Wanneer u een wijziging aanbrengt in een Google Documenten-document, wordt een kopie van de vorige versie opgeslagen. Hiermee kunt u wijzigingen ongedaan maken, maar als u dat wilt, kunt u de versiegeschiedenis verbergen of verwijderen. Hier is hoe.
Verberg de versiegeschiedenis van een Google Documenten-document
Helaas is het niet mogelijk om de versiegeschiedenis volledig te verbergen voor andere documenteditors of bijdragers zonder eerst een kopie van het bestand te maken. Als u echter de toegang tot de versiegeschiedenis wilt beperken zonder dit te doen, moet u de toegang tot de alleen-lezen-modus beperken.
Gebruikers met alleen-lezen toegang tot een Google Documenten-document kunnen de huidige kopie bekijken, maar kunnen de versiegeschiedenis niet zien of wijzigingen ongedaan maken. Om uw document over te schakelen naar de modus voor alleen weergeven, opent u uw document en klikt u op de knop “Delen” in de rechterbovenhoek.
Nodig in het venster met instellingen voor delen een andere gebruiker uit om uw bestand te bekijken door zijn e-mailadres in het vak “Mensen en groepen toevoegen” te typen.
Zodra het e-mailadres is ingevoegd, wordt het vak met opties voor delen bijgewerkt.
Selecteer “Viewer” in het vervolgkeuzemenu, typ een bericht om toe te voegen aan de uitnodiging (verzonden per e-mail om de gebruiker te waarschuwen) in het vak “Bericht” en selecteer vervolgens “Verzenden” om de uitnodiging te verzenden.
U kunt ook op de optie “Wijzigen naar iedereen met de link” klikken. Dit geeft iedereen met de document-URL toegang tot het document.
Om alleen-lezen toegang te garanderen, selecteert u “Viewer” in het vervolgkeuzemenu. Om de link naar uw klembord te kopiëren, selecteert u de optie “Link kopiëren”.
Klik op “Gereed” om uw nieuwe instellingen op te slaan.
Als alleen-lezen is ingeschakeld, kan iedereen met de documentlink (of een directe uitnodiging om het document te bekijken) de inhoud van het bestand bekijken, maar niet de versiegeschiedenis.
Verwijder een Google Documenten-documentversiegeschiedenis
Als u de versiegeschiedenis van een Google Documenten-document volledig wilt wissen, moet u er een kopie van maken. Hiermee worden de vorige, opgeslagen versies van het bestand verwijderd, waardoor alleen de huidige versie beschikbaar blijft voor alle kijkers en editors.
Vanuit een Google Drive-map
Open hiervoor de Google Drive-map met uw document. Klik met de rechtermuisknop op het document en selecteer de optie “Een kopie maken”.
Een kopie van het document (met “Kopie van” toegevoegd aan de bestandsnaam) zal in uw documentenmap verschijnen.
In het Google Docs-document
U kunt ook rechtstreeks een kopie maken in uw Google Documenten-document. Open hiervoor het document en selecteer Bestand> Kopie maken om het document te dupliceren.
Nadat u uw opties heeft bevestigd, verschijnt een kopie van het bestand in de door u geselecteerde documentmap.
Het menu Versiegeschiedenis gebruiken
Als u een bepaalde versie van een document wilt kopiëren en alle andere versies wilt verwijderen, opent u eerst het Google Documenten-document. Klik vervolgens op Bestand> Versiegeschiedenis> Versiegeschiedenis bekijken om de versiegeschiedenis van uw document te bekijken.
Klik in het menu “Versiegeschiedenis” op het menupictogram met drie stippen naast een item in het paneel aan de rechterkant.
Selecteer in het vervolgkeuzemenu de optie “Een kopie maken”.
Bevestig in het menu “Versie kopiëren” waar u het gekopieerde bestand wilt opslaan en geef een nieuwe bestandsnaam op.
Selecteer het aankruisvak ‘Deel het met dezelfde mensen’ om het bestand met dezelfde gebruikers te delen (als je dat wilt). Klik op “OK” om de kopie te maken.
De versie van het bestand dat je hebt gekopieerd, wordt opgeslagen in de map die je hebt geselecteerd.
VERWANT: 10 tips en trucs voor Google Documenten
