Microsoft Flow is een op triggers gebaseerd systeem voor het maken van geautomatiseerde workflows. Er zijn veel sjablonen beschikbaar, maar als ze niet bij je passen, kun je als volgt een geheel nieuwe Flow maken.
Je hebt een gratis of betaald abonnement nodig om Flow te gebruiken, dus ga je gang en meld je aan als je dat nog niet hebt gedaan. Ga naar het Office 365-startprogramma voor apps (de negen stippen in de linkerbovenhoek) en klik op Flow om het te starten.
Stap één: maak een nieuwe stroom
De voorpagina werpt je rechtstreeks naar de sjablonen, maar we gaan een geheel nieuwe Flow maken, dus klik op “My Flows” in het menu aan de linkerkant.
Als je nog nooit een Flow hebt gemaakt, is deze pagina leeg; anders bevat het alle stromen die u eerder hebt gemaakt. Klik op Nieuw> Leeg maken om een geheel nieuwe stroom te starten.
Stap twee: Selecteer een trigger
Op dit punt moet je een trigger selecteren om je flow te starten. U kunt naar een bepaalde dienst zoeken of er een uit de lijst kiezen. Klik op de neerwaartse pijl onder de twee rijen pictogrammen om alle beschikbare services te zien.
We gaan een eenvoudige stroom opzetten die een e-mail verzendt wanneer een bestand in een specifieke map in OneDrive wordt gewijzigd. Dit is handig als u een map met iemand heeft gedeeld en u wilt weten wanneer deze iets in de map heeft gewijzigd. Om deze stroom in te stellen, moeten we een triggeractie selecteren, namelijk een OneDrive-bestandswijziging. Begin door op de OneDrive-service te klikken.
Zorg ervoor dat je op de juiste OneDrive hebt geklikt – er is “OneDrive” (inbegrepen bij gratis en persoonlijke Office 365-abonnementen) en “OneDrive voor Bedrijven” (dat is inbegrepen bij zakelijke abonnementen). Wanneer u op de OneDrive-service klikt, moet u zich opnieuw aanmelden bij Office 365 om te controleren of u het nog steeds bent. Nadat u zich hebt aangemeld, wordt een lijst met OneDrive-triggers weergegeven. We zoeken naar de trigger “Wanneer een bestand is gewijzigd”, die zich onderaan bevindt.
Klik op “Wanneer een bestand is gewijzigd” om de opties voor deze trigger te openen. De enige vereiste optie is om de map te selecteren die de bestanden bevat die u wilt controleren, dus klik op het mappictogram.
Een dialoogvenster toont de OneDrive-bestandsstructuur, beginnend met ‘Root’. U kunt dit selecteren als u een melding wilt ontvangen wanneer een bestand in OneDrive wordt gewijzigd, of u kunt op de pijl naast Root klikken om door uw OneDrive-mapstructuur te bladeren en de map te selecteren die u wilt controleren.
We hebben onze map / How-To Geek gekozen.
Stap drie: Selecteer een actie om uit te voeren
Dat is de trigger gesorteerd, dus nu moeten we een actie selecteren om uit te voeren. Klik op “Nieuwe stap” om de opties weer te openen.
We willen een e-mail sturen wanneer een item in de How-To Geek-map is gewijzigd, dus we moeten de Outlook.com-service selecteren. Er zijn veel services om uit te kiezen (en irritant genoeg staan ze niet in alfabetische volgorde), dus zet “Outlook” als filterterm en kies de Outlook.com-service.
Selecteer de actie “Stuur een e-mail”.
Dit brengt de “Stuur een e-mail” -opties naar voren. Je kunt beginnen te zien hoe de stroom vorm krijgt, met een trigger bovenaan en acties onderaan.
Voeg het e-mailadres waarnaar u de e-mail wilt verzenden toe in het veld “Aan”. Wanneer u in het vak “Onderwerp” klikt, ziet u dat rechts een paneel “Dynamische inhoud” verschijnt. Dit geeft je de mogelijkheid om een onderwerpregel aan de e-mail toe te voegen op basis van het bestand dat is gewijzigd. We willen dat de onderwerpregel “[file name] is gewijzigd, “waar”[file name]”Wordt vervangen door de naam van het bestand. Om dit te doen, klikt u op “Bestandsnaam” in het paneel “Dynamische inhoud”.
“Bestandsnaam” zal verschijnen in de “Onderwerp” regel. Voeg de tekst toe “is gewijzigd” (vergeet niet om een spatie in te voegen voor het woord “heeft”).
We willen het ook gemakkelijk maken om het bestand te vinden, dus ga in de regel “Hoofdtekst” opnieuw naar het paneel “Dynamische inhoud” en klik op “Bestandspad” om dat aan de hoofdtekst toe te voegen. De stroom is nu voltooid, dus klik op Opslaan.
Stap vier: test de stroom
De volgende stap is om de stroom te testen. Klik op de optie Test in de rechterbovenhoek.
Klik in het uitschuifbare deelvenster ‘Teststroom’ op ‘Ik voer de triggeractie uit’ en klik op ‘Opslaan en testen’.
Laat nu het tabblad met uw stroom open, ga naar de map die u bewaakt in OneDrive en breng een wijziging aan in een bestand (u kunt dit doen in de OneDrive-webapp of OneDrive op uw computer). Sla de wijziging op en ga terug naar het tabblad waarop Flow is geopend. U ziet een bericht dat de stroom succesvol is verlopen.
Wanneer u uw e-mail controleert, ziet u dat er een e-mailwaarschuwing naar u is verzonden, met de onderwerpregel met de bestandsnaam en tekst die u hebt toegevoegd, en de hoofdtekst met het bestandspad.
Dit is natuurlijk een eenvoudige stroom, maar je kunt meerdere triggers en acties toevoegen aan een groot aantal services, evenals variabelen gebruiken, goedkeuringscriteria instellen, gegevens doorsturen naar specifieke beveiligingsgroepen in Office 365 en nog veel, veel meer. Microsoft voegt regelmatig nieuwe functies toe, en hoewel veel van deze functies gericht zijn op zakelijke gebruikers (en alleen beschikbaar zijn voor zakelijke abonnementen), zijn veel van deze functies ook beschikbaar en nuttig voor de thuisgebruiker.
