Wat is er erger dan het niet kunnen krijgen van een afspraak met iemand? Een vergaderverzoek ontvangen voor een tijd dat u niet aan het werk bent. We kunnen dat niet stoppen, maar we kunnen u helpen om Outlook zo in te stellen dat in ieder geval mensen uw werktijden kennen.
Wanneer u een vergaderverzoek in Outlook maakt, helpt de Meeting> Scheduling Assistant u een tijdstip te vinden waarop u en de ontvangers van het vergaderverzoek allebei vrij zijn.
Wanneer u de Scheduling Assistant opent, zijn de uren die voor elke dag worden weergegeven echter niet van middernacht tot middernacht; ze zijn van 8.00 uur tot 17.00 uur.
Dit is de standaardinstelling van Outlook werkdag, die u kunt wijzigen in het aantal uren dat u werkt. Klik op Bestand> Opties> Kalender en zoek naar het gedeelte “Werktijd”. Hier kunt u uw werktijden wijzigen.
Outlook toont deze uren aan iedereen met toegang tot uw agenda wanneer ze een vergadering met u proberen te boeken.
Stel dat u een nachtbraker bent die op afstand werkt en uw eigen uren kan bepalen. Je moet ’s middags beschikbaar zijn zodat er wat overlap is met je early-bird collega’s, maar je wilt liever later starten, dus je verschuift je werktijden naar 12.00 uur naar 20.00 uur. Wanneer u een vergaderverzoek aanmaakt en een collega toevoegt, geeft Outlook uw werktijden weer als 12.00 uur tot 20.00 uur en worden alle uren die ze in deze periode niet werken, weergegeven als een lichtgrijze balk.
Wanneer ze een afspraak met je proberen te boeken, worden alle uren tot 12.00 uur op dezelfde manier als een lichtgrijze balk voor hen weergegeven.
Je kunt ook je werkdagen instellen, dus als je parttime werkt of in het weekend werkt, kun je dit wijzigen in Bestand> Opties> Kalender> Werkweek.
Misschien moet je je collega leren wat de grijze balk betekent – en ze aanmoedigen om hun eigen werkdagen en uren in te zetten – maar als iedereen eenmaal weet wat dit betekent, zullen mensen in ieder geval alleen zichzelf de schuld moeten geven als ze een vergadering boeken. met jou een tijd dat je niet werkt.