afspraak is. Als je wilt dat ze je privé-afspraken kunnen zien (en bewerken), schakel dan de optie “Delegate kan mijn privé-items zien” in.
Ten slotte is het meestal een goed idee om de optie “Stuur automatisch een bericht om deze machtigingen samen te vatten naar gemachtigde te delegeren” in te schakelen, zodat de gedelegeerde weet dat hij of zij toestemming heeft om uw mailbox te openen.
Klik op OK om terug te keren naar het deelvenster Afgevaardigden. De drie opties onderaan die grijs waren voordat u een gedelegeerde toevoegde, zijn nu beschikbaar.
De standaardoptie – vergaderverzoeken worden naar uw afgevaardigden gestuurd en een kopie ter referentie – werkt voor de meeste mensen, maar wijzig desgewenst naar een van de andere opties.
Zodra u op “OK” klikt, wordt uw afgevaardigde toegevoegd. Ze kunnen nu uw mailbox toevoegen aan hun Outlook-profiel en toegang krijgen tot alles waartoe u hen toegang hebt gegeven.