Als u ooit meerdere agenda’s in één weergave in Outlook Online heeft weergegeven, weet u hoe nuttig het is, maar ook hoe verwarrend het kan zijn. Gebruik kleuren en charms om in één oogopslag te zien welke afspraak bij welke agenda hoort.
Outlook kan een verscheidenheid aan verschillende agenda’s weergeven, afgezien van uw standaardagenda. Extra agenda’s die u zelf heeft gemaakt, gedeelde agenda’s van andere mensen, agenda’s van groepen waartoe u behoort, en agenda’s van Planner kunnen allemaal afzonderlijk of samen worden bekeken.
Als u meerdere agenda’s samen bekijkt, raakt u gemakkelijk een beetje verdwaald. Microsoft heeft het gemakkelijk gemaakt om onderscheid te maken tussen verschillende agenda’s door kleuren te gebruiken, en u kunt ook charms (pictogrammen op elke afspraak) toevoegen als standaard voor elke agenda en afzonderlijk voor specifieke gebeurtenissen.
Uw standaardagenda toont afspraken in het blauw, zonder charms.
Om extra agenda’s te bekijken, klikt u erop in de zijbalk aan de linkerkant zodat er een vinkje wordt weergegeven.
De afspraken uit die agenda’s verschijnen in de agendaweergave. Outlook geeft ze standaard een andere kleur.
In ons voorbeeld is aan twee van de gebeurtenissen al een pictogram – een charm genaamd – toegewezen.
Dit wordt automatisch gedaan door Outlook wanneer het een woord vindt dat overeenkomt met een charm. De groene afspraak heeft een bedeltje voor een verjaardagstaart, omdat de titel van de afspraak ‘Mike’s verjaardag’ is. De rode afspraak heeft een bedel van pen en papier omdat de afspraak het woord ’tutorial’ bevat. Andere termen die ervoor zorgen dat een bedel automatisch wordt toegevoegd, zijn onder meer ’tandarts’, ‘dokter’, ‘vakantie’ en ‘auto’.
U kunt de standaardkleur voor een kalender handmatig wijzigen door op de drie puntjes naast de kalender in de zijbalk te klikken en vervolgens de optie “Kleur” te selecteren.
Kies de gewenste kleur en de afspraken op de kalender zullen onmiddellijk veranderen om overeen te komen.
U kunt ook een standaard charm toevoegen aan een agenda, die op elke afspraak in die agenda wordt toegepast. Klik op de drie stippen naast de kalender in de zijbalk en selecteer vervolgens de knop “Charm”.
Kies de charme die u wilt, en de afspraken worden onmiddellijk aangepast.
Een van de afspraken die we eerder hebben genoemd, heeft nog steeds de charme van pen en papier die Outlook automatisch heeft toegepast.
De vorige automatische charm overschrijft de standaardagenda, maar u kunt deze wijzigen. Dubbelklik op de afspraak om deze te openen en selecteer vervolgens de charm.
Dit opent de charmebox. U kunt elke gewenste charm kiezen, maar om overeen te komen met de standaard charm voor de kalender, moet u de automatisch toegepaste charm verwijderen. Klik hiervoor op de cirkel linksboven.
Hierdoor wordt de op maat gemaakte charme verwijderd en neemt de afspraak de standaard charme over die je voor de kalender hebt geselecteerd.
Als u geen standaard charms op een kalender wilt toepassen, maar in plaats daarvan op maat gemaakte charms wilt toepassen op specifieke afspraken, is het proces vergelijkbaar. Dubbelklik op een afspraak om deze te openen en klik op de cirkel naast de titel van de afspraak.
Dit opent de charmebox. Kies de gewenste charm en klik erop om deze op de afspraak toe te passen.
Sluit de afspraak en de charm zal zichtbaar zijn op de afspraak in de kalender.
Momenteel is er geen manier om uw eigen kleuren of charms toe te voegen aan Outlook, dus u moet de opties gebruiken die het bedrijf u biedt. Er zijn echter genoeg kleuren en charmes waarmee je in de meeste situaties unieke markeringen kunt maken voor een flink aantal kalenders, wat zeker beter is dan meerdere identieke kalenders die je aanstaren.